Особенности налогообложения подотчетных сумм на ООО «Исследовательский центр»Бреслер»

При отражении в бухгалтерском учете налога на прибыль условный расход (доход) по налогу на прибыль отражается по дебету (кредиту) счета 99 «Прибыли и убытки» на отдельном субсчете «налог на прибыль»в корреспонденции с субсчетом «Расчеты по налогу на прибыль» счета 68.

Налоговый учет – это особый порядок учета доходов и расходов, момента их признания, подразумевающий особый механизм учета доходов и расходов для исчисления налоговой базы отчетного (налогового) периода, особый порядок формирования отложенных расходов. В учетной политике для целей налогообложения необходимо отразить порядок ведения налогового учета, формы регистров и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

2.1 Основные понятия, сущность и общие правила расчетов с подотчетными лицами.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Следует отметить, что счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке "Дебиторская задолженность", а кредиторскую - по строке "Кредиторская задолженность".

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

 Для того, чтобы получить  подотчетные средства, работник  каждый раз должен писать заявление. Оно составляется в произвольной  форме. Заявление должно содержать:

• запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату.

На основании заявления при выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер (форма № КО-2), указав в нем выдаваемую сумму, после составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения, кассир выплачивает сотруднику деньги, выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного правила объясняется тем, что передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе, подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: Дт 71 Кт 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - Дт 50 Кт 71- возвращены неизрасходованные деньги подотчетным лицом). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору). Это установлено указанием Банка России. Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.  За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО-1 Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Он должен быть подписан подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

• руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
• руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов.

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т 94 К-т 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 70 К-т 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т 73 К-т 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа - и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60 К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты

Д-т 50-3 К-т 60 - получены авиабилеты

Д-т 19 К-т 60 - на сумму НДС

Д-т 71 К-т 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде системы. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.

1-ый уровень (законодательный) - определяет  сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые  в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. К документам первого уровня прежде всего относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, нормы которого учитывают при оформлении командировочных расходов, а также в нем оговаривается перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку; Налоговый кодекс РФ и т.д. Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

2-ой уровень (нормативный) - устанавливает  базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. Второй уровень системы нормативного регулирования - это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации».

3-ий уровень (методический) - документы  этого уровня носят рекомендательный  характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций», утверждённом решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18). В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы.

4-ый уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности.

2.2 Бухгалтерский учет и документальное оформление командировочных расходов.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом. К таким расходам относятся: канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Выдача наличных денежных средств может производиться: