Порядок оформления приема на работу

Для устранения возможных  нарушений прав работника предлагается ввести в Трудовой кодекс РФ такого понятия, как «несвоевременное заключение трудового договора» и закрепление  в Трудовом кодексе РФ обязанности  уплаты работодателем работнику  десяти процентов от размера его  ежемесячной оплаты труда за каждый день просрочки оформления трудового  договора в оговоренный срок.

Таким образом, работодатель не может изменить порядок оформления трудового договора с наемным  работником.

Обычно закон предусматривает  письменную форму только для определенных видов трудовых договоров: договоров  на срок, договоров морского найма, договоров для надомников, менеджеров и т.п. В Италии, Норвегии и Люксембурге  письменная форма обязательна для  всех видов трудового договора.

Согласно российскому  законодательству в приказе (распоряжении) о приеме на работу должны быть указаны  сведения: фамилии, имени, отчестве работника; наименовании структурного подразделения, в которое принят работник; наименовании профессии (должности), разряде, классе (категории) квалификации; дате начала работы; размере оклада (тарифной ставки) и других условиях оплаты труда; наличии и продолжительности испытательного срока (если трудовой договор содержит данное условие), а также другие необходимые сведения.

Унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы  № Т-1, № Т-1а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1¹. Формы приказа (распоряжения) о приеме на работу применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору (форма № Т-1 заполняется на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников). Данные приказы составляются ответственным за прием лицом на всех работников, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

Подписанный руководителем  организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. В случае отказа от подписания приказа  следует составить соответствующий  акт с указанием причин отказа, если таковые работник пояснил. Нормативными правовыми актами данный случай не предусмотрен, и поэтому данное решение  проблемы следует признать обычаем  трудового права. Никаких правовых последствий отказа от подписи приказа  для работника при анализе  законодательства не установлено. На основании  приказа (распоряжения) работником кадровой службы делается запись в трудовой книжке о приеме работника на работу и заполняются соответствующие  сведения в личной карточке (форма  № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а). Для получения копии приказа (распоряжения) о приеме на работу работник должен подать работодателю письменное заявление, содержащее соответствующее требование. Работодатель не позднее трех дней со дня подачи такого заявления обязан безвозмездно выдать работнику надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения)².

Что же касается приказа  о приеме на работу руководителя организации, то его издание представляется невозможным  по указанным выше причинам. После заключения трудового договора с руководителем организации руководитель издает приказ «о себе», но не абсурдный о приеме на работу самого себя, а «естественный» - о вступлении в должность.

В конечном итоге можно  констатировать явное несоответствие норм ТК РФ, Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», связанных с  оформлением приеме на работу руководителя организации. Из сложившейся в настоящее  время ситуации, по мнению В.И.Андреевой, возможен выход: «На основании системного толкования законодательства устранить  пробелы в действующих нормах, регулирующих труд руководителя организации, в связи с явной необходимостью создать новые нормы, позволяющие  правильно и без негативных последствий  документировать трудовые отношения  с руководителем организации». Представляется, что этот путь, связанный с совершенствованием законодательства, предпочтительнее и  для теоретиков, и для практиков.

Таким образом, современные  методы управления человеческим капиталом  в условиях рыночной экономики с  присущими ей финансовым и производственным кризисами требуют более эффективного правового регулирования трудовых отношений, что может быть достигнуто, прежде всего, путем расширения возможностей трудового договора. Предметом такого договора могут быть любые интересующие стороны условия труда. Отвечающие конкретным интересам работника и работодателя взаимные соглашения, выходящие за рамки общих требований Трудового кодекса РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, могут включаться в содержание трудового договора при наличии установленных договором способов локализации и компенсации возможных негативных последствий, которые могут возникнуть при их реализации.

2.2 Оформление  личного дела работника 

Одной из процедур приема на работу является оформление личных дел, то, поскольку это не регламентировано никаким нормативным актом, формировать  или не формировать личные дела - это личное решение каждого кадровика. Упоминание о личном деле все же есть в Федеральном законе «О государственной  гражданской службе РФ» в частях 3, 4 статьи 42 и в Указе Президента от 1 июня1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»¹.

Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов при оформлении личного дела можно использовать вышеназванные Закон и Указ, соблюдать  правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, вышеупомянутым ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.).

В личное дело включать следующие  составляющие: внутренняя опись документов дела, личный листок (анкета) по учету  кадров, документы об образовании (копии), ИНН (копия), страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования (копия), характеристики и рекомендательные письма, личные заявления работника, трудовой договор, копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника, аттестационные листы,) отзывы должностных лиц о работнике, справки о состоянии здоровья, фотографии, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным, лист - заверитель дела¹.

Личный листок по учету  кадров составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно  заполнить личный листок по учету  кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, которая составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое  значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения  в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения. Желательно также предлагать работнику  при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим  структурным подразделениям организации  проводить в соответствии с законом  проверку предоставленных работником в анкете сведений.

В дополнении к личному  листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров. Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о  его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования  персональных данных. Обработка этого  вида информации может производиться  исключительно в целях обеспечения  соблюдения законов и иных нормативных  правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении  по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Можно предположить, что  личная карточка работника также  является составляющей личного дела. На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется форма № Т-2 «Личная карточка работника». Унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». На обязательное ведение этого документа указывает п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: «С каждой вносимой записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями  и касающаяся конкретного работника. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность  за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может  нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную  ответственность. Оформление личного  дела - это последний этап в оформлении работника при приеме на работу.

Таким образом, личное дело работника - совокупность документов персонального  учета, содержащих сведения о работнике  и его трудовой деятельности. Личное дело формируется кадровой службой  после издания приказа о приеме на работу.

2.3 Порядок оформления  и ведения трудовой книжки

В соответствии со ст. 66 Трудового  кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, характеризующим  всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение  по служебной лестнице, отношение  к труду и пр. Достоверность  и правильность сведений, которые  содержатся в трудовой книжке, имеют  непосредственное отношение к оценке будущих пенсионных прав работника, к установлению для него тех или  иных льгот.

История ведения трудовых книжек насчитывает более 80 лет и, вероятно, постепенно приближается к  своему логическому завершению. Ведение  трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными актами, как  правило, содержавшими образцы заполнения каждого раздела книжки. Несмотря на это, трудно назвать другой, где  встречалось бы столько ошибок в  содержании и оформлении независимо от места его создания (в крупной  ли государственной организации  или мелкой частной).

Отчасти эти трудности  связаны с довольно беглым изложением порядка ведения трудовых книжек в действующих нормативных правовых актах: Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»¹ (далее - Правила) и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция)².

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового  стажа для назначения государственных  пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в  случаях если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555³, основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. Необходимо иметь в виду, что трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров.

Трудовые книжки оформляются  на всех работников государственных, кооперативных, коммерческих и общественных предприятий (организаций, учреждений), проработавших  указанное выше количество дней, в  том числе на сезонных и временных  работах, а также на внештатных работников при условии их государственного социального страхования. При этом необходимо иметь в виду, что с 1 января 2004 г. работникам, которые поступают на работу впервые, оформляются трудовые книжки нового образца (образцы новых трудовых книжек и вкладышей в них утв. Приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках». Внимание на введение трудовых книжек нового образца обращено в ряде работ специалистов в области трудового права.¹

В соответствии с Правилами  ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила), оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии  работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При ее оформлении необходимо руководствоваться рядом правил².