Организационно - технологическое обеспечение конгресс - туров

Глобализация  мировой экономики и связанная  с этим процессом интенсификация деловых, научных и культурных связей превратили деловой туризм в одну из ведущих и наиболее динамично  развивающихся отраслей мирового хозяйства, что позволило признать его экономическим феноменом ХХ столетия¹⁰. 

Ожидается, что  и в наступившем веке его роль будет расти. По мнению зарубежных экспертов, к 2020 году количество международных  деловых поездок возрастет в  три раза — с 564 млн. до 1, 6 млрд. в  год. При этом оборот данного сектора увеличится в 5 раз — с 400 млрд. долларов США до 2,0 трлн. А по сведениям американской организации «Круглый стол делового туризма», увеличение оборота в этой сфере на один миллиард долларов приводит к созданию 100 тыс. новых рабочих мест.  
Стоит отметить, что ежедневные расходы совершающего деловую поездку бизнесмена в среднем в три раза превышают затраты обычного туриста. И при этом, как показывают маркетинговые исследования, в отличие от других видов турпоездок в периоды любых экономических спадов и кризисов сфера делового туризма страдает менее всего, а порой даже увеличивает свои объемы. 
В качестве примера можно привести такие актуальные события, как межнациональные конфликты¹¹. Чем опаснее ситуация, тем более активные меры принимаются для ее ликвидации — проводятся политические переговоры и консультации; в «горячую точку» направляются международные наблюдатели и гуманитарные миссии. При этом, естественно, об обычных туристических поездках в опасный регион нет и речи. 

Необходимость организации и обслуживания как корпоративных поездок, так и многочисленных мероприятий в сфере делового туризма послужили причиной создания мощной индустрии услуг. Инфраструктура делового туризма включает выставочные и конгрессные центры, бизнес-отели, бизнес-авиацию, платежные системы, современные технологии, благодаря которым деловой человек вне зависимости от своего местонахождения способен держать руку на пульсе своего бизнеса¹². 

2. Структура рынка конгрессного туризма.

В индустрии  делового туризма на сегодняшний  день принимают участие несколько принципиально различных типов организаций¹³:

• Инициаторы (самостоятельные организаторы) мероприятий – это те организации, корпорации, общественные объединения, профессиональные отраслевые ассоциации, по инициативе которых и проходит конференция.
• Профессиональные организаторы конференций (Professional Congress Organizers (PCO)) делятся на две категории:
• компании, работающие «на отправку» деловых туристов за границу и в другие регионы (Outbound tourist companies, business agencies);
• компании, располагающиеся в потенциальном месте проведения конференции, обладающие налаженными контактами со всей местной инфраструктурой конференц - деятельности – гостиницами, кейтеринговыми компаниями, конференц-залами, транспортными компаниями и т.д. (Destination Managemen Companies, Inbound tourist companies, event management агентства).

По своей сути профессиональные организаторы конференций  являются посредниками между инициатором  конференции и специфичной местной  средой, облегчающие работу по организации и проведению мероприятия.

Конгресс-бюро – специализированные организации, как правило, совместных форм собственности (государственной и частной), выполняющие работу по продвижению места проведения конференций (как регион, город, страну, так и конкретные конференц-залы, гостиницы) на международном рынке¹⁴.

Организации поддерживающей инфраструктуры:

• Объекты размещения – отели, мини-гостиницы, дома отдыха, пансионаты, санатории;
• Места проведения конференций: конгресс-холлы, конференц-залы, дворцы, бизнес-центры;
• Услуги питания: рестораны, фаст-фуд, бары, кафе, кейтеринговые компании;
• Дополнительные услуги: экскурсионные бюро, издательства, транспортные компании и прочие организации, принимающие участие в обеспечении конференц-деятельности.
• Индустрия развлечения: казино, спортивные центры, клубы.

Так же деятельностью  в области делового туризма занимается Международная ассоциация делового туризма, основанная в 1974 году(IBTA)¹⁵. Она объединяет 13 ассоциаций из стран Европы, Северной Америки и Австралии. IBTA имеет два членства: прямое и ассоциированное. При этом потребители услуг относятся к категории прямых членов, а поставщики услуг  - ассоциированных. IBTA является уникальной организацией, обладающей опытом, ресурсами и знаниями, необходимыми для разрешения самых разных проблем, с которыми сталкивается индустрия делового туризма. Это позволяет ей успешно выполнять важную миссию – обеспечивать своих членов информацией о состоянии рынка, тенденциях его развития, новых технологиях.

С целью содействия установлению контактов между представителями разных направлений, существующих в деловом туризме, была образована Ассоциация специалистов по организации корпоративных поездок (АСТЕ), насчитывающая в своих рядах свыше 2400 специалистов из 29 стран мира. Ассоциацией разработан этнический кодекс, требующий соблюдения ее членами высочайший стандартов этике взаимоотношений и честности при совершении сделок.

1.3. Мировой и российский  рынок делового  туризма: состояние,  структура, тенденции  развития.

Доля деловых  туристов в общемировом туристическом потоке составляет 25-30%. При этом, на них приходится до 60% общего оборота туристической индустрии. Главными поставщиками деловых туристов в мире являются Германия, Великобритания, Франция, США, Новая Зеландия. Основными принимающими деловых туристов странами являются Бельгия, Австрия, Франция, Великобритания, США, Канада.

По экспертным оценкам, в ближайшие десять лет  мир ожидает буквально взрыв  делового туризма. Прогнозируется, что  число деловых поездок вырастет в три раза с 564 млн. в год до 1,6 млрд.

Структура мирового делового туризма по целям туризма  выглядит следующим образом¹⁶:

• Индивидуальные деловые поездки: ~ 70%,
• Участие в конференциях и семинарах: ~ 13%,
• Посещение выставок: ~ 11%.
• Конгресс-туризм: ~ 3%,
• Инсентив-туризм: ~ 3%

На первом месте  по количеству проводимых мероприятий  международного уровня находится Брюссель – около 800 в год, затем Париж, Лондон, Вена и Женева (Москве, по итогам 2002 года, досталось 42-е место)¹⁷. Для сравнения, в Хельсинки ежегодно поводится около 300 международных мероприятий.

По приблизительным  подсчетам, объем мирового рынка  конгресс-туризма в прошлом году составил 300 млрд. евро.

Статистика ВТО  свидетельствует, что уровень расходов делового туриста в три раза превышает  расходы среднего отдыхающего. Каждый бизнесмен, приезжающий на то или иное мероприятие, в среднем тратит около 1500 евро.

Сезон делового туризма совпадает с сезоном  деловой активности в странах  Запада. Пиковый сезон для делового туризма приходится именно на то время, когда отдыхающие уже возвратились из отпусков. Традиционное время для деловых туров – период перед рождественскими каникулами (сентябрь-ноябрь) и до начала летних отпусков (примерно с февраля по июнь).

Российский  рынок делового туризма: состояние, структура, тенденции, развития. 

Присутствие России на рынке делового туризма практически  незаметно. На протяжении многих лет  первые 20 мест, незначительно меняясь  позициями, делят одни и те же страны. В пятерку лидеров входят США, Франция, Великобритания, страны Скандинавии. Россия в прошлом году заняла лишь 26-е место.

Деловой туризм в России находится в начальной  точке своего развития¹⁸. Для него характерно отсутствие четкой терминологии, определяющей параметры делового туризма и устойчивой организационной структуры, на подобие существующей на западном рынке индустрии MICE.

Интеграцию России в индустрию делового туризма, по мнению экспертов, тормозят следующие  факторы¹⁹:

• Отсутствие имиджа страны, благоприятной для ведения бизнеса;
• Отсутствием четкой законодательной базы, касающейся налогообложения и инвестиций, слабое государственное регулирование на туристском рынке;
• Слабое представительство российской стороны в отраслевых международных
• организациях и ассоциациях;
• Отсутствие целенаправленной, узкопрофессиональной подготовки кадров для работы на рынке делового туризма;
• Отсутствие планомерной работы по анализу статистических данных международного и отечественного делового туризма (предполагается наладить получение статистических данных только с 2004 года).

Структура делового туризма в России отличается от мировой. Из всех видов делового туризма сегодня наиболее активно развивается выставочный туризм²⁰:

• Индивидуальные деловые туры ~ 45%,
• Выставки ~ 40%,
• Конференции ~ 10%,
• Инсентив-туры ~ 5%.

При этом, если в  мировом туристическом потоке доля деловых туристов составляет 25-30%, то в России – менее 20%.

В Москве и Санкт-Петербурге картина обратная, - доля деловых  туристов во въездном потоке приближается к 60%.

Основная проблема въездного и внутреннего делового туризма – в неразвитости рынка  специализированных деловых услуг. За пределами Москвы и Санкт-Петербурга возможности для современного делового туризма вообще почти отсутствуют, – мало бизнес- отелей, нет сопутствующей инфраструктуры²¹. Но и в столицах развитие деловой инфраструктуры еще далеко от мирового уровня – так, исследование популярного делового журнала Fortune 35 городов Европы “The best cities for Business” определило Москву и Санкт-Петербург лишь в третью десятку «бизнес-городов».

Общая ситуация на рынке: Несоответствие статистических данных, собираемых Госкомстатом, реалиям и требованиям современной туристической индустрии не позволяет достоверно отразить складывающуюся ситуацию на рынке. Наиболее серьезными проблемами на сегодняшний день являются:

1. Отсутствие  деления иностранцев на ночующих  в России и приезжающих на  один день (однодневники). Госкомстат ограничивается лишь констатацией, что более 75% прибывающих в Россию иностранцев – это граждане приграничных с нами стран, прибывающих в основном на личном автотранспорте или пешком и находящихся на территории России менее суток. Поэтому они нуждаются в услугах гостиниц только в исключительных случаях. Данная путаница порождает ложные представления о потребности в гостиничных местах²².

2. При оформлении  виз по приглашению туроператоры  требуют от своих клиентов  указывать целью визита просто  туризм, а не истинную цель поездки: будь-то участие в семинаре или визит к партнеру, так как сам партнер не может оформить приглашение ввиду существующих бюрократических барьеров. Это приводит к тому, что данные по иностранным туристам, прибывшим в Россию с целью «туризм» и «служебная» соответствуют действительности не в полной мере.

Насыщенность  рынка гостиничных услуг определяется таким параметром как количество гостиничных мест на 1000 жителей (по общемировым стандартам насыщение  наступает при коэффициенте порядка 25-26 мест на 1000 человек населения):

• В Риме этот коэффициент составляет 37,
• В Париже - 42,8.
• В Москве эта цифра составляет 6,5,
• В Санкт-Петербурге - 7,2 (за счет меньшего по сравнению с Москвой населения)
• В остальных российских городах этот коэффициент еще ниже.

Первые места  по развитию индустрии туризма в  России держат Москва, Санкт-Петербург  и Сочи.

По данным Российского  союза туристической индустрии, равным со столицами потенциалом  по приему иностранных туристов сейчас обладают Карелия, Камчатка, район озера Байкал²³.

Активную роль в продвижении регионов начинают играть торгово промышленные палаты, комитеты по туризму и международному сотрудничеству, а также главы  администраций регионов. 

Нормативная база и ключевые факторы  успеха конгресс-отеля:

Законодательная база, регулирующая туристскую деятельность, до сих пор не сформирована, несмотря на наличие федерального закона, и более чем 40 законов субъектов Российской Федерации. На сегодняшний день, из нормативных актов, регулирующих одну из областей индустрии туризма, можно назвать принятую новую систему классификации гостиниц. Новые принципы классификации выявили проблемы, характерные для современного гостиничного бизнеса в России²⁴:

1. Состояние  гостиницы оценивается по худшему  номеру. Следовательно, гостинице необходимо для присвоения категории приводить в соответствие с требованиями сразу все номера, что само по себе является очень затратным вложением.

2. Неграмотное  гостиничное строительство –  проектирование без учета того, что должно быть в гостинице. Зачастую строится что-то неопределенное, а потом переделывается под требования двух или четырех звезд. Отсутствие изначально продуманной концепции – “Что мы строим?” – приводит к большим затратам на доведение отеля до требований системы классификации.

3. Проблема персонала  – отсутствие профессиональных  стандартов и технологий обслуживания  – отрицательная черта большинства  российских гостиниц, не позволяющая  соответствовать требованиям современного  отеля²⁵.

Условия соответствия гостиницы  определению «конгресс-отель»²⁶:

• Современная инфраструктура для проведения конференций, банкетов, выставок;
• Четкая координация действий служб и высококачественный сервис;
• Максимальные удобства при обслуживании очень большого (до 1,5 – 2 тыс.) количества участников;
• Проживание, проведение деловых встреч (пленарные и секционные заседания), питание (кофе-брейк, банкет) в одном месте;
• Дополнительные услуги: оборудование для проведения конференций, рестораны, фитнес-центр, тренажёрный зал, парикмахерские, магазины;
• Специальная служба поддержки проведения мероприятий;
• Удалённость залов от шумных развлекательных учреждений самого отеля;
• Некоторая удалённость от соблазнов в виде магазинов, развлекательных заведений и прочего (обеспечивает присутствие на конгрессе его участников);
• Ориентация не столько на сами мероприятия, сколько на постоянную работу с корпоративными клиентами, ведение досье постоянных клиентов;