Курс лекций по дисциплине «Українська мова за професійним спрямуванням»

• код підприємства;

• код документа;

• назва міністерства чи відомства;

• назва установи, організації чи підприємства;

• назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, електронна адреса;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс (вихідний номер документа);

• посилання на індекс і дату вхідного документа;

• місце складання чи видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• позначка про контроль;

• текст;

• позначка про наявність додатка;

• підпис;

• гриф погодження;

• візи;

• печатка;

• позначка про засвідчення копії;

• прізвище виконавця та номер його телефону;

• позначка про виконання документа й направлення його до справи;

• позначка про перенесення даних на машинний носій;

• позначка про надходження.

Розрізняють постійні й змінні реквізити. Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізити на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо).

За державним стандартом передбачене кутове й поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Головною складовою частиною документа є текстовий компонент, а саме текст, у якому стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи.

Текст – це писемний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідовність висловлень, об’єднаних смисловими й граматичними зв’язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою й сюжетною заданістю.

Він складається з таких частин: вступу (указують на причину написання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

За способом викладу розрізняють такі види текстів:

• розповідь;

• опис;

• міркування.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

Розповідь про події, явища, факти в їхній хронологічній послідовності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо. Опис – це перелік ознак, властивостей, а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо. Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, судження й висновки розкривають внутрішній зв’язок явищ і, зазвичай, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв’язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв’язків.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

• виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

• основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад його мети;

• фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим;

• не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

• текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

• зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

• при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформації;

• рекомендовано текст ділити умовно на 2 частини: у першій давати обґрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання. Якщо текст складається з одного речення, то й воно має мати в собі ці дві частини.

„Ділові папери – не матеріал для читання, – зазначає Алла Коваль, – а засіб спонукання до дії”. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об’єктивність

Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника, та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах тощо.

Від третьої особи викладається текст характеристики, листи-подяки, акти тощо: комісія ухвалила ..., університет гарантує ..., ректорат висловлює подяку ... тощо.

Об’єктивність документів пов’язана з використанням безособових конструкцій – односкладних безособових речень, присудок у яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами на -но, -то: запропоновано внести на розгляд питання ... .

2. Стандартність

Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати.

Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення – це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі: Заслухавши та обговоривши ...; Комісія прийшла до висновку ... .

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше.

Канцеляризм – це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю, напр.: довести до відома ..., цей факт засвідчує ... тощо.

Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологічних сполук з ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп – вислів, яких механічно відтворюється і в результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання ... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити ... .

3. Логічна послідовність

Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, умотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те що...), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не..., а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, у результаті).

4. Ясність викладу, точність

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи й уміє дібрати слова та вислови, які дають змогу тонко описати події чи явища об’єктивної дійсності, правильно користуватися термінами, уникає вузьковживаних професіоналізмів.

Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

5. Переконливість

Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також уміння розмістити матеріал – усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

6. Лаконічність

Лаконічним уважають документ, у якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.

7. Повнота інформації

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.

 

 

ПРАКТИЧНИЙ БЛОК

Увага! Шановні студенти! Традиційно до кожного практичного заняття подано списки рекомендованої літератури, що значно полегшить підготовку до висвітлення теоретичних питань і виконання практичних завдань.

МОДУЛЬ А

Комунікативна компетентність як складник 
формування майбутнього фахівця

Заняття 1

Державна мова – мова професійного спілкування

Контрольні питання

1. Предмет і завдання курсу, його наукові основи.
2. Поняття національної, державної та літературної мови.
3. Мовна норма та її суспільне значення. Види мовних норм.
4. Усна й писемна форми літературної мови.

 

Завдання мисленнєво-творчого та тренувального характеру

1. Підготуйтеся до висвітлення контрольних питань.
2. Прочитайте висловлювання про мову. У чому їхня суть? Додайте 2 – 3 власні приклади.

• Мова – це історія народу. Це шлях цивілізації й культури (О. Купрін).