Особенности налогообложения подотчетных сумм на ООО «Исследовательский центр»Бреслер»

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут быть:

-проездные билеты;

-счета за проживание;

-чеки за ГСМ;

-командировочное удостоверение  по форме Т-10;

-служебное задание с заполненным  и подписанным отчетом о его  выполнении;

-прочие документы, подтверждающие  дополнительные расходы во время  командировки.

Подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки. В соответствии с Инструкцией № 62:

- днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта;

- день приезда работника в место постоянной работы определяется аналогичным образом.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

• железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда,
• водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,
• воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов;
• автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы в размере минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в  плацкартном вагоне пассажирского поезда;

- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных  транспортных линий и линий  с комплексным обслуживанием  пассажиров, в каюте III категории  речного судна всех линий сообщения.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц.

Как уже упоминалось ранее, командированному работнику оплачиваются расходы по найму жилого помещения, если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице.

Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут быть зафиксированы в локальных актах, таких как приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Это может быть гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Документ оформленный по форме должен содержать:

• наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
• фамилию, имя, отчество потребителя;
• сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
• цену номера (места в номере);
• другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности, отпечатанный типографским способом не ранее 2008 годаНа дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование номера в гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей и подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками за счет личных средств.

В случае, если гостиница не выдает счет, не пробивает чек, а выписывает приходный кассовый ордер, такие затраты все равно можно учесть в расходах. Все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех учреждений и организаций, в которые они командированы. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Данное обстоятельство может иметь существенное значение в случае, если осуществляется суммированный учет рабочего времени, то есть если продолжительность рабочей смены более восьми часов.

Командировочные расходы - являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций. Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

2.4 Налогообложение и налоговый учет

Необходимость налогового учета командировочных расходов возникает в случае, если формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них. Таким образом, налоговый учет вышеуказанных расходов может иметь место в отношении:

- НДС - по суммам налоговых вычетов по стоимости произведенных расходов;

- налога на доходы физических лиц - по суммам выплат, превышающим установленный законодательством лимит;

НДС по затратам на проезд и проживание:

НДС по командировочным расходам можно принять к вычету. Причем даже без счета-фактуры.

По расходам на проезд НДС принимается к вычету в полном объеме на основании проездных документов (билетов). Но  это правило распространяется только на внутренние пассажирские перевозки, то есть на те перевозки, пункты отправления и назначения которых находятся на территории России. Если же работник едет за границу, услуги по перевозке облагаются НДС по ставке 0 процентов (подп. 4 п. 1 ст. 164 Налогового кодекса РФ). В таком случае «входного» налога просто не будет.

Но чиновники считают: вычет НДС по расходам на проезд по территории России предоставляется, если сумма налога в проездном документе выделена отдельной строкой. Выделять налог расчетным путем нельзя

Расходы на проживание:

«Входной» НДС со стоимости гостиничных услуг принимают к вычету на основании бланков строгой отчетности. При этом сумма НДС, как и в случае с проездом, должна быть выделена отдельной строкой. И точно так же «входной» НДС по расходам на проживание может быть принят к вычету только в том случае, если гостиница находится на территории России (п. 2 ст. 171 и ст. 148 Налогового кодекса РФ).Гостиницы вправе использовать самостоятельно разработанные БСО.  Если же счет, выданный гостиницей, не является бланком строгой отчетности, к нему должны прилагаться кассовый чек и счет-фактура. При этом документы должны быть оформлены на организацию.

НДС по расходам на ГСМ:

Покупать бензин на АЗС можно двумя способами: с помощью топливных карт или за наличные. Проблем с вычетом, как правило, нет только в первом случае, поскольку покупатель вправе рассчитывать на счет-фактуру от топливной компании.

Заправка по топливной карте: 

Компания перечисляет определенную сумму топливной компании, а та выдает карту. НДС к вычету по бензину в таком случае принимается на основании отчета топливной компании и счета-фактуры.

Заправка за наличные: 

АЗС при продаже топлива за наличные счета-фактуры не выдают. Основание у них законное. В пункте 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ четко сказано, что при наличных расчетах требование оформлять счет-фактуру считается выполненным в момент передачи покупателю кассового чека.

Отсюда налоговики делают вывод, что вычет НДС в такой ситуации невозможен даже в том случае, если сумма налога выделена в кассовом чеке.

НДС при покупке товаров за наличные:

Ситуация с товарами во многом схожа с покупкой за наличные ГСМ. Принять к вычету НДС можно только в том случае, если продавец выставил счет-фактуру.

Если же счета-фактуры нет, что в большинстве случаев при покупках за наличные  право на вычет можно отстоять только в судебном порядке.

При проведении налогового контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью перечисления надога на доходы физических лиц, налоговые органы в обязательном порядке проверяют расчеты с подотчетными лицами.

Если подотчетные средства не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. По истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ, организация обязана исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета

 

 

3 ОСОБЕННОСТИ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ООО «ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР» БРЕСЛЕР»

3.1 Организация  ведения бухгалтерского учета  на ООО «Исследовательский центр»  Бреслер»

В соответствии с действующим законодательством каждое предприятие, независимо от формы и вида собственности, должно вести бухгалтерскую и статистическую отчетность, предоставлять государственным органам информацию, необходимую для ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации, контроля налогообложения и др. Искажение этой информации может повлечь за собой материальную, административную и даже уголовную ответственность. ООО «Исследовательский центр» Бреслер» так же ведет непрерывный бухгалтерский учет.

Под организацией бухгалтерского учета понимается система условий для получения своевременной и достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия и осуществления контроля за использованием производственных ресурсов и реализацией готовой продукции. Слагаемые этой системы – первичный учет, документооборот, инвентаризация, План счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.