Организация и технология приемки товаров на складе по количеству и по качеству и пути ее улучшения

Если при приемке товаров  будет выявлено несоответствие массы  брутто отдельных мест массе, указанной  в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, то вскрытие тары и упаковки в таких случаях  производиться не должно.

Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать  для участия в ее продолжении  и составлении двустороннего акта представителя отправителя или изготовителя (если товары поступили в ненарушенной таре изготовителя, не являющегося отправителем). При этом вызов представителя одногороднего отправителя (изготовителя) является обязательным, а иногороднего, -- если это предусмотрено в договоре.

Уведомление о вызове представителя должно быть направлено или передано (по телефону, телеграфу и т.п.) не позднее 24 ч, а в отношении скоропортящейся продукции -- немедленно после обнаружения недостачи, если иные сроки не установлены договором.

Не позднее чем на следующий день после получения вызова получателя иногородний отправитель (изготовитель) обязан сообщить ему (по телефону, телеграфу и т. п.), будет ли им направлен представитель для участия в проверке количества товаров.

Представитель одногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам -- в течение 4 ч после получения вызова.

Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее  чем в трехдневный срок после  получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

Представитель отправителя (изготовителя) может принимать участие в  приемке только при наличии у  него удостоверения, дающего на это  право.

Отправитель (изготовитель) может  уполномочить на участие в приемке  товаров предприятие, находящееся  в месте их получения. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товаров.

С согласия отправителя (изготовителя) предприятие- получатель может произвести одностороннюю приемку товаров.

Если при приемке с участием представителя отправителя (изготовителя) будет выявлена недостача товаров  против данных, указанных в транспортных или сопроводительных документах, то результаты приемки товаров оформляются актом. Он составляется в тот же день, когда недостача выявлена. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время перерыва.

Если при приемке одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки товаров, то в акте указываются точные данные об этих излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены  с их помощью. Лицо, не согласное  с содержанием акта, обязано его  подписать с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. За подписание акта, содержащего не соответствующие  действительности данные, лица, принимавшие  участие в приемке товаров, несут  установленную законом ответственность. Запись о предупреждении об этом участвующих в приемке лиц должна быть сделана перед их подписями.

Не позднее, чем на следующий  день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

В случаях выявления в результате приемки фактов зло употреблений или хищений товаров руководитель или заместитель руководителя предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам МВД или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

После проверки по количеству товары помещаются в помещение для распаковки и проверки их по качеству.

1.2.2 Распаковка и приемка товаров  по качеству

Операцию распаковки осуществляют для проверки качества полученного товара. Иногда в таре находятся по-разному упакованные товары, в этом случае также требуется распаковка.

Качественная проверка товаров  способствует лучшей организации хранения, учета и последующего отпуска  товара со склада.

Распаковка позволяет организовать упорядоченное складирование товаров  на складе и сокращает время выполнения заказов потребителей.

Приемка товаров по качеству проводится для выявления соответствия качества поступивших на склад товаров требованиям стандартов, технических условий, условиям договора, а для некоторых товаров -- образцам-эталонам и т.д.

Одновременно с приемкой товаров  по качеству производится проверка их комплектности, а также тары, упаковки и маркировки.

Товары, поступившие в исправной  таре, принимаются по качеству и  комплектности, как правило, на складе конечного получателя. Поэтому на складе оптового предприятия такие товары могут не приниматься по качеству, если они переотправляются покупателям в таре или упаковке изготовителя или первоначального отправителя. Однако проведение приемки является обязательным, если это предусмотрено договором, а также при получении товаров в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков торчи (течь, бой и т. д.).

Приемка товаров по качеству и комплектности  может производиться и на складе поставщика, но лишь в случаях, предусмотренных в договоре.

Сроки приемки товаров  по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены стандартами или техническими условиями для отдельных видов товаров. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

- при иногородней поставке -- не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров -- не позднее 24часов после выдачи товаров органом транспорта или поступления их на склад получателя при доставке поставщиком или при вывозе получателем;

- при одногородней поставке -- не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров -- 24часов после поступления их на склад получателя.

В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других местностях досрочного завоза приемка непродовольственных  товаров производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) - позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров -- не позднее 48 ч после поступления их на склад получателя.

Приемка считается произведенной  своевременно, если проверка качества и комплектности товаров окончена в установленные сроки.

На складе необходимо создать такие  условия для правильной и своевременной  приемки товаров по качеству, при  которых обеспечивалась бы сохранность  товаров и предотвращалась их порча. Следует своевременно проверять  средства испытания и измерения, которыми определяется качество товаров, и следить за их исправностью.

Проведение приемки товаров  возлагается на компетентных лиц  в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, другими обязательными  для сторон правилами, а также  по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставленных товаров (технический паспорт, сертификат, счет-фактура, спецификация и т. п.).

Как правило, при приемке товаров  производится сплошная проверка их качества и комплектности. Выборочная проверка с распространением результатов проверки качества какой-либо части товаров на всю партию допускается в случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями или договором.

В целом же, процедура проверки товаров по качеству аналогична описанной  выше приемки по количеству.

Составленные по результатам приемки  товаров акты являются документами, подтверждающими невыполнение поставщиком (отправителем, изготовителем) условий  договора. Поэтому они служат основанием для предъявления ему претензий.

Претензия -- требование покупателя к поставщику (изготовителю) о возмещении убытков, устранении недостатков поставленных товаров и тому подобное.

Претензия должна быть подписана руководителем  предприятия или его заместителем. Она отправляется заказным письмом  или почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Сроки направления претензии получателем  товаров, а также порядок и  сроки рассмотрения и ответа на нее  поставщиком устанавливаются договором.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии  заявитель вправе предъявить иск  в арбитражный суд. Он предъявляется  в виде искового заявления.

Исковое заявление- требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.

1.3 Документальное оформление приемки  товаров на складе.

Документы, используемые для оформления приемки товаров

1. Журнал учета поступающих грузов

Применяется для регистрации сопроводительных документов поставщиков и транспортных организаций на поступающие грузы  и контроля их оприходования на складе предприятия

2. Книга регистрации выдачи счетов-фактур

3. Акт об установленном расхождении  в количестве при приемке товара

Применяется для оформления приемки  товароматериальных ценностей, имеющих  количественные расхождения против данных сопроводительных документов поставщика

4. Акт о приемке товара по  качеству

Применяется при оформлении приемки  товароматериальных ценностей, имеющих  расхождения против данных сопроводительных документов поставщика

5. Карточка учета исполнения  договоров

Ведется товароведом предприятия  оптовой торговли дляp> контроля поступления товаров от поставщиков по договорам и разовым сделкам

6. Отчет о движении товаров  и тары по складу

Составляется заведующим складом  в двух экземплярах. Первый экземпляр  отчета с приложенными первичными документами  представляется в бухгалтерию, а  второй - с распиской бухгалтерии  о принятии отчета и приложенных  к нему документов остается у заведующего  складом.

7. Книга учета разбраковки товаров

Ведется товароведом-бракером на основании  счетов-фактур и актов приемки  по качеству с целью контроля результатов  разбраковки

8. Отчет о получении груза  экспедитором

Составляется ежедневно и служит для контроля получения груза  со станции железной дороги и доставкой  этого груза на склад

9. Журнал учета грузов, поступающих  в экспедицию

Ведется зав. экспедицией для учета  грузов, поступающих от поставщиков  и транспортных организаций через  экспедиционный склад

10. Приходная накладная

Составляется материально-ответственным  лицом при поступлении в предприятие  ценностей в случаях, предусмотренных  инструкциями по учету отдельных  операций

11. Акт на оприходование товаров, поступивших без счета поставщика

Применяется для оформления приемки  товаров, поступивших до получения  счета-фактуры поставщика.

Глава 2. Анализ организации и технологии приемки товаров на складе ОАО «Оршанский льнокомбинат»

2.1 Краткая характеристика ОАО  «Оршанский льнокомбинат»

Оршанский льнокомбинат - крупнейшее в мире текстильное предприятие - производитель льняных тканей и изделий из них, входит в состав Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности (концерн «Беллегпром»). Основными видами деятельности предприятия являются:

- производство и реализация  льняных тканей и изделий из  них;

- экспортно-импортные, коммерческие  и посреднические операции;

- фирменная торговля;

- оказание услуг.

Производятся такие изделия  как:

- Столовое белье

- Постельное белье

- Костюмно-платьевые, сорочечные  ткани

- Декоративные ткани и изделия

-Швейные изделия

Технические ткани, мешки, пряжа

Территория льнокомбината занимает площадь 35 гектаров. В составе предприятия 3 фабрик: 1-я - по производству тарных тканей из короткого льноволокна, 2-я - по производству пряжи и суровья из длинного льноволокна, отделочная фабрика - по выпуску готовых  бытовых тканей. Фабрики включают сопряженные и расположенные  на единых производственных площадях льночесальные, прядильные, ткацкие  и отделочные производства.

Основное производство обслуживают  четыре вспомогательных отдела: главного механика, главного энергетика, сырьевой, транспортный цех. Ведущими структурными подразделениями на фабриках и во вспомогательных отделах являются цеха и мастерские участки. На предприятии 25 цехов и 122 производственных участка. Непроизводственная сфера включает: строительное управление, отдел общественного  питания, торговую фирму, детские дошкольные учреждения, физкультурно-оздоровительный  комплекс.

Мощность предприятия 58,5 тысяч  прядильных веретен и 1200 ткацких  станков, что позволяет перерабатывать в год 30 тысяч тон льноволокна  и вырабатывать 55 млн. кв. м льняных  тканей. Списочная численность работающих составляет 7233 человека.

Существенная особенность предприятия  состоит в том, что оно имеет  оборудование и технологические  процессы по переработке как длинного, так и короткого льноволокна. Это способствует устойчивой реализации продукции поставщиками льноволокна  в случаях сырьевой нестабильности и переработке льноводческой  продукции.