Совершенствование деятельности менеджера ООО «Уикенд»

     Рyкoвoдитeли фyнкциoнaльныx пoдpaздeлeний в ООО «Уикенд» (руководитель отдела продаж, бухгалтер ) ocyщecтвляют влияниe нa пpoизвoдcтвeнныe пoдpaздeлeния фopмaльнo. Кaк пpaвилo, oни нe имeют пpaвa caмocтoятeльнo oтдaвaть им pacпopяжeния. Фyнкциoнaльныe cлyжбы ООО «Уикенд» (руководитель отдела продаж, бухгалтер) ocyщecтвляют вcю тexничecкyю пoдгoтoвкy пpoизвoдcтвa; пoдгoтaвливaют вapиaнты peшeний вoпpocoв, cвязaнныx c pyкoвoдcтвoм пpoцeccoм пpoизвoдcтвa. Линейно-функциональная структура управления, присущая ООО «Уикенд» отвечает наиболее существенным принципам существования организации в сфере малого бизнеса.

     Организационная структура ООО «Уикенд» отвечает потребностям организации, ее целям и задачам. В организации нет самостоятельного аппарата управления организацией, так как все управленческие вопросы решает генеральный директор. По финансовым вопросам он советуется с бухгалтером. Линейно-функциональная организационная структура позволяет минимизировать затраты    на    выполнение    управленческих    функций.

     Преимущества cтpyктypы для ООО «Уикенд»:

     -быстрое  осуществление действий по распоряжениям  и указаниям, отдающимся вышестоящими  руководителями нижестоящим,

     -личная  ответственность каждого руководителя  за результаты деятельности;

     -единство  и четкость распорядительства;

     -стабильность  полномочий и ответственности  за персоналом.

     - профессиональное решение задач специалистами функциональных служб.

     -оперативное  принятие и выполнение решений; 

     К нeдocтaткам cтpyктypы можно отнести:

     -кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цeли, a нe oбщeй цeли фиpмы;

     -oтcyтcтвиe  тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия  нa гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями.

     Положение о структурных подразделениях — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:

     1. Общие положения.

     2. Основные задачи подразделения.

     3. Функции подразделения.

     В ООО «» используется стандартизированный вариант положения о структурных подразделениях.

       Высшим  органом управления ООО «Уикенд» является Общее Собрание Учредителей. Собрание вправе принимать решения только по вопросам повестки дня, сообщенным Участникам Общества, за исключением случаев, если в данном Общем Собрании участвуют все Участники Общества. К компетенции Общего Собрания Учредителей относятся:

1. Определение основных направлений деятельности Общества, а также принятие решений об участии в различных коммерческих объединениях.
2. Изменение Устава Общества, в том числе и Уставного капитала.
3. Внесение изменений в учредительный договор.
4. Утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов.
5. Принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между Участниками.
6. Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества.
7. Назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг.
8. Принятие решения о реорганизации и ликвидации Общества.
9. Назначение руководителей филиалов и представительств и др.

       ООО "Уикенд"  включает в себя 5 отделов:

     Оформительский  отдел занимается оформлением воздушными шарами с самого начала своей деятельности. В отделе на протяжении многих лет работают опытные квалифицированные дизайнеры и оформители готовые предложить оформление воздушными шарами любой сложности помещений, уличных площадок, также акции по раздаче воздушных шаров. Так же планирование и реализация проекта, с учетом всех пожеланий клиентов.

     Отдел по работе с клиентами занимается принятием заказов и проектов в стадии разработки и готовых проектов с клиентами, с учетом пожеланий клиентов, и осуществление обратной связи путем ознакомления с мнениями клиентов об уже проделанной работе и качестве оказанных услуг.

      Отдел продаж. Структура состоит из отдела маркетинга и непосредственно продаж. В компетенцию службы входит анализ и контроль рынка, конкурентов, товаров, а также решения по формирования спроса и стимулирования сбыта, рекламная и PR-деятельность, вопросы качества продукции, создание новых дизайнов. Так же контроль за продажами, осуществление логистических функций, контроль за заключением сделок, оперативное разрешение проблем в организации, статистика по продажам, отчетность.

      Кадровый  отдел осуществляет весь комплекс делопроизводственных операций, которые связаны с   зачислением в штат новых сотрудников, их оформление на новое место службы, их набор, подбор и отбор и т.п.

      Пиротехнический отдел осуществляет установку и монтаж пиротехнического оборудования, с учетом требований безопасности; получение разрешений и сертификация на проведение работ; контроль (предварительный, текущий, последующий) и проверка оборудования.

Должностные инструкции:

      Офис-менеджер: 1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

      2. Подготавливает документы, материалы, информацию, необходимую для начала работы офиса и решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

      3. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

      4. Обеспечение офиса канцтоварами, различными расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, которые необходимы для работы офиса.

      5. Определяет порядок получения  товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

      6. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и других видов технического обслуживания.

        7. Организует: встречу, прием и необходимое обслуживание гостей, клиентов, партнеров; прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, и иных событий.

      Менеджер  по работе с клиентами: 1.  Анализирует потенциальных клиентов, выявляет их потребности.

      2. Разрабатывает методики поиска  клиентов, планирует работу с  клиентами, составляет схемы обращения к клиентам.

      3. Менеджер осуществляет поиск клиентов всеми доступными способами (путем размещения рекламных объявлений, участия в презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, пр.).

      4. Проводит предварительные переговоры с клиентами, заинтересовавшимися предложениями, уточняет потребности каждого конкретного клиента и подготавливает предложение, адресованное определенному клиенту.

      5. Поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними по устоявшимся деловым схемам.

      6. Обеспечивает соблюдение интересов клиентов при выполнении условий договоров подразделениями предприятия.

      7. Налаживает обратную связь с клиентами (изучает их требования к продукции (услугам), устанавливает причины неудовлетворенности клиента совместной работой, анализирует претензии клиентов и принимает все меры по их решению и сохранению деловых связей).

      8. Формирует клиентскую базу, своевременно вносит в нее изменения.

      Менеджер  по персоналу: 1. В соответствии с разработанной «Корпоративной Политикой (Концепцией) в Отношении Персонала», а также исходя из стратегических задач Компании и реально складывающейся обстановки, на полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной основе планирует свою деятельность. Полугодовой, ежеквартальный и ежемесячный планы отличаются степенью детализации заданий и конкретизацией сроков их выполнения. Каждый из планов разрабатывается в обязательной увязке с бюджетом Службы Персонала на соответствующий период.

      2. Изучает и анализирует конъюнктуру рынка труда.

      Ежеквартально делает письменный аналитический обзор-отчет для Руководства по уровням и системам оплаты труда аналогичных должностей в аналогичных компаниях.

      3. Осуществляет поиск персонала — как собственными силами, так и (при наличии выделенного соответствующего бюджета) во взаимодействии с государственными и частными структурами по подбору персонала.

      4. Проводит предварительную работу с претендентами на вакантные должности (анкетирование, первичные собеседования и так далее). Выявляет наиболее перспективных, рекомендует их для последующего собеседования с Руководителями служб и Отделов, с Руководством Компании.

      5. Проводит адаптационные мероприятия в отношении новых сотрудников: знакомство с Предприятием, Правилами внутреннего трудового распорядка, неформальными правилами, ценностями и бизнес-обычаями Компании.

      6. Организует подготовку и проведение ежегодной профессиональной Аттестации сотрудников структурных подразделений Предприятия и их Руководителей.

      7. На постоянной основе ведется проверка психологической атмосферы в коллективе, проводит анализ деловых, функциональных, морально-психологических качеств сотрудников.

      8. Дважды в год, в период формирования полугодовых бюджетов, разрабатывает планы целевого обучения и тренингов персонала.

      Обеспечивает выполнение утвержденного плана.

      По  возможности и при необходимости, привлекает к тренерской работе собственный  персонал Компании из числа топ-менеджеров, руководителей среднего звена и  наиболее способных линейных менеджеров.

      9. Консультирует Руководство Предприятия, а также Руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом.

      10. Разрабатывает Положение о персонале, готовит и представляет на утверждение трудовые договоры в соответствии с требованиями государственных органов, нормами и правилами, принятыми на Предприятии. Согласует указанные документы с Юристом Предприятия.

     11. Осуществляет кадровый учет и ведет кадровое делопроизводство на Предприятии в соответствии с требованиями Законов и государственных стандартов⁵.

      12. Осуществляет оформление приема, перевода, увольнения сотрудников Предприятия в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами, принятыми на Предприятии.

      13. Формирует и ведет личные дела сотрудников, своевременно вносит в них необходимые изменения.

      14. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников Предприятия.

      15. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны. Соблюдает полную конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

      Менеджер  по продажам: