Понятие и значение информационного обеспечения

 

 

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные  образы которых вводятся в систему  документооборота ООО «Кузя», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа  бухгалтер производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит  процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ООО «Кузя» состоит  из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта  документа

3. Согласование (визирование) 

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Последующее управление первичной обработки входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности упаковки  и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности се адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки  посылок, бандеролей) ;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

При составлении описи  дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел ;

-каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  или частей, то каждый том или  часть вносятся в опись под  самостоятельным номером);

- порядок нумерации  дел в описи – валовый за  несколько лет; 

-порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

- графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на обложку  дел;

- при внесении в  опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Исследование движения внутренней документации в ООО «Кузя» показало, что важный этап «Регистрация на предприятии» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Кузя» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

Информационно-аналитическое  обеспечение управления ООО «Кузя» является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

ООО «Кузя» широко использует в своей  работе компьютеры. С помощью компьютеров  бухгалтер и оператор может обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации. Менеджер узнает информацию о конкурентах, дает рекламу, общается на предмет улучшения качества и ассортимента продаваемых товаров.

В ООО «Кузя» составление  и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM–совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett–Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett–Packard ScanJet.

Документооборот представлен в таблице 2.3.

 

Документооборот ООО  «Кузя» по данным 2011 года

Таблица 2.3

Документы	Количество документов		Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	272	272	544
Отправляемые	196	432	628
Внутренние	434	302	736
Итого	902	1006	1908

 

Таким образом, объем  документооборота в ООО «Кузя» по данным 2011 года составляет 1608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных  документов представлена на рис. 2.

 

Рис. 2. Структура документооборота ООО «Кузя»

 

Наибольшая доля в  документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов – исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2008-20010 годы представлена на рис.. 3

Рис. 3. Динамика документооборота за 2010 гг.

Объем документооборота в 2011 году по сравнению с 2010 вырос на 8,9%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом – всего 5,0%.

Данные рисунка 3 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Кузя».

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в  ООО «Кузя» используются следующие документы:

1. Приказы по личному  составу (внутренние).

2. Документы к приказам  по личному составу – трудовые  книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние  и исходящие).

4. Справки о работе  и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из  учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих - медицинские  заключения (санитарные книжки), среди исходящих – на справки о работе и заработной плате.

В структуре исходящих  документов 85,1% приходится на справки  о работе и заработной плате; а  в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ООО «Кузя» ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

Исследование системы  документационного обеспечения управления персоналом ООО «Кузя» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в  системе документационного обеспечения  управления персоналом является отсутствие каких–либо нормативно–методических материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет инструкции по  делопроизводству;

- документы хранятся  децентрализовано, что затрудняет  учет, контроль исполнения, обеспечение  сохранности, а также справочно–поисковую  работу по документам.

На предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления  писем сотрудниками ООО «Кузя», можно  отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело.

Хранение документов в ООО «Кузя» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии  полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Рассмотрим особенности  работы с входящими документами  в соответствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении  по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств", ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, к бухгалтерскому учету в качестве основных средств  принимаются активы, удовлетворяющие  ряду условий, в числе которых "использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев". Одновременно из состава критериев выведена стоимостная составляющая.

Последствием данного  решения явилось упразднение  категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), которые теперь переходят  в состав оборотных средств и  учитываются по статье "материалы" или "незавершенное производство", в зависимости от места хранения и эксплуатации, или в состав основных средств - предметы со сроком эксплуатации более 12 месяцев.

Учет материалов на складе ведут в специальных карточках (форма N М-17), товаров - в журнале (форма N ТОРГ-18).

Форма № МБ-2 карточки учета МБП применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования.

Заполняется в одном  экземпляре кладовщиком на каждого  работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

Для журнала учета  товаров на складе предусмотрена  типовая форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Кладовщик отражает в  журнале каждую операцию по приходу  или расходу товаров. Для каждого  наименования товара в журнале отводится отдельная страница.

Бухгалтеру организации  следует ежемесячно сверять данные бухгалтерского учета товаров с  данными, отраженными в журнале. Заполненный журнал сдается в  архив организации и хранится там 5 лет.

Со склада товарно-материальные ценности могут быть переданы:

- на другой склад;

- в торговый зал.

При перемещении материалов оформляют лимитно-заборную карту (если отпуск материалов со склада ограничен) (форма N М-8) или требование-накладную (форма N М-11).

При перемещении товаров внутри организации (например, со склада в торговый зал) выписывают накладную на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13).

Бухгалтерский учет ведется  по журнально-ордерной системе с  использованием компьютеризированного  метода учета - бухгалтерская программа-1С Бухгалтерия. ООО «Кузя» использует унифицированные типовые формы первичных учетных документов с использованием программы 1С Бухгалтерия.

Программа 1:С предназначена  для работы на IBM-совместимых персональных компьютерах.

Операционная система Microsoft Windows может быть либо западноевропейской версией, либо русской версией.

Программа предназначена для ведения бухгалтерии и делопроизводства на предприятии любой формы собственности. С ее помощью автоматизируется ведение синтетического и аналитического бухгалтерского учета, а также составление, заполнение, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, форм квартальной и годовой отчетности предприятия, других документов бухгалтерского и экономического характера.

1:С позволяет получать оперативную информацию о финансовом состоянии предприятия, расчетах с учредителями, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами. Программа позволяет начислять зарплату, вести учет основных средств, себестоимости продукции, материальных запасов, товаров. Учет может быть организован в разрезе договоров, подразделений и филиалов, видов деятельности и т.п.

1:С может быть использован  как аудиторская программа, помогающая  восстанавливать бухгалтерский  учет, вести учет на нескольких  предприятиях, проверять соответствие учета и отчетности действующему законодательству.