Психологические аспекты ведения деловой беседы с иностранными контрагентами

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации

 

 

 

 

 

 

 

 

РФЕРАТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ВЭО»

 

ТЕМА:

«Психологические аспекты ведения деловой беседы с

иностранными  контрагентами»

 

 

 

 

Выполнил:	Головин М.А.
	(подпись)
Проверил:	Пилюгин М.А.
	(подпись)

 

 

Уфа – 2012

Оглавление

1. Шесть правил влияния на людей

Умение общаться с деловым партнером, понимание  психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения внешнеторговых переговоров.

Знание делового протокола, этикета важно еще  и в психологическом плане. Многие оказывались в неловкой ситуации или наблюдали растерянность человека, не знающего, как нужно вести себя в какой-то конкретной ситуации: надо ли первым подать руку при встрече или подождать пока это сделает партнер и т.п. Неуверенность, неловкость мешают деловым отношениям, портят общую атмосферу. Психологические аспекты делового общения очень важны. Вопрос, с которым постоянно сталкиваются деловые люди, — как построить деловую беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит, проанализировав ситуацию, вести себя соответствующим образом, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке.

Личность обладает индивидуальными чертами и качествами — интеллектуальными, нравственными, эмоциональными, волевыми, формирующимися под воздействием общества в целом, а также в процессе семейной, трудовой, общественной, культурной жизнедеятельности человека. В общении важное значение приобретают знание и учет наиболее типичных черт поведения людей, свойств их характера и моральных качеств. Деловое общение должно строиться на основе таких моральных качеств личности и категорий этики, как честность, правдивость, скромность, великодушие, долг, совесть, достоинство, честь, придающих деловым отношениям нравственный характер. На характер общения оказывает влияние темперамент его участников. Традиционно выделяют четыре типа те.мперамента: сангвинический, флегматический, холерический, меланхолический.

Сангвиник жизнерадостен, энергичен, инициативен, восприимчив к новому, быстро сходится с людьми. Легко контролирует свои эмоции и переключается с одного вида деятельности на другой. Флегматик уравновешен, медлителен, тяжело приспосабливается к новым видам деятельности и новой обстановке. Долго обдумывает новое дело, но, начав его выполнение, обычно доводит до конца. Настроение, как правило, ровное, спокойное. Холерик активен, предприимчив, отличается большой работоспособностью, упорством в преодолении трудностей, однако подвержен резким сменам настроения, эмоциональным срывам, депрессии. В общении бывает резок, несдержан в выражениях. Меланхолик впечатлителен, повышенно эмоционален, при этом больше подвержен отрицательным эмоциям. В сложных ситуациях склонен проявлять растерянность, терять самообладание. Мало предрасположен к активному общению. В благоприятной обстановке может хорошо

справляться со своими обязанностями.

Швейцарский психолог Карл Юнг разделил личности на экстравертов и интровертов. Согласно его классификации, экстраверты характеризуются ослабленным вниманием к своему внутреннему миру и ориентацией на внешнюю среду. Они общительны, коммуникабельны, инициативны и легко адаптируются к различным условиям. Интроверты, наоборот, ориентированы на свой внутренний мир и склонны

к самоанализу, замкнутости. Такие типы темперамента, безусловно, редко встречаются в чистом виде.

Наиболее распространенной формой делового общения является диалоговое общение, т.е. такое речевое общение, при котором наиболее полно проявляются моральные качества личности и черты характера, по которым тот или иной индивид соотносится с определенным типом темперамента.

Из практики замечено, что для успешного проведения переговоров необходимо наличие таких качеств, как целеустремленность, твердость, терпение.

Целеустремленность это не демонстрация собственной принципиальности, переходящей в твердолобость, а скорее изобретательность и находчивость в отстаивании собственных интересов, умение приспособить их к конкретным обстоятельствам и постоянно меняющейся обстановке.

Твердость — это не демонстрация силы, а умение защищать свои интересы в борьбе с людьми, чересчур напористыми или слепо следующими полученным инструкциям. Это также умение видеть ту черту, за которой всякие компромиссы уже теряют смысл.

Терпение — это способность маневрировать, вынуждая и другую сторону искать пути к компромиссу, также это настрой на длительные переговорный процесс, стремление довести его до положительных результатов, поиск взаимоприемлемых вариантов решения того или иного вопроса.

Вопросы психологии делового общения образно и убедительно сформулировал американский ученый Д. Карнеги. Ниже кратко излагаются эти подходы.

В основе человеческого  поведения лежат сокровенные  желания. Прежде всего надо понять эти желания, затем надо заставить вашего собеседника страстно чего-то пожелать. Тот, кто сможет это сделать, завоюет весь мир, а кто не сможет — останется в одиночестве.

Самое существенное заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять к нему внимание и поощрять его наградами, т.е. отмечать положительные качества, помогать самоутверждению партнера по переговорам. Д. Карнеги предлагает шесть правил, следование которым позволяет влиять на людей.

Правило первое: искренне интересуйтесь другими людьми. Прежде чем приступать к обсуждению интересующих вас проблем, бывает полезно поговорить о тех предметах, которые волнуют вашего собеседника. Он станет расположен к вам и скорее решит ваши вопросы.

Правило второе: улыбайтесь!

Ошибочно думать, что каждый человек испытывает радость  в процессе делового общения. Эта деятельность должна отвечать внутренним потребностям человека, приносить ему моральное удовлетворение. «Вы должны испытывать радость, общаясь с людьми, если хотите, чтобы люди испытывали радость от общения с вами».

Американцы  полагают, что умение улыбаться тесно  связано с умением управлять собственным настроением. Усилием воли человек может управлять своими действиями, что отражается на его настроении. Этой мудростью владели древние китайцы, они говорили: «Человек без улыбки на лице не должен открывать магазин».

Правило третье: помните, что на любом языке имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук!

Люди придают  поразительно большое значение собственному имени. Запомнив это имя и непринужденно употребляя его, выделаете человеку тонкий и весьма эффективный комплимент.

Внушить человеку сознание собственной значимости — это верный способ завоевать его расположение.

Правило четвертое: будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о себе.

Проявляя искреннюю  заинтересованность к высказываниям, проблемам делового партнера, можно пробудить его симпатию к вам. Такое проявление внимания — один из величайших комплиментов для любого человека. Немногие люди могут устоять перед скрытой лестью восторженного внимания.

Дружелюбный, сочувственно настроенный слушатель вызывает симпатии любого собеседника. Если человек говорит только о себе, то он только о себе и думает. Такой человек не интересен другим.

Умение задавать вопросы, на которые вашему деловому партнеру будет интересно отвечать, можно считать большим и полезным искусством. Поощряя собеседника к рассказу о себе, о своих достижениях, можно завоевать его расположение.

Правило пятое: говорите о том, что интересует вашего собеседника. Необходимо определить те вопросы, которые больше всего интересуют вашего будущего собеседника. Затем необходимо пополнить собственные знания по этим вопросам. Самый верный путь к сердцу человека — это беседа с ним о том, что он ценит превыше всего. Такой подход непременно облегчит налаживание деловых контактов.

Правило шестое: внушайте собеседнику сознание его значимости и делайте это искренне!

Человеку не нужна дешевая, неискренняя лесть, но он страстно желает реальной оценки своих достоинств. Важно следовать этому золотому правилу и давать другим то, что мы хотели бы получить от них.

2. Психологические приемы формирования аттракции

Во время общения с партнером на ваши органы чувств от него поступает огромное множество сигналов. Эти сигналы могут для вас так и пропасть бесследно, а могут и не пропасть. Эмоционально значимые сигналы остаются в сфере бессознательного и оттуда оказывают свое влияние, которое проявляется в виде эмоционального отношения.

Возникает такой эффект: партнер по общению будет утверждать,

что «чем-то это общение было приятно», «что-то в нем есть располагающее». Таким образом, вы с большей вероятностью добьетесь принятия им вашей позиции.

К приемам достижения расположенности партнеров относятся следующие:

Прием «имя собственное». Когда к человеку обращаются по имени, то вольно или невольно показывают внимание его личности. Если человек получает подтверждение, что он личность, это сопровождается положительными эмоциями.

• Прием «зеркало отношения». Лицо человека — «зеркало отношения». Люди очень редко контролируют и регулируют «изображение» на своем «зеркале отношения». Следовательно, то, что изображено на их лице, чаще соответствует действительному их отношению.
• Прием «золотые слова». Комплименты — это слова, содержащие небольшое преувеличение положительных качеств человека.
• Прием «терпеливый слушатель» удовлетворяет потребность выговориться, самовыразиться и ощутить сочувствие, одобрение.
• Прием «личная жизнь».

Теперь, когда  известны эти приемы и психологические  механизмы их влияния, вы можете сформулировать для себя новое профессиональное кредо и следовать ему преднамеренно, осознанно, целенаправленно; не только тогда, когда крайне нужно кого-то уговорить, а постоянно, систематически; понимая, на что вы воздействуете и что при этом с человеком происходит.

3. Практические рекомендации по ведению деловых бесед и переговоров

Следует отметить пять основных принципов, которые являются универсальными и могут быть применены в любой ситуации.

Первый  принцип — привлечь внимание собеседника.

Второй принцип — пробудить в вашем собеседнике заинтересованность.

Третий  принцип — принцип детального обоснования.

Четвертый принцип — выявить интересы и устранить сомнения вашего партнера.

Пятый принцип — основной - заключается в преобразовании интересов партнера в окончательное решение.

Наряду с  этими пятью принципами нужно  запомнить несколько следующих рекомендаций по ведению деловых бесед.

• Заранее напишите план беседы.
• Применяйте положения психологии о периодическом воздействии на партнера в ходе беседы, а именно:

• неблагоприятные моменты и факты чередуйте с благоприятными;
• начало и конец — только положительные фразы.

• Постоянно помните о движущих мотивах партнера.

• Избегайте задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет», облегчайте ему ответ «да».
• Повторяйте в ходе беседы, переговоров основные мысли вашего партнера, следите за своими мыслями и высказываниями.
• Избегайте отклонений от предмета переговоров и превосходной степени сравнения.
• Внимательно выслушивайте собеседника до конца.
• Никогда не пренебрегайте значением предубеждений вашего партнера.
• Избегайте недоразумений и неверных толкований!
• Уважайте своего партнера!
• Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны.
• Если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда температура беседы поднимается.
• Любым возможным способом постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, учтя внутреннюю борьбу между его желаниями и реальными возможностями, чтобы он мог сохранить свое лицо.
• Подумайте о тактических приемах ведения переговоров.
• Попытайтесь в ходе беседы достичь своей цели или же найдите приемлемый компромисс.