Понятие и значение информационного обеспечения

4. Наиболее разнообразны  и многофункциональны информационные  технологии, предназначенные для  хранения информации, организации  к ней доступа и выполнения  справочно-информационной работы. Наиболее  простая технология, не требующая  специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа  к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз  данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Кузя»:

1) через регламентацию  документационного обеспечения;

2) на основе использования  современных информационных технологий.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной  документации (СЭД) следует подходить  исходя из потребностей организации. Для  начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических  платформах работает система  и как это согласуется с  политикой предприятия в этой  области;

- какие объемы хранимой  информации ориентирована система,  согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация  распределения, хранения и обмена  документами между офисом и  производством эффективность сетевого  взаимодействия;

- определиться с финансовыми  затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система  позволяет автоматизировать работу с документами любых типов  и практически на всех стадиях  жизненного цикла, начиная от задания  на разработку и кончая сдачей в  архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Кузя». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система  должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию  всей исходящей корреспонденции  и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов  в дело в соответствии с  принятой в организации номенклатурой  дел;

5. Контроль своевременного  исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов  и получение статистических отчетов  по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации  делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной  вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить рост производительности  труда сотрудников за счет  упорядочения технологии работы  с документами, резкого сокращения  времени передачи документов  по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с  электронными документами рост  производительности труда сотрудников  составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной  системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при  внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации  и технологии документационного  обеспечения управления, ООО «Кузя» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию информационного обеспечения управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной  деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

Система информационного  обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

В ООО «Кузя» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Кузя» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Кузя» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях  и увеличивает срок прохождения  документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО  «Кузя» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и  начинается с момента получения  указания на разработку документа или  в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Кузя» составление  и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM–совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett–Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett–Packard ScanJet.

Система внутреннего  контроля в ООО «Кузя» представляет собой совокупность инструментов, позволяющих  объективно оценить эффективность  бизнес процессов с точки зрения достигнутых результатов финансовых операций, правдивости публикуемой финансовой информации, соответствия этих действий внешним и внутренним нормативным актам за счет выстраивания контрольных процедур в существенные бизнес-процессы, культивирования внутренней контрольной среды, и повышения уровня корпоративного управления предприятия.

Система внутреннего  контроля ООО «Кузя» автоматизирована и содержит актуальную информацию о  функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Кузя» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается  время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Кузя» в целом.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система – залог успешной деятельности на рынке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Гражданский кодекс РФ: официальный текст.- М.: Юрист, 2010.- 480с.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ // Рос.газ. – 2011.- №9. –С. 18.
3. Абрютина М. С. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия / М. С. Абрютина.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2010.- 325с.
4. Анциферова И. В. Экономика предприятия./ И. В Анциферова - М.: Экономист, 2011.- 358с.
5. Баканов М. И. Финансы организаций / М. И. Баканов - М.: Финансы и статистика, 2010. - 365с.

6. Бубнов М. Совершенствование управления финансами на предприятии / М. Бубнов- М.: Маркетинг, 2010. - № 2. - С. 13-14.

7. Власова П.Р. Основные тенденции управления промышленных предприятиях / И. П.Власова - М.: Финансы и кредит. 2010. - № 3. - С. 22- 23.

8. Гетьман Р. Финанасовый учет: учебное пособие для вузов / Р.Гетьман - М. : Финансы и статистика, 2011.- 639 с.

9. Карпова П.Р. Эффективность финансового менеджмента / И. П. Карпова - М. : Финансы и кредит. - 2011. - № 3. - С. 62-63.

10. Ковалев В. В. Финансы: учебник для вузов / В.В. Ковалев.- М.: Проспект, 2010. - 636 с.

11. Кураков А. П. Финансы в современных условиях: учебное пособие / А.П. Кураков - М. : Чебоксары, 2010.- 287 с.