Внешняя среда и её роль в управлении организацией

Необходимо уметь оценивать  то, как скажутся на операциях организации  общие изменения состоянии экономики, так как оно может сильно влиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд.

Состояние мировой экономики  влияет, как правило, на стоимость  сырьевых ресурсов. Состояние национальной экономики определяет платежеспособность населения, цену кредитов и многое другое.

То или иное конкретное состояние экономики может оказать  положительное влияние на одни, и  отрицательное влияние на другие организации. Организации, ведущие  дела во многих странах, считают состояние  экономики особенно сложным и  важным для себя фактором внешней  среды.

Существует множество  экономических факторов, которые  могут воздействовать на организацию. Например, такие, как насколько доступен кредит, какое влияние оказывают  курсы обмена валют, сколько придется заплатить налогов, и многие другие. На способность организации оставаться прибыльной непосредственное влияние  оказывает общее здоровье и благополучие экономики, стадии развития экономического цикла. Макроэкономический климат в  целом будет определять уровень  возможностей достижения организациями  своих экономических целей. Плохие экономические условия снизят спрос  на товары и услуги организаций, а более благоприятные - могут обеспечить предпосылки для его роста.

При анализе внешней обстановки для некоторой конкретной организации  требуется оценить ряд экономических  показателей. Сюда включаются ставка процента, курсы обмена валют, темпы экономического роста, уровень инфляции и некоторые  другие.

 

4. Управление организацией в условиях неопределенности внешней среды.

Существует множество  факторов среды, которые влияют на организацию, хотя эффект их воздействия на организацию  может быть не совсем явным. Для того чтобы оставаться прибыльными, организации  должны противостоять неопределенности обстановки. Под неопределенностью  подразумевается то, что зачастую решения приходится принимать без  достаточной информации о факторах среды, и руководителям, принимающим  решения, трудно предсказать внешние  изменения. Неопределенность обстановки повышает вероятность рисков провала  стратегии организации и затрудняет расчет затрат, связанных с альтернативными  стратегическими направлениями.

Организации, действующие  в определенной и неопределенной внешней обстановке, будут управляться, и регулироваться по-разному, с учетом их структуры и типа используемой системы управления. Также важно и то, чтобы структура или система управления организации соответствовала внешней среде, в окружении которой она находится.

В широком смысле организация может применять для снижения неопределенности внешней обстановки две стратегии. Организация может реагировать приспособлением и изменением своих действий с целью добиться соответствия их изменяющимся параметрам внешней среды, что можно назвать внутренней стратегией. В другом случае организация может попытаться изменить обстановку так, чтобы она лучше соответствовала возможностям организации. Это - внешняя стратегия.

 

Внутренние стратегии

Изменение сферы деятельности. Самой простой ответной мерой, которую  организация может предпринять, столкнувшись с неблагоприятными условиями  внешней среды, является перенос  деятельности в среду с меньшей  неопределенностью ее параметров. Например, руководство организации может  рассмотреть возможность размещения бизнеса в другой рыночной нише, в которой конкурентов меньше или они представляют меньшую  угрозу. Если организация не способна к подобным изменениям, она может  сделать выбор в пользу разнообразия собственных целей, изменения структуры  и характера деятельности таким  образом, чтобы добиться оперативности  в реагировании на изменения параметров внешней среды. Эти меры могут  привести к тому, что уровень специализации  снизится, организация разнообразит направления своей деятельности, тем самым как бы "подстраховываясь" от угроз со стороны меняющихся параметров внешней среды. Если внешняя обстановка стабильная, то более выгодной может  оказаться специализация. Однако в  динамичной внешней среде неспециализированные организации могут перестраиваться  быстрее и лучше использовать возможности, которые дают эти изменения.

Набор персонала. Некоторые организации используют практику выборочного набора персонала для уменьшения неопределенности внешней обстановки. Организации могут приглашать на работу сотрудников из персонала организаций-конкурентов для получения важной информации о своих соперниках. Другие охотятся за бывшими министрами, представителями правительства и другими в прошлом высокопоставленными чиновниками для того, чтобы использовать с выгодой для себя их связи с влиятельными людьми, принимающими решения.

Создание запасов. Традиционным способом противостояния неопределенности внешней среды всегда было создание вокруг основной производственной деятельности "буферных" подразделений с целью смягчения и поглощения угроз этой неопределенности, тем самым снижается вероятность нарушения деятельности организации. Это достигается созданием запасов для непрерывного поступления в организацию денег, материалов, информации и других ресурсов. Например, отдел снабжения защищает производство от неожиданностей, обеспечивая наличие непрерывного потока сырья и материалов. Точно так же финансовый отдел должен обеспечить наличие достаточных денежных ресурсов для покрытия производственных затрат. Отдел кадров защищает производство за счет набора и подготовки производственного персонала, а также созданий собственных баз данных кандидатов на трудоустройство.

Сглаживание. Сглаживание является попыткой выровнять воздействие изменений во внешней среде организации, в особенности изменений спроса. Сглаживание интенсивно используется магазинами в розничной торговле как защита бизнеса от сезонных и других колебаний спроса. Так, например, наименее активными периодами в розничной торговле являются период после Нового года и позднее лето. Поэтому именно в это время чаще всего устраиваются распродажи, которые производятся для того, чтобы снизить ущерб от неминуемого снижения доходов.

Нормирование. Если среда характеризуется неопределенностью спроса (например, его избытком, связанным с изменением потребительских предпочтений), руководство организации может использовать нормирование продукции или услуг (т.е. распределять продукцию на основе некоторой системы приоритетов). Часто это делается в том случае, когда по тем или иным причинам нельзя поднять цену или увеличить производство товаров или услуг. Например, администрация школы бизнеса может вводить нормирование в приеме слушателей для обучения по тем специальностям, где не хватает мест для всех желающих.

 

 Внешние стратегии

Маркетинг. Большие денежные средства тратятся организациями каждый год на маркетинговые мероприятия, такие как исследование рынка, потребительских предпочтений, создание брэндов, рекламы продукции или услуг. Организации тратят эти суммы, пытаясь снизить неопределенность среды, о чем свидетельствует подверженность потребителей рекламному воздействию, выработка приверженности к марке их продукции, снижение конкурентного давления и стабилизация спроса.

Заключение контрактов. В данном случае речь идет о контрактах, призванных оградить организацию от колебаний качества и цен на необходимые ей материалы, а также производимую ею продукцию. Например, руководство может заключить контракт на определенный срок, условия которого предусматривают точные расценки на поставляемые материалы, или же контракт на продажу покупателю определенного процента произведенной продукции. Так, например, судоходные компании заключают с нефтяными компаниями контракты на поставки топлива с фиксированными условиями, которые нельзя изменить в течение определенного времени (срок действия контракта), несмотря на колебания цен на нефть или стоимости грузоперевозок.

Кооптирование. Организации могут "поглощать" из своего окружения отдельных лиц или другие организации, которые угрожают их стабильности. Это наиболее наглядно проявляется в выборочных назначениях новых членов в совет директоров различных корпораций. Например, можно ожидать, что организации, сталкивающиеся с неопределенностями в финансировании, будут назначать членами советов директоров лиц из числа руководителей банков и других финансовых учреждений.

Объединение. Термин "объединение" обозначает ситуацию, когда организация объединяется с одной или несколькими другими организациями для совместной деятельности. Примерами такой внешней стратегии являются слияния и создание совместных предприятий. Подобный метод может способствовать уменьшению неопределенности параметров внешней среды за счет ослабления конкуренции между организациями и снижения их зависимости друг от друга.

Лоббирование. Лоббирование может быть определено как использование влияния отдельных лиц, социальное и политическое положение которых позволяет содействовать достижению выгодного для организации результата при принятии решений, и является еще одним методом, используемым организациями для управления внешней средой. Чаще всего лоббирование проявляется в том, что организации, как индивидуально, так и совместно, через свои торговые ассоциации и группы политического давления активно стремятся повлиять на законодателей с целью принятия выгодных для них законов и правил. Так, организация может оказывать давление на органы, принимающие решения, для достижения льгот, более выгодного налогообложения, для снижения процентных ставок и т.д.

 

 

 

 

 

 

 Заключение

 

Внешняя среда для организации  чрезвычайно сложна и разнообразна. Все факторы внешней среды  взаимосвязаны и значение их меняется от организации к организации, от подразделения к подразделению  в пределах одного и того же предприятия. Несмотря на такие сложности и  трудности организации, желающей обеспечить себе выживание и достижение поставленных целей, следует постоянно быть в  состоянии эффективно реагировать  и приспосабливаться к изменениям внешнего окружения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Мартыненко Н.М. «Основы менеджмента». К., 2003.
2. Белоусов Р.А. Основные этапы развития и практики управления. М.,      2005.
3. Бобышев Д.Н., Семенцов СП. История управленческой мысли.М, 1998.
4. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.М, 2002.
5. Питерс Т., Уотерлин Р. В поисках эффективного управления.М, 1996.

История менеджмента: Учеб. пособие /Под  ред. Д.В. Валового.М.,