Проектирование системы управления организацией на примере ООО"Волшебница"

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

 

Структура организации отражает сложившееся  в организации выделение отдельных  подразделений, связи между этими  подразделениями и объединение  подразделений в единое целое. Тип организации линейный. Нет ярко выраженной специализации в работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. Структура управления ООО "Волшебница".

В управлении ООО «Волшебница» используются различные взаимосвязанные  методы, позволяющие при комплексном  их применении решать задачи хозяйственной и коммерческой деятельности.

При оценке эффективности управленческой деятельности нельзя не сказать о  важности управленческой информации. Для решения средствами автоматизации выбрана проблема «Принятие решений руководством в условиях неопределенности из-за отсутствия несвоевременности или недостаточной полноты необходимой информации».

Информация должна быть ценной, полезной, своевременной. Очень  важно, ради какой цели, и в какой  мере она будет использована в  процессе управления.

Информация, используемая в системе управления ООО «Волшебница» различается по признакам:

- по функциям управления  – планово-экономическая, бухгалтерская,  финансовая, статистическая, кадровая, правовая, нормативная, справочная  и др.

- по характеру поступления:

• упорядоченную (систематизированную).

Это статистическая отчетность, сведения о ходе выполнения плана.

• неупорядоченная поступает в ходе отклонения от нормального хода работы организации.

Например: производственная записка кассира руководителю о  невыходе парикмахеров на работу.

- по отношению к  системе управления различают  внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация поступает в организацию от вышестоящих органов в виде директивных указаний. Внутренняя формируется внутри ООО «Волшебница».

Только использование  различных видов информации дает возможность выработки оптимальных управленческих решений. Принятие управленческих решений в парикмахерской ООО «Волшебница» происходит на общем собрании учредителей, которое собирается по мере необходимости. На собрании происходит оценка ситуаций, постановка цели, принятие решений, обсуждение организации и контроля исполнения. Руководитель всегда должен быть в курсе дел о ходе выполнения принятого решения. Оптимизация потоков информации позволит увидеть реальную картину деятельности предприятия без лишних функциональных проволочек со стороны контролирующих и управляющих органов. При проведении мероприятий по достижению этой цели возможно будет в будущем отказаться от созыва учредительного собрания для выработки дальнейших действий предприятия.

Для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью  организации общим собранием  избирается ревизионная комиссия.

Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной  деятельности организации осуществляется по итогам деятельности организации  за год, а также в любое время по инициативе ревизионной комиссии организации.

Для проверки и подтверждения  правильности финансовой отчетности организации, оно вправе ежегодно привлекать профессионального  аудитора, не связанного имущественными интересами с организацией и его участниками.

Внутриведомственный контроль осуществляется путем проведения инвентаризации. Проверка деятельности парикмахерской преследует цель не только выявить  недостатки и нарушения, но и устранить  их и принять меры на будущее.

Методом управления называется совокупность способов воздействия субъекта управления на управляемый объект для достижения поставленной цели. Методы управления должны быть направлены на обеспечение высокой эффективности работы парикмахерской, развития инициативы работников в повышении квалификации.

Анализ управленческих функций показывает, что отсутствует  отдел (или физическое лицо)  планомерно работающее с клиентами, изучающие  их потребности, вкусы, планирующие  какие-либо мероприятия. Парикмахеры заняты текущей работой по обслуживанию клиентов. Директор и так перегружен, а кроме него ни в чьи обязанности это не входит.

Сложившаяся система  управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами  и недостатками. Она нацелена  на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все  службы имеют в своём составе специалистов, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Это связано с тем, что коллектив ООО «Волшебница» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом.

1.4. Постановка  проблемы совершенствования управления  ООО "Волшебница"

Структура предприятия основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

На предприятии имеют место элементы рациональной бюрократии, имеющие следующие характеристики:

1. Четкое разделение труда.
2. Иерархичность уровней управления.
3. Наличие стройной системы правил и стандартов.
4. Дух формальной обезличенности.
5. Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Бюрократическая система  имеет следующие отрицательные  свойства: преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих выполнение сотрудниками своих задач, выполнении запросов других подразделений, а также  взаимодействие с клиентами. Это приводит к потере гибкости поведения.

Процесс стратегического  планирования обеспечивает основу для  управления членами организации.

После анализа внешней среды  руководству необходимо определить, обладает ли фирма внутренними силами, чтобы воспользоваться внешними возможностями, а также выявить внутренние слабые стороны, которые могут усложнить проблемы, связанные с внешними опасностями.

В реальных условиях предприятие имеет  множество проблем. Необходимо выделить основные, первичные проблемы. Устранение первичных проблем всегда содействует устранению многих второстепенных, вторичных проблем.

Таблица 2. Проблемные ситуации и методы их разрешения

№	Проблемная ситуация	Способы решения
1	Трудоемкость обработки информации	1.1. Автоматизация задач управления.
2	Низкое качество используемой документации	2.1. Стандартизация форм используемой  документации. 2.2. Автоматизация получения документации. 2.3. Повышение квалификации кадров  предприятия.
3	Недостаток высококвалифицированных  кадров	3.1. Проведение курсов по повышению квалификации. 3.2. Подготовка необходимых кадров  в специализированных учебных  заведениях. 3.3. Регулярная перерегистрация  работников.
4	Низкая рентабельность	4.1. Снижение себестоимости услуг.
5	Принятие управленческих решений  в условиях неопределенности	5.1. Автоматизация процессов,  протекающих в функциональных  областях предприятия. 5.2. Разработка информационно-поисковых  (справочных) и информационно советующих  систем.

 

Как уже было отмечено выше коллектив ООО «Волшебница» достаточно успешно справляется с возложенными на него задачами. Однако перегруженность директора позволяет не всегда успешно обеспечивать персонал современными средствами производства, замедляется процесс подготовки платежей, не всегда вовремя производится закуп необходимых продуктов. Столь большой объем работы не позволяет ему полноценно играть роль штаба для реализации главной цели предприятия.

 

Глава 2. Разработка системы  управления

2.1. Формулирование  миссии, стратегии, целей, задач  организации

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Процесс стратегического  планирования включает в себя четыре основных вида управленческой деятельности: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.

Во многих случаях, решающим фактором для покупателя при принятии решения об обращении к услугам ООО «Волшебница» становятся рекомендации других людей. Особенно, если это люди, которым покупатель склонен доверять - друзья, знакомые, коллеги, партнеры и т. п.

Первый и главный  способ создавать сеть рекомендателей - это стремиться к сверхудовлетворению своих сегодняшних клиентов. Если клиент будет удивлен необычайно высоким качеством обслуживания, если в процессе обслуживания клиент получил больше, чем ожидал, он не только положительно отзовется об этой парикмахерской, если его кто-то специально спросит об этом. Скорее всего, такой клиент станет активным проповедником услуг нашего предприятия.

Но осуществить контроль за эффективностью работы того или  иного "рекомендателя" затруднительно. "Рекомендатель" никаким образом  не участвует ни в процессе оказании услуги, ни в заключении предварительных соглашений с клиентом. Это является недостатком подхода. Поскольку покупатель обращается по рекомендации партнера не к нему, а непосредственно в сервисную фирму, не всегда удается отследить связь между рекомендацией и покупкой услуги. Покупатель мог неоднократно слышать об услугах фирмы из разных источников и, наконец, принять решение о покупке. То есть этим подходом трудно эффективно управлять.

В случае появления тех  или иных посредников при реализации услуги  появляются новые уровни. И для того, чтобы клиент был обслужен качественно и, тем более, был сверхудовлетворен, все участники процесса, включая посредников, должны "купить" услугу. Как уже упоминалось, это вопрос не только корпоративных стандартов. Точнее корпоративные стандарты в ООО «Волшебница» должны строиться не с целью регламентирования поведения персонала и посредников в процессе обслуживания, а с целью привлечения персонала и посредников в ряды клиентов предприятия и удержания их в рядах клиентов. Многие парикмахерские привыкли уделять большое внимание работе по привлечению новых клиентов. Презентации, публикации в прессе, прямая реклама и многое другое используется в этой работе. Но еще большие усилия и еще более изощренный инструментарий они должны использовать в отношении своего персонала и посредников.

Корреспонденция

Планируется сделать  заказ визитных карточек салона-парикмахерской «Волшебница». Визитки, сувениры, буклеты... все должно быть выдержанно в едином стиле. Это тоже метод влияния, он продолжает действовать, когда непосредственный контакт завершен.

1. Визитка

Маленький штрих:

Не забыть упомянуть, чем занимается компания — «Салон парикмахерская», иначе через пол  года достав визитку и не вспомнив о профиле компании, ее просто выбросят.

2. Сувениры с символикой

Маленький штрих:

Рекомендуется дарить два  одинаковых сувенира — тогда человек  возьмет себе и еще передаст своему коллеге, до которого салону не удалось  добраться.

3. Буклеты.

Маленький штрих:

Не указывать на буклетах координаты компании — можно оставить пустое место, заказать наклейки — потом их вклеить, буклеты вещь дорогая и из-за смены телефона выбрасывать всю партию как-то накладно.

Телефон

Еще один способ стимулирования сбыта  – это прием заказов по телефону, т.е. по записи, а также оказание услуг по специальным каталогам, по которым клиент может выбрать себе стрижку или прическу. Самое хорошее, если при соединении секретарь в приветствии успеет произнести название компании, профиль деятельности и представиться.

В будущем салон-парикмахерская ООО «Волшебница» планирует открыть мастер-класс, где будут обучаться профессионализму молодые мастера. Это принесет дополнительную прибыль предприятию.

Для получения прогрессивного результата от деятельности салона, мастера должны быть высоко квалифицированными работниками, стаж работы должен быть не менее двух лет в данной отрасли.

2.2. Разработка  организационной структуры управления

После того как руководство  сопоставит внешние угрозы и возможности  с внутренними силами и слабостями, оно может определить стратегию, которой и будет следовать.

Имеется множество вариантов  стратегических альтернатив, одну из которых  может выбрать организация. К  основным четырём альтернативам  относятся ограниченный рост, рост, сокращение, а также сочетание этих трёх стратегий.

Целью является выбор  стратегической альтернативы, которая  максимально повысит долгосрочную эффективность организации. Стратегический выбор должен быть определённым и  однозначным. При этом определяют положение отрасли, положение фирмы и ассортимент продукции.

Ассортимент исследуется  с помощью портфельного анализа. Здесь определяется, на какой стадии жизненного цикла находиться каждый вид продукции и каково соотношение товаров на разных стадиях.