Лекции по "Деловой коммуникации"

Корпоративный сайт, в  такой ситуации, должен «сохранять лицо». Что касается корпоративного блога, то, с одной стороны, он является носителем корпоративной политики и проводником корпоративного мнения. С другой, – не в полной мере официальный источник информации. Поэтому вполне может и должен незамедлительно ввязаться в информационную войну. Достаточно большая, еще в «мирное время» изначально заявленная «неформальность» корпоративного блога – его преимущество в начале информационной войны. Более того, от информации, которую выдали на страницы сайта, очень сложно (практически невозможно) отказаться впоследствии. А вот информацию, представленную мнениями «рядовых членов организации» можно и опровергнуть в официальном источнике, и даже «наказать виновных» (если возникнет необходимость).

Формат корпоративного блога позволяет 

• затеять дискуссию, в которой могут сталкиваться полярные мнения «рядовых» блогеров, запутывая нападающую сторону;
• высмеивать высказывания врагов;
• предъявлять юридически ничтожные, но понятные всем доказательства.

Вокруг корпоративного блога можно очень быстро выстроить  группировку «боевых блогов», задачей которых будет разгон малозначительной информации, предназначенной для того, чтобы «задвинуть» весь массив информационного негатива как можно глубже, приостановить его распространение в сети Интернет, убрать с поля зрения традиционных СМИ и целевой аудитории.

Можно организовать и  поэтапный «разгон» контринформации. Технология проста: политкорректно поданная на корпоративном блоге информация подхватывается и продвигается «боевыми блогами» в жесткой форме.

 

Информационная  блокада

Этот метод больше относится к политтехнологиям, используемым в момент обострения противостояния политических противников. Единственной возможностью донести до общественности свою точку зрения в ситуации информационной блокады становится Интернет, который заблокировать практически невозможно. Отдельные официальные сайты вполне можно вывести из игры. Блокировка блогов, которые не нарушают российское законодательство, фильтрация информационных потоков в блогосфере – это из области фантастики. Поэтому в условиях информационной блокады именно корпоративный блог может стать единственным и незаменимым информационным оружием немедленного реагирования.

Но для того, чтобы  корпоративный блог мог послужить  в нужное время и нужным образом, требуется время и забота о  нем. Поэтому корпоративный блог должен появиться заблаговременно, а не тогда, когда на вашей территории уже «рвутся вражеские снаряды». Чтобы его читали, он просто обязан содержать информацию о жизни компании, которая скрыта от посторонних глаз, но интересна людям. Он действительно должен давать возможность реализовывать творческий потенциал рядовых членов организации.

 

Новые технологии: несколько полезных советов

В последнее время  появилось множество новых технологий, которые упрощают доставку информации пользователям Интернета или  дают возможность предоставить контент в более разнообразном виде, чем традиционные сайты.

RSS (really simple syndication), или «очень простое приобретение информации»

Этот формат был создан программистами для того, чтобы упростить  интернет порталам сбор новостей с  разных ресурсов для публикации в  ленте событий. Преобразованная в RSS-формат информация на вашем сайте автоматически подхватывается специализированными программами. RSS-канал пока не стал обязательным элементом корпоративных сайтов в России. Используйте этот формат в новостной ленте вашего сайта. Это позволит увеличить количество новостных перепечаток и ссылок на ваш Интернет-ресурс. Это столь незначительное дополнение к вашему сайту работает эффективнее, чем самая массированная рассылка пресс-релизов по Интернет-порталам, причем без каких бы то ни было усилий с вашей стороны.

WAP (wireless application protocol), или «протокол беспроводного доступа»

Пока Интернет-возможности  мобильных телефонов не на высоком  уровне, но и не нулевые. Чтобы информация из сети отображалась на экране мобильников, сайт должен быть написан на особом языке. Пойдите им навстречу вашей аудитории – сделайте WAP-версию сайта вашей организации, и это позволит ознакомиться с информацией на нем, передвигаясь по городу, через телефоны.

Аудио/видео мероприятия  в прямом эфире

Организуйте видеотрансляцию в Интернете. Сегодня это технически несложная и недорогостоящая процедура. Ваша аудитория может значительно превышать реальные возможности самого большого зала.

После мероприятия вы можете разместить видеофайлы на сайте  организации (а так же на популярных ресурсах, контент которых формируется самими посетителями, например, YouTube), и они будут в любое время доступны для скачивания всем желающим. То же самое касается других ваших видеоновостей.

Подкастинг

Предоставляет возможность слушать новости и заниматься параллельно своими делами. Озвучьте ваши новости.

Реалити-шоу

Если подобные программы  популярны на телевидении, то найдется аудитория и для вашего шоу в интернете. Главное – продумать интересный сценарий.

Не ограничивайте свою фантазию. Ваши возможности в Интернете практически безграничны!

 

ТЕМА 9

Деловая переписка

В деловых письмах  превыше всего

ясность и прозрачность…

Честерфилд

Документ. Реквизит. Виды деловой переписки

Письменное деловое  общение представляет собой особый тип взаимодействия людей. Люди контактируют ради социально-значимых целей. Поэтому общение складывается не на основе личностных пристрастий и предпочтений, а на основе социальных интересов. Это объясняет отличительную особенность письменного делового общения – его формализованный характер. Форма наряду с содержанием играет активную и не менее значимую роль.

Официальная корреспонденция  различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним  должностным лицом, представляет собой деловую переписку. В основе письменных отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, представленной в документированной формой.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами.

Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа. Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но оно четко определено правилами составления документа, государственным стандартом – ГОСТом. В хрестоматии дана необходимая информация о ГОСТе, утвержденном в 2003году, а также представлен перечень используемых в документах реквизитов. Правила их оформления подробно описаны в пособиях по делопроизводству.

Деловую переписку можно  разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю. В обобщенном виде деловую переписку можно представить в виде следующей таблицы.

	Внешняя	Внутренняя
Официальная	Адресат: внешний. Примеры: гарантийное  письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.	Адресат: сотрудник вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.
Личная	Адресат: внешний. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.	Адресат: сотрудник вашей  организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

 

Все виды деловой переписки  могут вестись двумя способами:

• на бумажных носителях;
• по электронной почте.

 

Деловое письмо. Классификация деловых писем

Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо – особый тип документов, менее жестко регламентированный, чем контракт или приказ, но имеющий юридическую значимость. Вот почему письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация.

Деловые письма – различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Деловые письма классифицируются по различным признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

Существует классификация  деловых писем, основанием которой  является цель отправителя:

• письмо-просьба;
• письмо-приглашение;
• письмо-подтверждение;
• письмо-извещение;
• письмо-напоминание;
• письмо-предупреждение;
• письмо-декларация (заявление);
• письмо-распоряжение;
• письмо-отказ;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• информационное письмо.

Заметим, что одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, то есть быть многоцелевым.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

• обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;
• циркулярные – письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления. Во второй, основной части письма осуществляются речевые действия:

 

Направляем  Вам оформленный с нашей стороны  договор…

Благодарю Вас  за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов нашего проекта…

Просим указать  точные сроки….

 

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. В отличие от регламентированных деловых писем эти письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах.

Особо следует выделить рекламные деловые письма (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления). Реклама в них соседствует с деловыми предложениями. Отсюда и специфика языка этих документов: сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.

 

Структура делового письма

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:

• экономия времени отправителя и адресата;
• гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
• гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.

 

Итак, стандартное деловое  письмо имеет следующую структуру:

1. Обращение
2. Преамбула
3. Основной текст
4. Заключение
5. Подпись
6. Приложения