Понятие контроля и его виды

Введение

Целью данной работы является анализ контроля как одной из основных функций  менеджмента, причем особое внимание будет  уделено рассмотрению характеристик  эффективного контроля и его реализации. В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов между собой. Менеджмент имеет несколько функций, таких, как планирование, организация, регулирование, учет, среди которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления. Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм. Тема данной работы сегодня является актуальной.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Тем не менее, многие менеджеры  на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность  всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Особенно опасно недооценивать значимость контроля в современных российских условиях.

1. Понятие, сущность  и виды контроля

1.1.Понятие контроля

В различных источниках термин «контроль» определяется по-разному, но, несмотря на это, смысл его не меняется.

Контроль - это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях  действительных значений от заданных или их совпадении и результатах  анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Фактически все  они являются неотъемлемыми частями  общей системы контроля в данной организации.

Предметом контроля может  быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят  о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления: планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или  косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль представляет собой  систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой  подсистемы принятым решениям, а также  выработки определенных действий.

Контроль можно также классифицировать:

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Институт внутренних аудиторов  определяет контроль как любое действие, предпринимаемое руководством для  наиболее вероятного достижения поставленных целей. Он указывает, что контроль может  быть:

• превентивный: позволяет предотвратить нежелательные события;
• выявляющий: позволяет выявлять и корректировать нежелательные события, которые уже произошли;
• директивный: позволяет произойти желательным событиям и стимулировать их.

Функция контроля - это такая  характеристика управления, которая  позволяет менеджеру выявить  проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в  кризис.

Контроль подразумевает выполнение целей в соответствии с планом, который был принят, распоряжениями, которые были отданы, и принципами, которые были положены в его основу. Когда эти функции надлежащим образом выполняются, рациональный расчетливый менеджер добивается единства в рамках своей организации, которое позволяет ей осуществлять целесообразные и эффективные операции.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной  деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных  тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

1.2. Виды контроля

Составная часть действующей  системы контроля, обладающая свойственным ей содержанием, предназначенная для  осуществления функции контроля в соответствии со своими задачами, правами и обязанностями. Так  выделяют:

• государственный контроль, статусом которого могут обладать контрольные органы, функционирующие в непосредственном подчинении законодательной власти;
• вневедомственный контроль при органах распорядительной и исполнительной власти;
• ведомственный контроль, включая внутрихозяйственный, при органах, обладающих хозяйственными функциями и осуществляющих их;
• аудиторский контроль - независимый, обязательный, платный, осуществляемый на основании договоров с объектами контроля (клиентом) о проведении финансовых проверок;
• общественный контроль - со стороны общественных организаций, профсоюзов, различных обществ.

На предприятиях, для поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации, в качестве контроля выделяют следующие виды:

• предварительный;
• текущий;
• заключительный;
• управленческий;
• финансовый;
• оперативный;
• структурный;
• стратегический;
• рыночный;
• контроль по выходу;
• бюрократический.

1. Предварительный контроль. Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений. Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в  области человеческих ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность  привлечения и закрепления в  составе организации компетентных работников можно также путем  установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических  тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в  период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и  после их найма в ходе курса  обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым  исполнителям к уже имеющимся  у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут  трудиться эффективно.

Очевидно, что сделать  высококачественную продукцию из плохого  сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит  в выборе такого поставщика, который  убедительно доказал свои возможности  поставлять материалы, соответствующие  техническим условиям. К методам  предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение  их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также  осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у нее будут. Бюджеты  устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Целью менеджера при проведении предварительного контроля является предупреждение нарушений и не целесообразности, необычности действий и решений.

2. Текущий контроль. Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи, как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь - это данные о полученных результатах.  Простейшим  примером   обратной  связи   является  сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что  они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству  выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед  нею задачам.

Все системы с обратной связью:

1. Имеют цели;

2. Используют внешние  ресурсы;

3. Преобразуют внешние  ресурсы для внутреннего использования;

4. Следят за значительными  отклонениями от намеченных целей;

5. Корректируют эти отклонения  для того, чтобы обеспечить достижение  целей.

3. Заключительный контроль. Цель: установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени, фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.