Психологические аспекты ведения деловой беседы с иностранными контрагентами

Подарки дарятся  к праздникам и событиям и, в частности, как благодарность за приглашение на вечерний прием. Не слишком обращайте внимание на цену подарка, выберите то, что понравится человеку, которому вы дарите, — это гораздо важнее.

Часто в качестве подарка имеют успех эзотерические  книги и музыка. И все же до того как купить подарок, удостоверьтесь, что вы достаточно изучили интересы и вкусы партнера. Выбор подарка может также включать книги о вашей стране или что-либо, представляющее вашу страну.

Французский бизнес-этикет предписывает не вкладывать вашу визитную карточку в подарок.

4. Японский стиль

Существующая  деловая этика японских бизнесменов  довольно существенно отличается от правил и норм поведения представителей делового мира Запада. В процессе делового общения некоторые действия японской стороны могут вызвать у иностранца недоумение или быть неверно истолкованы. Так, если при беседе с западноевропейскими или американскими бизнесменами по их реакции на те или иные предложения можно с достаточной долей уверенности составить представление об их позиции по обсуждаемому вопросу, то в традициях японских деловых людей — внимательно выслушать точку зрения собеседника до конца, не перебивая его и не делая никаких замечаний. Представитель Японии во время беседы может несколько раз кивнуть головой, но это отнюдь не означает, что он согласен с вами, а свидетельствует лишь о том, что он понял смысл сказанного.

Письменное  уведомление с предложением осуществить  какую-либо внешнеторговую операцию, направленное в адрес японской компании, вступать в деловые отношения с которой ранее не приходилось, почти наверняка останется без ответа. Японские бизнесмены предпочитают непосредственный контакт с потенциальным партнером. Сказанное в большей мере относится к мелким и средним фирмам, чем к крупным корпорациям, однако по отношению и к тем и к другим почти обязательным способом знакомства является личная встреча с представителем компании в сочетании с направлением официального предложения о сотрудничестве.

Для налаживания  деловых отношений с интересующей вас японской фирмой уместно использовать широко распространенную в Японии практику знакомства через посредников. Лицо, выполняющее функции посредника, в общих чертах изложит японской стороне суть ваших предложений, расскажет о том, чем занимается ваше предприятие, и о занимаемой вами должности. Очевидно, что посредник должен быть хорошо известен как вам самим, так и соответствующей японской компании. В роли посредника могут выступать знакомые вам японские бизнесмены, либо аккредитованные в Японии представители организаций вашей страны. Такая практика способствует тому, что японский партнер не будет рассматривать вас как совершенно незнакомое ему лицо и с большим вниманием выслушает ваши предложения. Интересующий вас японец, к которому вы обращаетесь по устной или письменной рекомендации посредника, будет чувствовать своим долгом помочь вам — пропорционально степени своей зависимости от посредника (прежде всего, моральной).

В дальнейшем посредник  может пригодиться при возникновении каких-либо затруднений в отношениях с японской фирмой, так как ему все может быть высказано откровенно обеими сторонами без боязни «потери лица», которая для японцев происходит при прямом конфликте, даже если это конфликт различных точек зрения. За оказанные услуги посредник будет ожидать вознаграждения в той или иной форме, поскольку в Японии действует твердое правило баланса принимаемых и оказываемых услуг (равно как и подарков). Вознаграждение может быть как материальным, так и в форме встречной услуги.

В практике общения  в Японии огромное значение имеет использование визитных карточек. Они играют роль своеобразных «удостоверений личности», в которых, помимо имени, фамилии и занимаемой должности указывается самое главное для японца — принадлежность к какой-либо фирме или организации, что, в конечном счете, определяет его положение в обществе. Любое знакомство с представителями японского бизнеса начинается с обязательного обмена визитными карточками, поэтому при обращении с японцами всегда необходимо иметь с собой достаточное количество визиток. Если в ответ на протянутую карточку вы не дадите свою, это может озадачить и даже оскорбить японского бизнесмена.

Несмотря на кажущуюся простоту и формальность процедур обмена визитными карточками, японцы весьма придирчиво подходят к вопросу о том, кому и при каких обстоятельствах они передают свои визитки. Большое значение придается тому, чтобы интенсивное общение велось между людьми, имеющими приблизительно равное положение в деловом мире или обществе.

Подход японских бизнесменов к проведению переговоров  также имеет ряд специфических особенностей. Иностранец, впервые участвующий в переговорах с представителями японских компаний, может быть удивлен тем, что на предварительном этапе они излишне много внимания будут уделять проблемам, имеющим второстепенное значение, избегать прямых ответов на поставленные вопросы и затягивать вынесение решения. За этим кроется, как правило, традиционное стремление создать соответствующую атмосферу, установить «отношения сотрудничества» для облегчения процесса принятия главного решения, когда все второстепенные вопросы, не вызывающие особых разногласий, будут улажены к взаимному удовлетворению сторон.

Японцы предпочитают предельную скрупулезность в изучении ситуации и стремятся ознакомить со всей необходимой информацией как можно больше сотрудников соответствующих подразделений. По той же причине большое раздражение вызывает длительное отсутствие хотя бы промежуточного ответа на письменные запросы, чем особенно грешат многие иностранные организации. Это связано с традиционной системой принятия решений («ринги»). Смысл ее состоит в передаче проблемы на рассмотрение широкого круга заинтересованных лиц и согласовании способов ее разрешения не только с руководством фирмы, но и с рядовыми сотрудниками, от которых можно получить полезную информацию или помощь в осуществлении предлагаемых мер.

При проведении переговоров необходимо также учитывать  специфику японского языка как средства общения и формы отражения мышления. Характерный для японцев способ выражения мыслей может легко ввести иностранцев в заблуждение, поскольку ему свойственны иносказательность и ассоциативность. Это распространяется и на такие простейшие формы речи, как выражения утверждения и отрицания. Японское «хай» («да») означает не столько согласие со словами собеседника, сколько то, что переданная информация воспринята адекватно, и свидетельствует о готовности слушать и понять партнера. То же относится и к выражениям отрицания.

Японцы стараются  избежать прямых отказов на просьбы или предложения и предпочитают иносказательные выражения типа «это очень трудно» или «это необходимо тщательно изучить». Это делается не для того, чтобы сбить партнера с толку, а с тем, чтобы сохранить, как минимум, иллюзию гармонии и доброжелательности. Согласно японской психологии категоричный отказ может унизить одну из сторон, привести все к той же «потере лица». Вообще, соблюдение терпимых, корректных и доброжелательных отношений между собеседниками, каких бы противоположных взглядов они ни придерживались, издавна считалось в Японии признаком хорошего тона.

Немаловажное  значение японские бизнесмены придают  налаживанию дружественных, неформальных отношений с иностранными партнерами. Неформальные отношения, основанные на личном знакомстве, играют в деловом мире Японии не менее важную роль, чем официальные связи. Большая роль отводится общению деловых партнеров во внеслужебное время. Серьезные вопросы, обсуждение которых может вызвать острые разногласия, японцы предпочитают решать в неофициальной обстановке, чаше всего в ресторанах или барах. Считается, что такая атмосфера, с одной стороны, способствует сглаживанию возможных противоречий, с другой — позволяет более свободно высказать истинное мнение либо критические замечания в адрес партнера, не рискуя поставить его в неудобное положение.

Большое значение японцы придают тому, чтобы общение велось между людьми, имеющими приблизительно равное положение в деловом мире и обществе. Официальное общение с нижестоящими, согласно представлениям традиционной японской морали, чревато «потерей собственного лица». Поэтому японцы с первой же встречи выясняют, соответствуют ли уровни представительств. участников переговоров. Если другая сторона представлена более высоким по рангу лицом, то для японцев это означает, что она нарушает этикет, не котируется в деловом мире или выступает в роли просителя. Необходимо заранее узнать уровень представительства японской стороны и постараться обеспечить такой же уровень, а если не удастся — ограничиться кратким протокольным визитом.

В качестве приветствия  японцы предпочитают поклоны и избегают рукопожатий, отсюда совет: не протягивайте руку первым ни при встрече, ни при расставании.

Японцы идут на уступки, если большие уступки  делает партнер. Угрозы при переговорах с японцами мало эффективны. Японцы стремятся избегать обсуждений и столкновений позиций входе официальных переговоров и не любят многосторонних переговоров.

Во время  неофициальных встреч они стараются  по возможности подробнее обсудить проблему, уделяя большое внимание развитию личных отношений с партнерами. В тактике переговоров не происходит серьезных изменений, но принятие решений связано с довольно сложным и многоступенчатым утверждением и согласованием и занимает много времени. Важная черта японского стиля ведения переговоров — большая точность и обязательность во всем. Существенная особенность стиля японских делегаций — это работа «в команде», групповая солидарность, умение сдерживать амбиции и не выпячивать сильные качества. Японская мораль считает узы взаимной зависимости основой отношений между людьми. Индивидуализм же изображается ею холодным, сухим, бесчеловечным. Соединяя свои интересы с интересами семьи, дома, а на работе — с интересами группы, японец будет автоматически продвигаться одновременно с коллегами вверх по служебной лестнице, а, достигнув определенного уровня, будет смиренно ждать, выдвинут его в верхний эшелон или нет. Отсюда большое значение имеет «верность» своей фирме, государству, нации при отстаивании их интересов. Японцев как нацию, помимо высокой организованности и отсутствия чувства юмора, выделяет еще одна черта — искренняя самокритичность, которая, каким-то образом связана с организованностью. Наши люди, к примеру, в горькие минуты неудач пьют или смеются, или делают последовательно и то и другое. Японцы же, оставаясь серьезными и не расслабляясь, анализируют приведшие к горькой минуте неправильные действия и стремятся их исправить в краткие сроки. Непривычно для европейцев то, что японцы подчеркнуто демонстрируют свое внимание, слушая собеседника, хотя это совсем не означает согласие с точкой зрения говорящего.

В ходе переговоров  с японским бизнесменом трудно обойтись без возникающих пауз и молчания. Не следует пытаться заполнить паузу самому. Для японцев такая ситуация нормальна — обычно после взаимного молчания беседа становится более плодотворной. Забудьте о тактических проявлениях чувств, особенно раздражения. Японцы приучены контролировать свои эмоции и будут шокированы грубостью. Терпение и стремление к взаимопониманию даст гораздо лучшие результаты.

Особенности национальной японской культуры и системы воспитания оказывают влияние и на процесс ведения ими переговоров. Так, если японец сказал вам, например, что будет в назначенном месте в определенный час, то можете быть уверены, то он появится там за две минуты до назначенного времени. Именно на такой предельной точности и обязательности основана практика японцев в деловом общении между собой. Точность во всем — во времени начала и окончания переговоров, выполнении обещаний, взятых на себя обязательств — одна из важнейших черт японского стиля переговоров.

5. Немецкий стиль

Немцы отличаются трудолюбием, прилежанием, пунктуальностью, бережливостью, скептичностью, педантичностью, стремлением к упорядоченности. Деловые связи с немецкими фирмами можно установить путем обмена письмами с предложениями о сотрудничестве. Знакомство проводится по международным правилам: рукопожатие и обмен визитными карточками. Для установления деловых отношений можно использовать принятую в Германии практику организации сотрудничества через агентские и посреднические фирмы. Время предстоящей встречи обязательно согласовывается. Это можно сделать по телефону.

Немецкие служащие строго относятся к выбору одежды. Основной вид одежды — деловой костюм. Необходимо обращать внимание на выбор обуви и не надевать к любому костюму светлые ботинки. Переговоры ведутся с участием одного или нескольких партнеров. Немцы предпочитают те переговоры, в которых они с достаточной очевидностью видят возможность нахождения решения. При заключении сделок немцы будут настаивать на жестком выполнении принятых обязательств, а также уплате высоких штрафов в случае их невыполнения.

Во время  переговоров немцы могут вести  себя достаточно жестко. Если вас в перерыве переговоров пригласили в ресторан, то не забудьте, что, во-первых, счета в ресторане иногда оплачиваются раздельно: приглашающими и приглашенными; во-вторых, следует избегать разговоров политического характера.

Немцы тщательно  прорабатывают свою позицию и  любят обсуждать вопросы последовательно, а не все сразу. Ведя переговоры с немецкими коммерсантами, необходимо учитывать их пристрастие к точности и строгой регламентации поведения. Можно получить одобрение немецких партнеров, только если проявите пунктуальность в немецком стиле. Так что никаких опозданий или отклонений от намеченного графика быть не должно.

Нужно обращать внимание и на приверженность к титулам. Поэтому еще до начала переговоров следует уточнить все титулы каждого члена немецкой делегации. В процессе обсуждения позиций с такими партнерами надо стремиться к ясности, четкости и краткости и не употреблять пустых, ничего не значащих слов и выражений. Все предложения и замечания должны носить сугубо деловой и конкретный характер. Немцы как деловые партнеры всегда очень аккуратны и щепетильны.

Если вы сомневаетесь в том, что сможете соблюсти все  условия договоренности с ними, лучше заранее отказаться от своих предложений.

6. Английский стиль

Англичане уделяют  меньше внимания подготовке к переговорам  и полагают, что наилучшее решение может быть найдено в их ходе в зависимости от позиции партнера.