Сущность и функции деловой беседы. Структура, типы участников

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный машиностроительный университет  (МАМИ)»

 

Кафедра «Русский язык»

 

 

Реферат

по дисциплине «Русский язык и культура речи»

Тема: «Сущность и функции деловой беседы. Структура, типы участников».

 

 

Выполнила: студентка

очного отделения

Экологического факультета

И-24 группы

Грималяк Алина Витальевна

Проверил: Солуянова Е.Г.

 

Москва 2014

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3

Деловая беседа как основной вид делового общения………………………….4

Виды деловой беседы………………………………………………………….....6

Цели, функции и задачи деловой беседы……………………………………….9

Структура и типы участников…………………………………………………...10

Проведение беседы…………………………………………………………….....17

Деловая беседа по телефону……………………………………………………. 20                                                              

Заключение………………………………………………………………………..22

Список использованной литературы………………………………………….…23

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деловое общение является неотъемлемой частью производственных процессов.

Основные правила делового взаимодействия зачастую устанавливает сама организация. Она определяет круг обязанностей, права, полномочия, меру ответственности каждого, к кому и как следует обращаться в той или иной ситуации.

Некоторые закономерности делового общения существуют в виде неписаных законов.

И все же, несмотря на кажущуюся простоту и ограниченность принципов делового общения, все они направлены не только на достижение взаимопонимания, но и на духовное совершенствование человека.

Определяются не только экономические критерии эффективности любой формы делового общения (делового разговора коллег, служебного спора, производственного совещания и т. п.), но и психологические, которые отражают духовно-нравственные приобретения людей.

Любые формы делового общения, так или иначе, способствуют удовлетворению духовных потребностей человека.

Чем больше коллектив и сложнее его задачи, тем многообразнее деловые связи между людьми, многочисленнее поводы для делового общения.

Однако при этом в процессе делового общения в любой его форме необходимы экономия времени, взаимопонимание, компетентность, четкое изложение мыслей, психологическая совместимость собеседников.

 

 

 

 

 

 

 

ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК ОСНОВНОЙ ВИД ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Деловое общение –  это форма общения, опирающаяся на принципы делового этикета, направленная на  взаимодействие с лицами или группой лиц (организация) для осуществления взаимовыгодных результатов.

Различают несколько видов делового общения, которые соответствуют различным жизненным ситуациям. К ним относятся:

-  деловая переписка. Это непрямой способ общения, который осуществляется посредством писем (приказы, запросы, постановления и т.д.).

- деловое совещание. В ходе совещания собирается весь коллектив фирмы или его руководящая часть, с целью решения важнейших проблем и постановки задач.

- публичное выступление. В данном случае подразумевается подвид делового совещания, в ходе которого один человек занимает лидерские позиции и делится важной информацией с неким кругом лиц.

- деловые переговоры. В данном случае обязательным результатом общения является нахождение и принятие решения. В ходе таких переговоров каждая сторона имеет свою точку зрения и направленность, а результатом обещает стать сделка или заключенный контракт.

- спор. Не все вопросы в деловом общении можно решить без спора, однако спор зачастую только усложняет ситуацию в связи с тем, что люди ведут себя не совсем профессионально и излишне увлеченно отстаивают точку зрения.

- деловая беседа. К этому виду общения относятся обсуждения различных рабочих процессов с целью вынести важное решение или обсудить детали. Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с   межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

 Под деловой беседой понимают  речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия  от своих организаций и фирм  для установления  деловых отношений, разрешения деловых проблем или  выработки конструктивного подхода  к их решению.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИДЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов:

1. собеседование при приеме на работу.
2. собеседование при увольнении с работы.
3. проблемные и дисциплинарные беседы.

Беседа при приеме на работу носит характер «приемного» интервью», - основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу. В сущности, оно сводится к нескольким базовым вопросам и соответствующим ответам на них. Форма вопросов может варьироваться, но их содержание направлено на получение информации, которую можно сгруппировать в следующие блоки:

- что представляет собой человек, обратившийся с заявлением приеме  на работу;

- почему он ищет работу;

- каковы его сильные и слабые  стороны;

- каковы его взгляды на аффективное  руководство (иначе говоря, его представление  о хорошем начальнике);

- что он считает наиболее  весомыми своими достижениями;

- на какую зарплату он рассчитывает.

В свою очередь от соискателя также ожидают вопросов. Более того, по ним судят о таких его личностных качествах, как самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим на работу рекомендуется выяснить следующее:

- Является ли рабочее место  новым или вакантным?

- Почему возникла необходимость  кадрового обновления?

- Причины увольнения или перехода  на другую работу предшественника?

- Кто принимает решение о  назначении на должность?

- как примерно будет выглядеть  рабочий день?

- В чем конкретно будут заключаться  обязанности?

- Как и кем будет оцениваться  работа?

- Возможности для обучения, роста, продвижения?

- Дополнительные компенсации (обеды, транспорт, оплачиваемые дни)?

Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности:

- ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника;

- ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

В первом случае необходимо выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью производственным процессом, невниманием, обидой, или какими-либо иными причинами. Необходимость проведения собеседования в этом случае обусловлена заботой руководителя об улучшении управленческой деятельности на различных уровнях производства. Следует узнать, что не нравилось сотруднику в его работе и, напротив, что доставляло удовлетворение. Служащие, которые покидают организацию по собственному желанию, как правило, искренни в своих замечаниях и пожеланиях и делятся информацией, которая может улучшить положение тех, кто остается.

По-другому протекают беседы с работником, которого приходится увольнять. Процедура увольнения по решению руководства крайне трудна для всех, кто принимает в ней участие. В специальной литературе она получила название прощального разговора. Эта процедура опирается на знание специфики такого разговора и на владение техникой его проведения: прощальный разговор не назначается перед выходными днями или праздниками; не проводится на рабочем месте увольняемого или в помещении, где работает большое количество народа; он не должен продолжаться более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно слушать и обдумывать различные подробности, которые излагает ему руководитель.

Если руководителю предстоит упрекать работника в нарушении дисциплины или говорить о других нарушениях, то он должен быть точным и корректным в изложении фактов и не дать увольняемому оснований сомневаться в справедливости высказанных упреков.

Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни возникновением сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки его работы и фактами нарушения дисциплины. В процессе подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства.

Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.

Критика со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЦЕЛИ, ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

 Основные функции деловой  беседы:

1. Начало мероприятий и процессов
2. Контроль и координирование е начатых мероприятий и процессов
3. Обмен информацией между собеседниками
4. Взаимное общение работников
5. Поддержание деловых контактов
6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
7. Стимулирование движения творческой мысли.

По сравнению с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:

1. Быстрота реагирования на высказывания собеседников, которая способствует достижению поставленных целей.
2. Повышение компетентности руководителя, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в самой беседе.
3. Возможность наиболее гибкого, подхода к объекту обсуждения, а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа имеет эффект обратной связи, что позволяет реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

К числу целей, которые требуют проведения беседы, относят, во-первых, стремление одного собеседника при помощи слова оказать какое-либо влияние на другого человека, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую на данный момент деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

 

СТРУКТУРА И ТИПЫ УЧАСТНИКОВ

Структура деловых переговоров.

Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. Необходимо подготовить документы, иллюстрирующие или аргументирующие позицию собеседников. На предварительном этапе особое внимание следует уделить обработке хода беседы:

- установить регламент и место проведения беседы;

- определить ее стратегию и тактику;

- определить желаемый промежуточный и конечный результат.

Деловая беседа состоит из 5 фаз:

1. Начало беседы.
2. Передача информации.
3. Аргументирование.
4. Опровержение доводов собеседника.
5. Принятие решений.

Существуют некоторые общие рекомендации психологического характера в отношении того, что следует и чего не следует делать в течение беседы.

Во время деловой беседы ни в коем случае нельзя:

- перебивать речь собеседника;

- негативно оценивать его высказывания;

- подчеркивать разницу между собой и партнером;

- резко убыстрять темп беседы;

- употреблять многозначные, специальные слова (следует объяснять их смысл);

- вторгаться в личную зону партнера;

- пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на эмоциональное и общее психологическое состояние партнера;