Информационное обеспечение управления предприятием

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к

руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности  управления.

Анализ информации не ограничивается только эко­номическими данными, а  широко

использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники

данных делятся на плановые, учетные  и внеучетные.

К плановым источникам относятся все  типы планов, которые разрабатываются  на

предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания,

технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники,

проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат

документы бухгалтерского, статистического  и оперативного учета, а также  все

виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении  анализа принадлежит бухгалтерскому

учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления,

процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые

имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности,

обеспечивает принятие необходимых  мер, направлен­ных на улучшение  выполнения

планов, достижение лучших результатов  хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная

характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного

изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению  со

статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными

(например, о производстве и отгрузке  продукции, о состоянии

производственных запасов) и тем  самым создают условия для  повышения

эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники  появились и новые машинные источники

информации. К ним относятся  данные, которые содержатся в оперативной  памяти

компьютера, на гибких дисках, а также  выдаются в виде разнообразных

машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые

регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся  к

перечисленным ранее. В их число  входят следующие документы:

1)    Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект

хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента,

постановления правительства и  местных органов власти, приказы  вышестоящих

органов управления, акты ревизий  и проверок, приказы и распоряжения

руководителей предприятия.

2)    Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения

арбитража и судебных органов, рекламации.

3)    Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива

предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4)    Материалы изучения  передового опыта, полученные  из разных источников

информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5)    Техническая и технологическая  документация.

6)    Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных

рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7)    Устная информация, которая  получена во время встреч с членами своего

коллектива или представителями  других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней.

Система внутренней информации - это  данные статистического бухгалтерского,

оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные,

разработанные на предприятии и  т.д. Система внешней информации - это данные

статистических сборников, периодических  и специаль­ных изданий, конференций,

деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и

вспомогательную, необходимую для  более полной характеристики изучаемой

предметной области.

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на

регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся

плановые и учетные данные. Эпизодическая  информация формируется по мере

необходимости, например сведения о  новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь  классифицируется на постоянную,

сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов

бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в

течение определенного периода  времени (показатели плана, нормативы) и

переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о

состоянии анализируемого объекта  на определенную дату).

По отношению к процессу обработки  информацию можно отнести к первичной

(данные первичного учета, инвентаризаций, обсле­дований) и вторичной,

прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность,

конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и

первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое

значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для

многих фирм внутрифирменная система  информации решает задачи организации

технологического процесса и носит  производственный характер. Это касается,

прежде всего, процессов обеспечения  предприятий кооперированной продукцией,

поступающей со специализированных предприятий  по внутрифирменным каналам.

Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия

управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение

издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет

прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства

отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных  решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация,

содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических

новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий

фонд и потенциал знаний и  технических решений, практическое и своевременное

использование которого обеспечивает фирме высокий уровень

конкурентоспособности.

Информация служит основой для  подготовки соответствующих докладов, отчетов,

предложений для выработки и  принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями

управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации

предъявляются определенные требования:

-         краткость,  четкость формулировок, своевременность  поступления;

-         удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

-         точность  и достоверность, правильный отбор  первичных сведений,

оптимальность систематизации и непрерывность  сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации,

обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и  выдача

информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической  и иной

информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной

деятельности.

    

1.2          Технология  информационной деятельности

 

Информатизация менеджмента в  современных условиях базируется в  основном на

использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс,

включающий в себя:

-         формирование  соответствующей технико-технологической базы (с

применением новейших информационных технологий и современных электронно-

вычислительных и коммуникационных средств);

-         организацию  производства и сферы распределения  информационно-

вычислительных услуг;

-         отработку механизма информационного обслуживания и создание

действенной системы управления данными  процессами;

-         внедрение  и эксплуатацию прогрессивных  форм, методов и средств

проведения информационной деятельности в процессах управления, а также

создание для этого необходимых материально-техни­ческих, организационно-

экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники  и информационных технологий в сфере

управления открывает возможности  более эко­номичной и рациональной

организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности,

расширения диапазона анализируемых  факторов при принятии решений и  факторов

их обоснований. В конечном итоге  вся масса преимуществ использования

электронно-вычислительной техники  позволяет повысить многократно уровень

управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит  от следующих условий:

-         создания  самих вычислительных машин;

-         создания  для них программного обеспечения;

-         подготовленности  среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и

накладные расходы:

-         значительно  повышает эффективность проектно-конструкторских  работ;

-         обеспечивает  эффективное внутрифирменное планирование;

-         заменяет  в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

-         в бухгалтерском  деле облегчает составление письменных  финансовых

документов, осуществление бескассовых  связей с банками и финансовыми

учреждениями.

Во внутрифирменной системе  информации используются следующие  виды

вычислительной техники:

-         ЭВМ крупногабаритные  и персональные;

-         микропроцессоры;

-         средства  телекоммуникаций;

-         электронные  пишущие машинки, композеры, терминальные  устройства со

встроенной микроЭВМ;

-         средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для  обработки данных и решения расчетных

задач. В современных условиях ЭВМ  стали все чаще применять для  обработки

нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная

техника" перестал соответствовать  характеру задач, решаемых с помощью

компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и

графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах

объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей

обрабатываемой внутрифирменной  информации, остальная часть приходилась  на

текстовую информацию. Обработка текстовой  информации осуществлялась с

применением технических средств, основанных на использовании встроенной

микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются

для:

-         разработки  оперативных планов производства  и контроля за их

выполнением;

-         контроля  движения запасов материалов, необходимых  для процесса

производства;

-         расчета  заработной платы;

-         контроля  за поступлением заказов;

-         анализа  данных о сбыте продукции;

-         регистрации  поступления платежей;

-         ведения  учета и отчетности.

Важную роль играет использование  ЭВМ в системе производственного контроля.

Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих  на

сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно  к

существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для

автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.

Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить  затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические

средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную

систему информации.

Наиболее эффективной считается  система информации, основанная на

одновременном использовании вычислительной техники и средств

автоматизированной обработки  текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для

хранения большого числа различных  документов и облегчения пользования  ими.

Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый

поиск становится возможным при  эффективном размещении и хранении этой

информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических

показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее

производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал

относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития

фирмы. Набор статистических показателей  для базы данных тщательно

разрабатывается и уточняется и  охватывает те показатели, которые  необходимы

для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив

функционирования фирмы. Обычно при  формировании базы данных решается вопрос и