Внутренняя среда организации

Майкл Мкэскон дал следующее  определение: «структура организации - это логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации» / /

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями. Целый  ряд авторов отмечает первичность  целей по отношению к структуре. Так как согласно /2/, цели организации  устанавливаются на основе миссии организации (ее генеральной, общей цели, философии  существования) и ценностей руководства, то структура должна соответствовать  ценностям организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре  является специализированное разделение труда. В большинстве современных  организаций разделение труда вовсе  не означает случайного разделения работ  между имеющимися людьми. Характерной  особенностью является специализированное разделение труда – закрепление  данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше  всех с точки зрения организации  как единого целого. В пример можно  привести разделение труда между  экспертами по маркетингу, финансам и  производству.

На данный момент во всех организациях, за исключением самых  мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить  разделение труда в организации  – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

Не менее важно и  то как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой  работы. Центральной характеристикой  вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают  широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует  многоуровневая структура, а широкой  – плоская структура управления.

Не существует идеальной  сферы контроля. Многие переменные внутри организации и снаружи  могут влиять на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры  не показатель величины самой организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущность, когда работа четко делится  и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных  современных организациях. Если руководство  не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут  сосредоточиться на обеспечении  своих собственных интересов, а  не на интересах организации в  целом.

Формулирование и сообщение  целей организации в целом  и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция  управления играет определенную роль в координировании специализированного  разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации  и что они делают, чтобы их выполнить.

Еще одним элементом в  представленной схеме является понятие  технологии. Очень часто основной характеристикой организации, определяющей ее специфику, является используемая технология, т.е. способ преобразования сырья в  искомые продукты и услуги. Этот элемент организации нередко  воспринимается сотрудниками как некий  механизм работы организации по превращению  исходных предметов труда в итоговые результаты, перекликающиеся с целями деятельности организации.

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо  большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают  технологию как нечто, связанное  с изобретениями и машинами, например, с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который  много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает  технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в  искомые продукты и услуги.

Из всех существующих систем классификации типов технологий наибольшей известностью пользуется система  Джоан Вудворд - британской исследовательницы управления. Изучая производственные предприятия, она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно или малая серия  одинаковых изделий. Часто такое  изделие изготавливается для  определенного покупателя по  его спецификациям или является  опытным образцом. Большие компьютеры  “Ай Би Эм”, коммерческие “Боинги”  или военные реактивные самолеты, уникальное медицинское оборудование  или космические корабли —  все эти виды изделий производятся  индивидуально, точно так же, как  и продукция, изготовляемая по  индивидуальным заказам, например, доски для серфинга, прогулочные  суда, мебель, одежда.

2. Массовое или крупносерийное  производство применяется при  изготовлении большого количества  изделий, которые идентичны друг  другу или очень похожи. Такой  тип производства характеризуется  механизацией, использованием стандартных  деталей и конвейерным способом  сборки. Почти все потребительские  товары изготавливаются на базе  технологии массового производства.

3. Непрерывное производство  использует автоматизированное  оборудование, которое работает  круглые сутки для непрерывного  изготовления одинакового по  характеристикам продукта в больших  объемах. Примерами непрерывного  производства могут служить переработка  нефти, сталелитейное и медеплавильное  производство, работа электростанций.

Социолог и теоретик организаций  Джеймс Томпсон разработал для классификация  технологий систему, отличающуюся, но не противоречащую предыдущей. По его  мнению, технологии можно разделить  на три следующие категории.

1. Многозвенные технологии  характеризуются серией взаимозависимых  задач, которые должны выполняться  последовательно. Сборочные линии  массового производства являются  типичным образцом такого вида  технологии. Каждая операция по  сборке автомобиля должна выполняться  в определенной последовательности. Например, нельзя установить двигатель  до того, как будет собрана  рама.

2. Посреднические технологии  характеризуются встречами групп  людей, таких, например, как клиенты  или покупатели, которые являются  или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело — это  посредническая технология, которая  связывает вкладчиков и тех,  кто берет займы в банке.  Телефонные компании выступают  посредниками между людьми, которые  хотят позвонить сами и которые  хотят, чтобы им позвонили.  Бюро по трудоустройству связывает  продавцов и покупателей рабочей  силы.

3. Интенсивная технология  характеризуется применением специальных  приемов, навыков или услуг,  для того, чтобы произвести определенные  изменения в конкретном материале,  поступающем в производство. Примером  такой технологии можно считать  монтаж фильма.

Категории, предложенные Томпсоном, не так уж сильно расходятся с категориями  Вудворд. Многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового и некоторым  формам непрерывного производства. Интенсивные  технологии эквивалентны индивидуальным технологиям. Их целью является достижение максимальной гибкости производства. Посреднические технологии занимают промежуточное  место между индивидуальными  технологиями и технологиями массового  производства. Ими, в основном, пользуются, когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация, но выпуск продукции не может быть полностью  стандартизован. Посреднические технологии позволяют организациям использовать многочисленные вариации потребностей сторон, вступающих во временную связь.

Никакой тип технологий не может считаться «лучшим», каждый имеет свои преимущества, и лучшим образом соответствует выполнению определенных задач и достижению конкретных целей.

Люди. Люди являются основой  любой организации. Без людей  нет организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует  кадры, устанавливает систему отношений  между ними, включает их в созидательный  процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению  по работе.

Существует три основных аспекта человеческой переменной в  ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение  людей в группах, характер поведения  руководителя, функционирование менеджера  в роли лидера и его влияние  на поведение отдельных людей  и групп. Понимание и успешное управление человеческой переменной очень  сложно.

Аспекты индивидуального  поведения. Поведение человека в  обществе и на работе является результатом  сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней  среды. В качестве таких характеристик  следует выделить:

Способности. Люди наиболее наглядно различаются по присущим им способностям, или качествам (способность  к кропотливой, спокойной или  быстро обновляющейся деятельности, способности к определенной физической, интеллектуальной или творческой деятельности). Различия в способностях частично объясняются  наследственностью, но, в основном, приобретаются с опытом.

Предрасположенность, одаренность. Под предрасположенностью понимается определенный потенциал человека в  отношении выполнения какой-либо деятельности. Влияние одаренности особенно очевидно в таких областях, как музыка и  спорт. Предрасположенность к какой-либо деятельности облегчает приобретение навыков к ее осуществлению.

Потребности. Потребность  есть внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности  чего-либо. К базисным потребностям относятся, в основном, физиологические (потребность в пище, питье, тепле и т.п.) и психологические потребности причастности, принадлежности к обществу или группе людей. В целом, организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей  ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения, своей деятельности. Сознательно  или подсознательно, они решают, насколько вероятно или нереально  свершение чего-то значимого для  них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их поведение. Например, если люди не ожидают, что поведение, которого ждет организация, приведет их к достижению желаемых целей или  удовлетворения их потребностей, то они, вероятно, не будут работать эффективно.

Восприятие. Восприятие сильно влияет на ожидания и на другие аспекты  поведения. Его можно определить как интеллектуальное осознание  получаемых ощущений. Именно восприятие определяет, что такое «реальность» для каждого конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно  происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно  происходящее. Не существует двух людей, которые воспринимали что-то совершенно одинаково. Поэтому, если руководство  хочет, чтобы работники стремились к достижению целей организации, то необходимо добиваться, чтобы эти  цели были восприняты и работники  поверили руководству, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей. Отрицательное  восприятие руководства является одной  из причин возникновения серьезных  трудностей при любых переменах, которые объективно полезны для  работников.

Отношение. Точка зрения. Отношение есть выражение нашей  неприязни или привязанности  к предметам, людям, группам или  любым аспектам окружающей нас среды. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут  реагировать на те или иные изменения  в условиях труда, его стимулировании.

Ценности. Ценности - это общие  убеждения по поводу того, что является хорошим или плохим в жизни. Конкретные ценности руководителей часто ощущаются  во всей организации и отражаются в ее целях и политике.

Каждая организация, сознательно  или несознательно, устанавливает  свою собственную систему ценностей, вырабатывает свои обычаи и табу. Все  это является составным компонентом  организационной культуры.

Влияние среды на личность и поведение. Устойчивый набор индивидуальных характеристик, внутренне относительно согласованных, определяет личность. Руководители должны совершенствовать свою способность  направлять поведение рабочих таким  образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать  рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, процессов и подпроцессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные  процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые  же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в  очень небольшом размере. Однако, несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые  охватывают деятельность любой организации  и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными  функциональными группами процессов  являются следующие: