Понятие и значение информационного обеспечения

Система внутреннего  контроля в ООО «Кузя» представляет собой совокупность инструментов, позволяющих  объективно оценить эффективность  бизнес процессов с точки зрения достигнутых результатов финансовых операций, правдивости публикуемой финансовой информации, соответствия этих действий внешним и внутренним нормативным актам за счет выстраивания контрольных процедур в существенные бизнес-процессы, культивирования внутренней контрольной среды, и повышения уровня корпоративного управления предприятия.

Система внутреннего  контроля ООО «Кузя» автоматизирована и содержит актуальную информацию о  функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

Таким образом, можно  отметить:

- на сегодняшний день  для формирования положительного  имиджа магазина уже сделано  достаточно много, но, требуется  работа для его поддержания  и укрепления;

- на аналитическом  этапе происходит исследование элементов процесса коммуникации, для этого магазину рекомендуется использовать первые лица магазина;

- директору ООО «Кузя» обязательно нужно сообщить о магазине широкой общественности, для этого рекомендуется предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

- отвечать на запросы  прессы и предоставлять комплексные  информационные услуги; следить  за сообщениями печати, радио  о ООО «Кузя» и оценивать результаты;

- принимать при необходимости  меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

- главная задача напомнить,  сообщить ООО «Кузя» максимальному числу покупателей, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его ассортимента. Однако нужно помнить, что человеческая память имеет особенность – в ней запечатлеваются только по-настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

- спецификой PR-кампании  в деятельности ООО «Кузя» является сложность оценки ее результатов из-за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. В связи с этим рекомендуется применение различных форм оценки эффективности PR-кампании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Пути совершенствования информационного обеспечения управления в ООО «Кузя»

 

Эффективность анализа  может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что  информация должна поступать к аналитику  как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации в ООО «Кузя» достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

Методология совершенствования  управления бизнес-процессами охватывает весь диапазон действий по улучшению  работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование предприятия таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций ООО «Кузя» относятся:

- повышение маркетинговой ориентации ООО «Кузя», т.е. изучение спроса покупателей, подборка и своевременное обновление товарного ассортимента в соответствии с ним;

- проведение мониторинга  конкурентов, цен на товары  конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой  политики (установление цен исходя  из уровня цен конкурентов,  с учетом конъюнктуры рынка  отдельных товаров, гибкое маневрирование  ценами);

- проведение сегментации рынка товаров и услуг (разработка комплекса маркетинговых мероприятий по привлечению и удержанию различных групп потребителей).

Основной задачей также  является пропаганда общественной значимости и полезности деятельности. Прежде всего, необходимо сменить устаревшие вывески на более современные  и яркие.

В целях улучшения  работы ООО «Кузя» целесообразно  разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Система мониторинга, созданная  на предприятии, обеспечивает менеджмент:

- фактическими данными  о размерах оборотных активов по видам продукции и подразделений;

- информацией о времени  задержек поставок и платежей;

- результатами анализа  отклонений от установленных  нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных  активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С:Предприятие 7.7» и отчетов подразделений  об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются  ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Руководству предприятия  надлежит принять срочные меры по стабилизации финансового положения предприятия. Такими мерами должны стать:

- инвентаризация состояния  имущества с целью выявления  активов "низкого" качества (изношенного оборудования, залежалых  запасов материалов; дебиторской  задолженности, нереальной ко  взысканию) и уточнение реальной  величины имущества предприятия;

- совершенствование организации  расчетов с покупателями (в условиях  инфляции, как правило, выгоднее  продавать продукцию быстрее  и дешевле, чем ожидать более  выгодных условий ее реализации);

- сокращение чрезмерных  запасов товарно-материальных ценностей и, как следствие, уменьшение оттока денежных средств.

Исследование системы  документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Кузя» выявило, что для совершенствования системы  ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных  документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить  следующие документы:

- положение о функциональной  службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- должностные инструкции  секретаря и инструкция менеджера  по персоналу по ведению делопроизводства.

Из проведенного анализа  следует, что на 2013 г.:

- необходимо издать  внутренние нормативные документы,  на базе которых бухгалтер может осуществлять свою работу;

- следует организовать  централизованное оформление документов  бухгалтером, знающим требования  делопроизводства.

В ООО «Кузя» на 2013 год разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. В 2011 г. контрольные карточки не заводились и не велся предупредительный контроль. В связи с присутствием контрольных сроков на 2013 г. начата вестись проверка хода исполнения документов, исполнители начали получать предварительные предупреждения о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах начали составятся.

Руководство ООО «Кузя» планирует заниматься отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого не должны быть случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.

Отсюда следует, что  необходимо разработать систему  регистрации входящих и исходящих  документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо разработать  номенклатуру дел, начать формировать  документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера  по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать  комплекс нормативных и организационных  документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность  и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована  как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта  предлагается программа и план для  совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Кузя», представленный в таблице 3.1.

 

План-график мероприятий  по совершенствованию системы ДОУ 

Таблица 3.1

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций  секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу	01.2013
2. Разработка Положения о функциональной  службе ДОУ	Менеджер по персоналу	02.2013
3.Создание инструкции по делопроизводству	бухгалтер	02.2013
4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	03.2011-04.2013

 

1. Должностная инструкция - это документ определяющий правовое  положение работников фирмы. В  ней устанавливаются задачи и  функции работников, их права,  обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

2. Положение о функциональной  службе - это документ предназначенный  для нормативно–правовой регламентации  деятельности службы и определяющий  ее роль и место в системе  управления организации.

Положение должно разрабатываться  руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ООО «Кузя».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации  ведения делопроизводства, составления  и оформления документов в  ООО «Кузя» необходимо создание  инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления  и оформления документов.

3. Составление и оформление  основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения  и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения  и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения  и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения  документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов  к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности  документов.

8.2. Описание документов  постоянного и временного (свыше  десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности  дел.

8.4. Передача дел в  архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс  в ООО «Кузя». Любой сотрудник  при работе с документами сможет руководствоваться конкретными  и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению  делопроизводства должна быть оформлена  на общем бланке ООО «Кузя», подписана  секретарем–референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно–нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.