Проектирование системы управления организацией на примере ООО"Волшебница"

При выборе стратегии  учитывались внешние угрозы и возможности. Решение о проведение стратегии концентрической диверсифекации было принято после изучения конкурентов, которое показало, что данная стратегия обеспечит повышение объемов оказываемых услуг.

Для работы по достижению этой цели требуется, передать часть функций другим сотрудникам ООО «Волшебница», дополнительно принять одного-двух специалистов. Кроме того, нужно начать более планомерно работать с клиентами, изучать их вкусы, потребности, проводить рекламные компании, начать PR-работу.

В роль администратора входит наблюдение за посетителями, работой  мастеров-парикмахеров и маникюра и  педикюра, контроль вспомогательного персонала, разрешение конфликтов с  клиентами, проведение консультационных бесед с клиентами. Так же тип структуры будет линейный.

 

Рисунок 3. Структура управления салоном-парикмахерской ООО «Волшебница»

Такая структура сблизит  предприятие и клиента, и даст почувствовать последнему, что его  здесь ценят и стараются предложить все только самое лучшее.

Основными направлениями деятельности парикмахерской ООО «Волшебница» в области улучшения имиджа фирмы является благоустройство внешнего вида, а точнее: создание и установка световой вывески; установка крыльца и замена входной двери; ремонт кабинета администрации парикмахерской. За счет рекламы салон предполагает привлечь как можно больше клиентов.

Другая сторона проблемы сбыта – насколько хорошо известны клиентам  характеристики предоставляемых  услуг. Поэтому салон предполагает сделать обширную рекламу своих  услуг в средствах массовой информации (газеты, радио и т.п.), для привлечения большего количества клиентов. Руководство парикмахерской, устанавливая внутренние нормы и правила, может обязать сотрудников, непосредственно встречающихся с клиентами, придерживаться безукоризненного делового стиля в одежде и поведении.

Стратегическое планирование приобретает смысл тогда, когда  оно реализуется.

Успешная реализация плана требует разработки краткосрочных  и долгосрочных программ, политики, тактики, процедур и правил, а также разработки бюджета.

Подбирая оборудование для салонов красоты или оборудование для парикмахерских рекомендуется оснастить салон красоты или парикмахерскую современной программой управления салоном красоты. Включить ее в бизнес план салона красоты заранее.

Салон Менеджер - новая  недорогая и удобная в использовании  компьютерная программа для администраторов  и менеджмента парикмахерских, салонов  красоты, косметологических центров.

Это программа для автоматизации реального учета в салоне красоты, и не имеет отношения к другим хорошим программам бухгалтерского учета. Для работы не нужны дополнительные модули. Программа постоянно совершенствуется с помощью обратной связи от клиентов. Постоянно вносятся усовершенствования в работу программы, которые доступны для покупателей бесплатно.

2.3. Состав  и структура персонала организации

Для разработки оперативного плана работы с персоналом необходимо с помощью  специально разработанных  анкет собрать следующую информацию:

• сведения о постоянном составе персонала (имя, отчество, фамилия, место жительства, время поступления на работу и т. д.);
• данные о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих, квалифицированных рабочих и т. д.);
• текучесть кадров;
• потери времени в результате простоев, по болезни;
• данные о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько или ночную смену, продолжительность отпусков);
• заработная плата рабочих и служащих (ее структура, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);
• данные об услугах социального характера, предоставляемых государством и правовыми организациями (расходы на социальные нужды, выделяемые в соответствии с законами, тарифными договорами, добровольно).

Анализируя кадровый состав предприятия, я считаю уровень, что у работников недостаточный уровень квалификации.

Основным способом подбора  кадров является использование личных связей работающего персонала. Это является косвенной причиной низкой квалификации сотрудников, что неизменно сказывается на качестве обслуживания.

Также у предприятия есть возможность набирать новых работников с помощью размещения объявлений в СМИ и среди выпускников учебных заведений, сотрудничать с государственной службой занятости.

Таблица 3. Структура трудовых ресурсов

Показатель	Среднесписочная численность работников (чел.)						В % к плану
	план			факт
	2009	2010	2011	2009	2010	2011	2009	2010	2011
Персонал всего в т.ч.	32	32	32	31	29	28	97	91	87,5
Уборщицы	2	2	2	1	1	1	50	50	50
Электрик	1	1	1	1	1	1	100	100	100
Парикмахер	20	20	20	20	19	18	100	95	90
Маникюрши	4	4	4	4	3	3	100	75	75
Кассиры	2	2	2	2	2	2	100	100	100
Специалисты	2	2	2	2	2	2	100	100	100
Руководитель	1	1	1	1	1	1	100	100	100

 

Как видно из таблицы обеспеченность основными работниками (парикмахерами и маникюршей) снизилась с 97% в 2008 году до 87,5 к 2011 году. Это происходит из-за высокой конкуренции внутри организации – «борьбы за клиента». Это происходит из-за большого количества мастеров и относительно низкой посещаемости парикмахерской клиентами.

ООО «Волшебница» не испытывает недостаток в руководителях, а нехватка мастеров (парикмахеров и маникюрных мастеров) отражается на прибыли организации.

Информация о персонале  представляет собой совокупность всех оперативных сведений, а также процессов их обработки для кадрового планирования.

Планирование потребностей в персонале является начальной  ступенью процесса кадрового планирования и базируется на данных об имеющихся  и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. При определении потребности в персонале в каждом конкретном случае рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений.

Задачей планирования привлечения персонала является удовлетворение в перспективе потребности в кадрах за счет внутренних и внешних источников.

Для получения прогрессивного результата от деятельности салона, мастера  должны быть высоко квалифицированными работниками, стаж работы должен быть не менее двух лет в данной отрасли.

Основные требования, предъявляемые директору в данной отрасли:

– директор должен бать грамотным, образованным, желательно знающий  основы бухгалтерского учета и юриспруденции;

– человеком, знающим свою работу, готовым помочь сотруднику решить любую производственную проблему;

– быть понимающим, знающим, интересующимся модой;

– быть вежливым и тактичным.

Основные требования, предъявляемые мастерам универсалам:

– быть высоко квалифицированными рабочими;

– вежливыми;

– готовыми проконсультировать любого желающего клиента.

Основные требования, предъявляемые уборщице:

– вовремя приходить  на работу;

– быстро и добросовестно  выполнять свою работу.

Оплата труда мастеров – сдельно-прогрессивная, т.е. выработка работнику в пределах норм оплачивается по установленным расценкам, а сверх норм по повышенным сдельным расценкам (+20%). 

Оплата труда директора  и уборщицы – прямая сдельная, т.е. заработная плата устанавливается  по заранее установленной расценке.

Для владельцев заведений, где парикмахеры не сидят на окладе, а работают за процент от сдаваемой  выручки, очень актуальна проблема честности персонала. Некоторые мастера уводят постоянных клиентов из салона, предлагая им обслуживаться на дому. А многие предприимчивые администраторы кладут деньги клиентов мимо кассы, деля их с мастером. Владелец в этих случаях, естественно, ничего не получает. Застраховаться от подобных проблем трудно, но возможно.

В качестве управляющего элемента новой системы управления имеет смысл воспользоваться  достижениями высоких технологий.

2.3. Разработка  системы мотивации персонала

На предприятии весь персонал подразделяется на различные функциональные группы и подгруппы в зависимости от характера выполняемых функций отдельных работников.

Разделение труда должно быть рациональным, то есть должно способствовать приобретению необходимых навыков  и автоматизма по выполнению определённых видов работ, что приводит к росту производительности труда. Но, в то же время, разделение труда не должно быть чрезмерным, так как уменьшение числа функций исполнителей может привести к монотонности труда, а, следовательно, к снижению производительности.

Для достижения эффективности  разделения труда необходимо, чтобы  каждый рабочий, независимо от выполняемых  им операций, был полностью загружен в течение всего рабочего дня.

Особое значение имеет  обеспечение в производстве соответствующих условий труда, выполнение мероприятий техники безопасности и обеспечение санитарно-гигиенических, психофизиологических, эстетических и социальных условий, так как всё это оказывает влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

На предприятии применяют такие формы оплаты труда, как:

• индивидуальная сдельная оплата труда, то есть количество труда измеряется числом единиц выработанной продукции;
• сдельно-премиальная оплата труда;
• повременная оплата труда: количество труда определяется отработанным временем.

За нарушение трудовой дисциплины делают выговор, за прогулы  лишают премий.   К празднику  выплачиваются единовременные поощрения  или делаются подарки (день рождения, свадьба и др.).

Также выплачиваются  денежные пособия на погребение, на рождение ребенка и материнскую помощь.

Так на предприятии работникам можно осуществлять следующие виды доплат:

• сверхурочные за работу в выходные и праздничные дни — тарифная ставка увеличивается в 1,5 раза;

Заработная плата служащих всех категорий (кроме управляющих) — руководителей, специалистов должна базироваться на повременно-премиальной системе и состоять из двух частей: постоянной (оплата по должностным окладам) и переменной (премии, доплаты, надбавки).

2.5. Разработка  системы контроля деятельности персонала

Ответственными за выполнение задач предприятия  и исполнителями  являются следующие должностные  лица предприятия:

1) Администратор знает потребности заказчиков, поэтому располагает информацией об ассортименте и объемах необходимых потребителю услуг. Эти данные он передает директору, и затем делаются необходимые расчеты и определяют, сможет ли фирма удовлетворить спрос и за какой срок. Если предприятие может выполнить заказ, тогда директор дает ход этой деятельности.

2) Работа по подбору и расстановке кадров ведется руководителем организации. Подбор и расстановка кадров – это сочетание опытных работников с молодыми кадрами, четкое определение обязанностей и ответственности, учет общих и специальных требований при подборе работников. При приеме на работу заключается трудовой договор. При поступлении на работу кассиров и мастеров-парикмахеров также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Проводится инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности.

3) За техническим состоянием оборудования следят соответственно мастера. Поэтому они доводят до сведения администратора информацию о состоянии оборудования, необходимости его обновления, нехватке сырья и других проблемах, связанных с оказанием услуг. Администратор сообщает об этом директору, который и принимает окончательное решение.

4) Работы по маркетингу, таких как: изучение цен на аналогичные услуги конкурентов, работа с поставщиками и клиентами, — осуществляет отдел снабжения и сбыта. Но для более эффективного достижения поставленной цели необходимо проведение других маркетинговых мероприятий, направленных на повышение спроса на продукцию и услуги ООО «Волшебница».

В данном случае предприятию  рекомендуется организовать отдел рекламы и маркетинговых исследований, который будет заниматься рекламной деятельностью, изучением спроса, проведением маркетинговых исследований и разработкой маркетинговых стратегий. А также рекомендуется внедрить должность администратора, как основную контролирующую составляющую в течение всего рабочего дня на предприятии.