Курс лекций по дисциплине «Українська мова за професійним спрямуванням»

• письмові – це рукописні й машинописні документи;

• графічні – документи, у яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. До них належать графіки, рисунки, малюнки, схеми;

• фото- і кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);

• фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють документи на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збуткові тощо. Інші виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням: заява, автобіографія, резюме, доручення, накази, розписка тощо.

За походженням:

• службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

• особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

За місцем складання (виникнення):

• внутрішні – чинні в межах організації, установи, де їх складено;

• зовнішні – це вхідна й вихідна документація.

За напрямком:

• вхідні;

• вихідні.

За видом (формою):

• стандартні (типові) – документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій;

• трафаретні – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця;

• індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій (службоі записки, автобіографія тощо).

За терміном виконання:

• нетермінові (звичайні, безстрокові) – документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

• термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново” або „Дуже терміново”.

За ступенем гласності:

• несекретні (звичайні, для службового користування);

• секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні).

За стадіями створення (виготовлення):

• оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

• копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини; в) дублікат – другий примірник документа, який видається у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

За складністю:

• прості – містять інформацію з одного питання;

• складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

За терміном зберігання:

• тимчасового зберігання (до 10-ти років);

• тривалого зберігання (понад 10 років);

• постійного зберігання.

За технікою відтворення:

• рукописні;

• відтворені механічним способом;

• відтворенні електронним способом.

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують установлені єдині моделі побудови однотипних документів – формуляр – зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів (усього 31 реквізит):

• Державний герб України;

• емблема організації чи підприємства;

• зображення урядових нагород;

• код підприємства;

• код документа;

• назва міністерства чи відомства;

• назва установи, організації чи підприємства;

• назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, електронна адреса;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс (вихідний номер документа);

• посилання на індекс і дату вхідного документа;

• місце складання чи видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• позначка про контроль;

• текст;

• позначка про наявність додатка;

• підпис;

• гриф погодження;

• візи;

• печатка;

• позначка про засвідчення копії;

• прізвище виконавця та номер його телефону;

• позначка про виконання документа й направлення його до справи;

• позначка про перенесення даних на машинний носій;

• позначка про надходження.

Розрізняють постійні й змінні реквізити. Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізити на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо).

За державним стандартом передбачене кутове й поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів та їхній постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Головною складовою частиною документ є текстовий компонент, а саме текст, у якому стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи.

Текст – це писемний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідовність висловлень, об’єднаних смисловими й граматичними зв’язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою й сюжетною заданістю.

Він складається з таких частин: вступу (указують на причину написання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

За способом викладу розрізняють такі види текстів:

• розповідь;

• опис;

• міркування.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

Розповідь про події, явища, факти в їхній хронологічній послідовності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо. Опис – це перелік ознак, властивостей, а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують у актах, звітах, наказах, постановах тощо. Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, судження й висновки розкривають внутрішній зв’язок явищ і, зазвичай, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв’язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв’язків.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

• виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

• основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад його мети;

• фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим;

• не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

• текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

• зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

• при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформації;

• рекомендовано текст ділити умовно на 2 частини: у першій давати обґрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання. Якщо текст складається з одного речення, то й воно має мати в собі ці дві частини.

„Ділові папери – не матеріал для читання, – зазначає Алла Коваль, – а засіб спонукання до дії”. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа.

 

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об’єктивність

Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника, та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах тощо. Від третьої особи викладається текст характеристики, листи-подяки, акти тощо: комісія ухвалила ..., університет гарантує ..., ректорат висловлює подяку ... тощо.