Организация и технология приемки товаров на складе по количеству и по качеству и пути ее улучшения

В качестве основания (платформы) для  формирования грузовой единицы, как  правило, используются стандартные  европоддоны, для автотранспорта, например, их размер 1200х800 или 1200х1000 мм. Исходя из этих размеров и определен базовый модуль упаковки. В настоящее время существуют различные компьютерные программы, которые с одной стороны позволяют, зная параметры товара, подлежащего упаковке, его физические характеристики, определить размеры потребительской упаковки, размеры транспортной тары и определить рекомендуемые варианты установки груза на поддон.

Выгруженные товары доставляют в зону приемки склада, где производят их проверку. Приемка товаров народного  потребления по количеству и комплектности  ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии  и арбитражные иски. Поэтому порядок  проведения приемки товаров регламентируется нормативными актами. Приемка товара по количеству регламентируется "Инструкцией  П-6", а приемка по качеству "Инструкцией  П-7". При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Инструкции применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами не установлен другой порядок приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, по качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров.

Условия приемки импортных товаров  по количеству и качеству устанавливаются  в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки  товаров не были специально оговорены  в договоре, то необходимо руководствоваться "Инструкцией о порядке и  сроках приемки импортных товаров  по количеству и качеству, составления  и направления рекламационных актов".

Порядок и сроки приемки товаров  зависят от договорных условий и  от того, в какой таре (упаковке) доставлен  товар, от физикохимических свойств и особенностей тех или иных товаров, способа доставки и некоторых других причин.

Нормативно существуют следующие  сроки приемки товаров:

- поступившие без тары (упаковки), в открытой или поврежденной  таре (упаковке) - в момент получения  от поставщика, либо в момент  вскрытия опломбированных и разгрузки  неопломбированных транспортных  средств;

- поступившие в исправной таре (упаковке) - по весу и количеству  мест в вышеуказанные сроки,  по количеству товарных единиц  в каждом грузовом месте - одновременно  со вскрытием тары (упаковки), но  не позднее 10 дней с момента  получения товара.

Если приемка осуществлена в  указанные сроки, она считается  своевременной.

При приемке грузов от транспортных фирм (от перевозчика) в соответствии с действующими правилами перевозок  грузов следует: - убедиться в наличии  на транспортных средствах или контейнерах  пломб отправителя или пункта отправления, их исправности, оттисках на них, состояния транспортных средств  или контейнеров, снятые пломбы необходимо сохранить до момента окончания  приемки и оприходования товаров;

- установить, соблюдались ли правила  перевозки, обеспечивающие предохранение  груза от порчи и повреждения  (укладка груза, вентилирование, температурный режим и др.).

Вместе с товарами (грузами) склад  получает сопроводительные докумен-ты: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, инвойсы и т.п. Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов и транспортных средств. В процессе приемки происходит сверка фактических параметров поступившего груза с данными товарно-сопроводительных документов. Это позволяет актуализировать информацию о количественном и качественном составе принимаемого товара путем его идентификации.

Идентификация товара может производиться  путем считывания текстово-числовой информации или штрих-кода, расположенных на упаковке. Приемка упакованных товаров в зависимости от договорных условий может осуществляться грузовыми местами или по номенклатуре. Приемка по грузовым местам заключается в проверке соответствия их количества и веса указанным в транспортных и сопроводительных документах отправителя.

Отсутствие документов, пломбы, какое-либо несоответствие или повреждение  тары (упаковки) не приостанавливает приемки. В этих случаях необходимо составить  коммерческий акт, который будет  служить в дальнейшем основанием для предъявления претензий к  перевозчику, если по его вине произошла  недостача или порча груза, или  к поставщику.

При автомобильных перевозках коммерческий акт, как правило, не составляется, а  факты, свидетельствующие о несохранной  перевозке, фиксируются записями в  товарно-транспортных накладных и  удостоверяются подписями уполномоченного  лица склада и водителя. Акт составляют лишь в случае, когда между грузополучателем (складом) и перевозчиком возникают  разногласия, а также, если требуется  подробное описание сложившихся  обстоятельств, что не может быть сделано в товарно-транспортном документе. Ни одна из сторон не имеет  права отказаться от составления  акта. Каждая сторона при несогласии с содержанием акта излагает свое мнение о нем. О составлении акта делается отметка в товарно-транспортной накладной. При приемке товара по номенклатуре вскрывается упаковка и производится индентификация товаров, их количество в каждом грузовом месте. Если будет обнаружена недостача количества товарных единиц в отдельных местах, несоответствие массы брутто (упаковка при этом не вскрывается), склад при необходимости обязан приостановить приемку остальных мест, сохранить и предъявить уполномоченному лицу владельца товара, вызванному для участия в дальнейшей приемке, тару и упаковку вскрытых мест и продукцию, находящуюся внутри упаковки. При этом в акте приемки товара должно быть указано количество фактических вложений, их стоимость и заключение о возможных причинах образования недостачи и другие данные. К акту прилагаются все необходимые документы, подтверждающие те или иные обстоятельства недостачи.

Если возникла необходимость приемки  товаров по качеству, то с этой целью  может быть приглашен эксперт  торгово-промышленной палаты или представитель  другой независимой организации. Акт  о ненадлежащем качестве товара оформляют  в соответствии с установленными требованиями. В нем приводят точные сведения о состоянии упаковки в  момент осмотра, наличии упаковочных  листов, пломб, количестве и полном наименовании товара, подробном описании обнаруженных недостатков, дают их характеристику, перечисляют основания, по которым  товары забракованы, дают заключение о  характере выявленных недостатков  и причине их возникновения.

После завершения приемки товаров (грузов) производится ввод информации в базу данных, складской информационной системы, генерация складских этикеток на грузовые места или упаковки товарных единиц с обозначением необходимых параметров для складского учета и размещения ( № партии, владельца товара, количества поступивших грузовых мест и т.п.) и формирование шаблона приходного ордера на каждую партию товара, в котором в случае учета товаров по номенклатуре против каждого наименования обязательно должен быть записан товарный код поставщика (артикул).

При необходимости товарной единице  на складе присваивается свой код, который, как и код поставщика, является важным параметром для идентификации  и контроля за движением товара.

Следует отметить, что товары приходуются  в единицах измерения, указанных  в сопроводительных документах, но при этом следует учесть, когда  товар поступает в одной единице  измерения, а расходуется в другой, то его оприходование и отпуск учитываются и отражаются в документах одновременно в двух единицах измерения, когда товар поступает в более крупных единицах измерения, а расходуется в более мелких, то его приходуют и учитывают в тех единицах, в которых он расходуется. Принимая от поставщика однородный товар, прибывающий несколько раз в течение дня, можно составлять один приходный ордер в целом за день. При этом на его оборотной стороне делают отметку о каждой отдельной приемке с подведением общего итога за день. Проведение приемки на всех этапах движения материального потока от первичного источника сырья до конечного потребителя позволяет постоянно актуализировать информацию о его количественном и качественном составе.

1.2 Организация и технология  приемки товаров по количеству  и качеству на складе

Доставленные в зону приемки  товары принимаются по количеству и  качеству.

Следует отметить, что приемка товаров  по количеству и качеству является одной их важных составных частей складского технологического процесса. Она предусматривает проверку выполнения поставщиками договорных обязательств по количеству, ассортименту, качеству и комплектности товаров.

Приемка товаров производится материально  ответственными работниками склада (обычно -- заведующим складом совместно с товароведом), уполномоченными на то руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

Она включает следующие операции:

проверку количества и качества поступивших товаров;

оформление приемки соответствующими документами;

принятие товаров на учет.

Порядок проведения приемки товаров  определяется сторонами договора поставки. По их соглашению она может осуществляться в соответствии с правилами, установленными инструкциями «О порядке приемки  продукции производственно-технического назначения и товаров народного  потребления по количеству» и  «О порядке приемки продукции  производственно-технического назначения и товаров народного потребления  по качеству». Эти инструкции применяются  во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями или другими  обязательными для сторон правилами  не установлен другой порядок приемки. Груз, поступивший на склад каким-либо видом транспорта, первоначально  принимают, руководствуясь действующими на транспорте правилами, установленными соответствующими уставами, кодексами (например, Уставом железных дорог, Воздушным кодексом).

1.2.1 Приемка товаров по количеству

Приемка товаров по количеству проводится с целью проверки соответствия фактически поставленного количества товаров  количеству, указанному в транспортных и сопроводительных (счете-фактуре, спецификации, описи, упаковочных ярлыках и др.) документах производителя (изготовителя). Если товары поступили без сопроводительных документов, то их отсутствие не приостанавливает приемку. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товаров и в нем указывается, какие документы отсутствуют.

Место проведения приемки товаров  зависит от способа их доставки. Приемка может производиться:

на складе получателя;

на складе поставщика;

в месте вскрытия опломбированных  или в месте разгрузки неопломбированных  транспортных средств и контейнеров  или на складе органа транспорта.

На складе получателя приемку товаров производят, если они доставлены поставщиком. В этом случае кроме проверки массы брутто и количества мест получатель может потребовать от поставщика вскрытия тары и проверки массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте. Если же товары поступили в поврежденной таре, то получатель обязан провести такую приемку (по массе нетто и количеству товарных единиц) в момент доставки их на склад.

На складе поставщика приемка производится в том случае, если товары вывозятся с этого склада получателем. При этом товары, находящиеся в исправной таре, принимают по массе брутто и количеству тарных мест, а окончательную их приемку производят на складе получателя. Товары, поставляемые без тары, в открытой или поврежденной таре, окончательно принимаются на складе поставщика.

Если товары доставляются и выдаются органом железнодорожного, водного, воздушного или автомобильного транспорта, то приемка осуществляется с их участием вместе вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или на складе соответствующего органа транспорта.

Следует иметь в виду, что приемка  товаров, поступивших в исправной  таре, по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного  получателя.

Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки.

Окончательная приемка товаров  по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся  товарам не позднее 24 часов с момента  получения товаров (при доставке их поставщиком или вывозе получателем  со склада поставщика) или с момента  выдачи груза органом транспорта (во всех остальных случаях). В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других местностях досрочного завоза приемка непродовольственных товаров производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) -- не позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров -- не позднее 48 ч с момента поступления их на склад получателя.

Своевременно произведенной приемка  считается в том случае, когда  проверка количества товаров окончена в условленные сроки.

Руководство склада обязано создать  такие условия для правильной и своевременной приемки товаров, при которых обеспечивалась бы их сохранность и предотвращалась  возможность образования недостач и хищений. Лица, осуществляющие приемку, должны хорошо знать правила приемки  товаров, установленные соответствующими нормативными документами и договором  поставки. С целью предупреждения нарушений правил приемки товаров руководству необходимо систематически контролировать работу лиц, производящих ее.

Работникам склада следует обеспечить точное определение количества поступивших  товаров, то есть их массы, количества мест (ящиков, мешков, связок, кип, пачек  и т. п.). Оно определяется в тех  же единицах измерения, которые указаны  в сопроводительных документах. Причем, если в документах отправитель указал массу товаров и количество мест, то получатель при приемке должен проверить и то, и другое.

В случае обнаружения недостачи дальнейшая приемка приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, и принимаются меры по предотвращению их смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче товаров составляется акт за подписями лиц, производивших приемку.