Управление предприятием в условиях экономического кризиса

В любой организации есть опасность появления кризисной ситуации, даже когда кризис близко не наблюдается, поскольку деятельность организации (в производственной, финансовой, инвестиционной сферах) всегда связана с рисками (предпринимательскими, финансовыми, процентными, экономическими и т.п.).

Исходя из этого, проявление кризисных ситуаций в организации требует принятия руководством (собственниками) радикальных мер, чтобы сохранить себя в рынке, так как в противном случае организацию ждет ликвидация.

39

Глава 3 Анализ деятельности ООО ЦИТ «Телеком Софт» в условиях экономического кризиса.

3.1. Общая характеристика предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью Центр информационных технологий «Телеком Софт» (ООО ЦИТ «Телеком Софт») основан в 1992 г., является структурным региональным подразделением компании «Консультант Плюс». Общероссийская сеть распространения правовой информации «Консультант Плюс» - крупнейшая сервисная сеть, работающая на отечественном рынке информационно-правовых услуг. Она состоит из 300 региональных информационных центров. За ООО ЦИТ «Телеком Софт» закреплен порядковый номер 206.

РИЦ 206 помимо обслуживания справочно-правовой системы так же занимается распространением ряда программных продуктов.

В структуре компании присутствует четкое распределение функций между отделами:

1. Отдел регионального законодательства дополняет систему новыми региональными правовыми документами, обрабатывая их. В отделе работает 5 человек.

2. Отдел прикладных программ занимается продажей и установкой антивирусных и ряда других систем. В составе отдела 4 человека.

3. Отдел обучения занимается сертификацией пользователей СПС. В составе данного отдела 4 человека.

4. Юридический отдел возглавляет начальник отдела обучения. Так же предприятие наняло дополнительного юриста.

5. Отдел продаж занимается непосредственным сбытом продукции и услуг. Состоит из 18 работников.

6. Технический отдел обеспечивает работу офисной техники и серверов. (3 чел).

7. Отдел сопровождения – основной отдел, занимается сопровождением СПС «Консультант Плюс». 25 специалистов.

Всего в фирме работает 60 человек. По своей организационно-правовой форме «Телеком Софт» является обществом с ограниченной ответственностью. Находится на упрощенном режиме налогооблажения.

ООО ЦИТ «Телеком Софт» в течение 19 лет работает в сфере информационных и компьютерных технологий. Куда входят:

- установка и сопровождение Справочных Правовых Систем КонсультантПлюс, включая КонсультантПлюс: Марийское Законодательство;

- подписка на практический журнал для руководителя и бухгалтера «Главная книга»;

- электронный справочник по Марий Эл - База Данных «Выбор» (предприятия, персоны, товары/услуги);

- издание деловой газеты «Комэкс».

Также компания занимается модернизацией и обслуживанием компьютеров и оргтехники.

Бизнес фирмы ООО ЦИТ «Телеком Софт» не состоит исключительно в достижении его индивидуальных целей, деятельность фирмы как экономического предприятия имеет общественный характер. Но, так как ООО «Телеком Софт» создавался как коммерческое предприятие, он не может выполнять, ни благотворительных задач, ни функций государства по финансированию и безвозмездной поддержке народного хозяйства.

Миссия фирмы состоит в информационно-технологическом обслуживании предприятий, организаций и населения и играет исключительно важную роль в развитии хозяйственных структур.

От эффективности функционирования фирмы зависит качество сервисного обслуживания пользователей. Фирма имеет ярко выраженную отраслевую направленность.

Основная доля клиентов фирмы - предприятия всех форм собственности и направлений деятельности по республике Марий Эл.

В соответствии с этим и определяется его миссия - содействовать экономическому развитию и благосостоянию предприятий и организаций, обслуживаемых фирмой, путем предоставления им качественных сервисных услуг, таким образом, и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным стандартам, лояльное отношение к сотрудникам фирмы.

На основе общей миссии формулируются и устанавливаются цели предприятия - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого предприятие стремится достигнуть.

Цели «Телеком Софт» определяются с позиций его доходности, рентабельности, структуры баланса, направлений его деятельности. Основная цель предприятия - получение прибыли и удовлетворение потребностей жителей республики.

Фирма «Телеком Софт» обладает высококвалифицированными кадрами.

В основе работы всех подразделений «Телеком Софт» лежит маркетинг, поэтому немаловажной целью фирмы является развитие маркетинга, что включает в себя: - расширение и улучшение качества предоставляемых клиентам услуг; - изучение деятельности других информационно-технологических фирм; - проведение необходимых рекламных мероприятий; - обеспечение доступности необходимой клиенту информации.

Одним из направлений деятельности ООО ЦИТ «Телеком Софт» является База Данных «Выбор» - электронный бизнес-справочник. «Выбор» - уникальный программный продукт, не имеющий аналогов на рынке информационных технологий Республики Марий Эл – необходимый инструмент для бизнес - планирования, разработки маркетинговой стратегии, принятия управленческих решений, укрепления конкурентоспособности, поиска клиентов и деловых партнеров.

Программа позволяет работать с информацией, используя широкий набор функций:

- просмотр информационных полей в соответствии с настройками пользователя;

- поиск по различным критериям или совокупности критериев;

- группировка выбранных записей в отдельные списки с последующей работой внутри списков;

- экспорт данных и вывод на печать через MS Word;

- автоматизация процесса почтовой рассылки;

- автоматический набор телефонного номера или E-mail при наличии подключенного модема.

Газета «Комэкс» издается ЦИТ «Телеком Софт» с 1996 г. Распространяется бесплатно по юридическим адресам. Тираж 2200-4000 экземпляров. «Комэкс» ставит целью формирование общественного мнения, построенного на уважении к частному капиталу.

Основными задачами газеты являются:

- защита интересов предпринимателей;

- пропаганда новой экономики;

- лоббирование интересов в органах исполнительной и законодательной власти;

- продвижение предпринимателей и их сторонников в представительные органы.

Газета освещает темы экономики малого и среднего бизнеса, подробно пишет о выставочной деятельности в республике и за ее пределами, уделяет внимание инновациям и новым технологиям. В каждом номере газеты публикуются выдержки из справочно-правовой системы КонсультантПлюс – Российское законодательство.

Целевой аудиторией газеты «Комэкс» являются представители малого и среднего бизнеса. Газета позиционируется по признаку распространения экономической и правовой информации. Именно поэтому «Комэкс» рассматривается в качестве инструмента в проведении рекламных кампаний.

3.2. Влияние экономического кризиса на предприятие.

С ноября 2008 года организация столкнулась с рядом проблем. В том числе:

- уменьшение количества клиентов;

- сокращение прибыли;

- падение спроса на сопутствующие программы.

Как следствие возник целый ряд внутренних проблем:

- несвоевременная выплата заработной платы;

- нарастание социальной напряженности.

Вследствие чего можно говорить о кризисе на предприятии. На рассматриваемом предприятии произошел кризис неплатежеспособности.

Предприятие не способно погасить свои долги. Причинами такого кризиса явились:

- несвоевременное поступление средств в бюджет от других уровней бюджетной системы;

- разовые незапланированные расходы бюджета;

- необходимость формировать резервные фонды.

Однако именно задержка поступления денежных средств на счет организации вследствие несвоевременных проплат от клиентов явилась основной причиной кризиса на данном предприятии.

Усугубило его то, что непосредственно перед проблемным периодом был взят кредит на ремонт офисных помещений и открыто представительство в другом регионе. Кроме того появилась необходимость в формировании резервного фонда.

В ООО ЦИТ «Телеком Софт» экономический криз получил следующую характеристику:

1. По длительности возникший кризис относится к краткосрочному кризису. Тем не менее, требуется достаточная программа по выводу предприятия из сложившейся ситуации.

2. По стадии кризис определяем как обратимый. Администрация предприятия способна самостоятельно произвести преобразования в экономической, финансовой, социальной сферах, в результате которых платежеспособность восстановиться.

3. По сфере возникновения – экзогенный кризис. Возник по причинам, не зависящим от организации. Основная причина - нестабильность межбюджетных отношений.

4. По своей природе возникший кризис относится к бюджетно-финансовому кризису. Они возникают в связи с несвоевременным или неполным поступлением обязательных платежей и высоким уровнем заимствований, низкой платежной дисциплиной.

3.3. Мероприятия, проводимые предприятием для устранения последствий влияния экономического кризиса.

Руководством ООО ЦИТ «Телеком Софт» были предприняты следующие антикризисные меры.

1. Прежде всего, была ужесточена ценовая политика:

1.1. Клиентов обязали оплачивать счета в срок, предусмотренным договором. Ранее клиентам предоставлялась рассрочка, и фактически услуги оплачивались только при подписании акта выполненных работ в конце месяца. С этой целью были внесены поправки в должностные инструкции сотрудников отдела сопровождения.

1.2. Менеджеров обязали контролировать своевременность оплаты счетов.

1.3. Была предложена новая схема начисления заработной платы: размер ее должен зависеть от фактического поступления денег.

1.4. Кроме того, руководители подразделений лично отвечают за работу с категорией «злостных» неплательщиков, сумма долга которых превышает размер абонемента за три месяца обслуживания.

1.5. Бухгалтерия продолжает вести работу по должникам в обычном режиме.

2. Комплект счетов-фактур и актов бухгалтерия стала готовить ближе к середине месяца, а не к концу.

Это позволит раньше оплатить услугу тем клиентам, которые способны провести оплату только при наличии счета-фактуры.

3. Был нанят дополнительный юрист, специализирующийся на составлении претензий и ведение дел в арбитражном суде.

Эта мера должна повысить эффективность работы с должниками.

4. Руководство вынуждено было пойти на несвоевременную выплату заработной платы сотрудникам.

Кроме того введена система «депонирования». Она предусматривает систему накопления части заработной платы, превышающей лимит в 10 тысяч рублей.

Это сделано с целью увеличения накопительного фонда предприятия. В перспективе мера должна позволить закрыть задолженность перед организацией-поставщиком СПС ранее планового срока. Это позволит обезопасить фирму от потери права дистрибуции.

5. Руководство вернулось к схеме «серой» заработной платы.

Эта мера относится к числу рискованных, но позволяет экономить на обязательных отчислениях до 40% в абсолютном выражении.

6. Разработана система договоров с гибкими условиями поставки и оплаты (скидки по предоплате, скидки за своевременное и точное исполнение условий договоров).

7. Было организовано укрепление трудовой дисциплины, введение персональной ответственности за брак, нарушение трудовой дисциплины и т.д.: были внесены изменений в должностные инструкции.

8. Была проведена ревизия оборотных средств (по элементам):

- выявление неликвидов;

- выявление безнадежной задолженности.

Комплекс антикризисных мер на предприятии охватил сразу несколько сфер:

- сфера маркетинга;

- сфера производства;

- управление издержками;

- управление запасами;

- управление дебиторской задолженностью;

- управление кредиторской задолженностью;

- сфера управления.

1. Мероприятия в сфере маркетинга и увеличения объемов продаж:

- повышение качества и надежности продукции в результате проведения организационно-технических мероприятий (усиления трудовой дисциплины);

- разработка системы договоров с гибкими условиями поставки и оплаты (скидки по предоплате, скидки за своевременное и точное исполнение условий договоров).