Понятие и значение информационного обеспечения

Увеличение используемых предприятиями ПЭВМ и широкого спектра  программ, предлагаемых на рынке программных продуктов, создало предпосылки улучшения процесса организации информационного обеспечения планирования предприятия.

Если ИУС  использует компьютер, то организация  должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться [7. с. 93].

Руководящие работники  не могут предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.

Процесс производства состоит  из следующих основных этапов:

1) НИОКР (научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация.

2) Процесс производства.

3) Этап реализации  товара.

Первая стадия воспроизводственного процесса связана с разработкой  новых товаров/услуг

На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса).

Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая  после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий- владельцев и имеющая свои информационные рынки  сбыта, создается именно на стадии НИОКР.

На втором этапе производства товар/услуга предприятия проходит через последовательность технологических  процессов. Осуществление каждой отдельной  операции в технологической цепи требует определенного информационного  обеспечения.

В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.

Третий этап – этап реализации товара/услуги – связан с информацией, необходимой предприятию  в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.

Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.

Значительную роль в  повышении эффективности аналитических  исследований играет автоматизация экономических расчетов и организация автоматизированного рабочего места (АРМ) аналитика.

Аналитическая обработка  экономической информации очень  трудоемка сама по себе и требует  большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия  и организации, позволяют целиком  автоматизировать обработку всех экономических  данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они  освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко  и всесторонне исследуются экономические  явления и процессы, более плотно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышается оперативность  и качество анализа, его общий  уровень и действительность.

Автоматизация аналитических  расчетов и сам анализ хозяйственной  деятельности поднялись на более  высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации анализа.

Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие  технической базы (персональных ЭВМ), база данных о хозяйственной деятельности предприятия, база знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика  требует решения многих организационных  вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением. Можно выделить следующие этапы организации АРМ аналитика:

- подбор кадров для  разработки и внедрения АРМ  аналитика;

- изучение действующей  методики анализа хозяйственной  деятельности и его организации;

- обследование и изучение действующей информационной системы анализа;

- постановка и описание  задач комплексного экономического  анализа;

- разработка алгоритмов  и моделей решения задач, т.е.  математическое описание задач  для ПЭВМ;

- разработка новой  информационной системы, создание банка данных для АРМ аналитика;

- разработку машинных  программ решения задач анализа  хозяйственной деятельности на  алгоритмических языках ПЭВМ;

- внедрение АРМ аналитика  в практику управления производством.

Информационное обеспечение  функционирования финансового механизма состоит из разного рода и вида экономической, коммерческой, финансовой, технологической и прочей информации. К финансовой информации относятся:

- осведомление о финансовой  устойчивости и платежеспособности  партнеров, потребителей и конкурентов;

- о ценах, курсах, дивидендах, процентах на товарном, фондовом  и валютных рынках и т.п.;

- сообщения о положении  дел на биржевом и внебиржевом  рынках;

Создание эффективно функционирующих служб информационного  обеспечения будет способствовать повышению конкурентосособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке.

Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при  расчете штатной численности  и потребности в технических  средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Руководству и  сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость  в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды механизма управленческой деятельности на три категории [10. с. 83]:

1) Стратегическое  планирование - процесс принятия  решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2) Управленческий  контроль - процесс, посредством  которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

3) Оперативный  контроль - процесс обеспечения эффективного  и квалифицированного выполнения  конкретных задач.

Эти категории  деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий. Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности[6. с. 154].

Таким образом, система  информационного обеспечения - это  совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и  окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

 

Глава 2. Оценка информационного обеспечения в ООО «Кузя»

 

2.2 Организационно-экономическая  характеристика фирмы

 

Общество с ограниченной ответственностью «Кузя», именуемое в дальнейшем «Общество», зарегистрировано администрацией г. Курска № 346 от 13 ноября 1997 г. за основным государственным регистрационным номером 10 22 101149333, действует на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящего Устава.

Общество является юридическим  лицом, имеет имущество на праве собственности. Самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Юридический адрес ООО «Кузя»: г. Курск, ул. Игнатьева, 5.

ООО «Кузя» имеет следующие  учредительные документы: устав  и учредительный договор.

ООО «Кузя» может осуществлять следующие основные виды деятельности согласно уставу:

- осуществление оптовой и розничной торговли товарами народного потребления;

- оказание населению услуг торгового  и коммерческого характера;

- осуществление внешней  экономической деятельности в  соответствии с действующим законодательством.

- осуществление оптовой торговли  товарами народного потребления;

Общество имеет гражданские  права и несет гражданские  обязанности необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Обеспечение охраны труда в ООО «Кузя» связано с профилактикой травматизма и заболеваемости, а также созданием условий труда для сохранения работающим высокого уровня работоспособности в течение всего рабочего дня.

Целью ООО «Кузя» является расширение ассортимента товаров, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности является торговая деятельность, направленная на удовлетворение общественных потребностей народного хозяйства и населения в разнообразных товарах и услугах, развитие предпринимательской деятельности.

Цели и виды деятельности ООО  «Кузя» согласно уставу:

1. Цели создания организации:

- улучшение торгового обслуживания  населения;

- удовлетворение потребностей покупателей;

- извлечение прибыли от реализации  товаров и услуг для расширения  объемов и сферы деятельности предприятия в соответствии с конъюнктурой рынка.

2. Виды деятельности организации:

- ведение розничной торговли и хранение товароматериальных ценностей физических и юридических лиц на товарном складе;

- представительство интересов  предприятий Чувашской Республики и иных регионов;

- транспортно-экспедиционное обслуживание  юридических и физических лиц.

Любое предприятие функционирует в условиях внешней и внутренне среды, испытывая на себе воздействие прямых и косвенных факторов.

Внешняя среда предприятия образуется из макросреды, представляющей собой экономическое, демографическое, социально-культурное, научно-техническое и политико-правовое окружение, и микросреды — потенциальных потребителей, поставщиков, посредников и конкурентов. Макросреда и микросреда являются внешними факторами, не контролируемыми предприятием. Изменение любого из них приводит к изменению внешней среды, что требует быстрого реагирования и оптимального приспособления.

Экономические факторы. ООО «Кузя» осуществляет розничную торговлю, т. е. входит в отрасль торговли. В 2012 г. в сфере розничной торговли по ЧР наблюдается положительная тенденция развития.

Научно- технические факторы, т.е. внедрение западных технологий обслуживания клиентов, повышение общего уровня организации и управления процессами движения товаров. В 2012 году ООО «Кузя» приобрело новые кассовые машины для расчета с покупателями, витринное оборудование для хранения и выкладки товаров