Понятие и значение информационного обеспечения

Институциональные факторы. Они характеризуется  совокупностью институтов, обслуживающих предприятий во всех сферах деятельности. ООО «Кузя» взаимодействует с банковской сферой. Через банк ОАО «Авангард» предприятие производит расчеты с поставщиками.

Политические факторы. Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и других нормативных актов, устанавливающих правовых нормы и рамки отношений, дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы

отстаивания своих интересов.

Микросреда ООО «Кузя» состоит из потенциальных потребителей, поставщиков, посредников и конкурентов.

Главные конкуренты ООО  «Кузя»:

- магазин «Копейка»;

- магазин «Уралочка»;

- магазин «Севен»;

- магазин «Добрый».

Покупателями этого торгового  предприятия являются в основном работающие разного возраста люди (19 - 55 лет), домохозяйки (36-55 лет), студенты и школьники.

Основные  поставщики ООО «Кузя» на 2011 г. (приложение 1)

Указанный список поставщиков можно  значительно расширить. Кроме перечисленных  предприятий ООО «Кузя» поддерживает партнерские отношения с посредниками: частными предпринимателями, оптовыми базами. Наличие нескольких поставщиков по каждой товарной группе снижает вероятность возникновения зависимости торговой деятельности магазина от поставщиков, позволяет формировать широкий ассортимент товаров в соответствии со спросом населения.

Внутренняя среда ООО  «Кузя» включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения; снабжение и ведение складского хозяйства, и осуществление исследований разработок.

Если продукция поставлена с нарушением сроков, предусмотренных  в контракте, то покупатель должен предъявить претензию, в которой потребовать  у поставщика возмещения убытков или выплаты предусмотренной в контракте неустойки (штрафных санкций).

Организационная структура  ООО «Кузя» выглядит следующим образом (рис. 2):

 

Генеральный директор

Директор магазина

Торговый отдел

Товаровед

Глав бух

охрана

водитель

 

Про-давцы

комплек-товщик товаров

Груз-чик

Ст.кассир

 

Рис. 1. Организационная структура ООО «Кузя»

 

Структура предусматривает линейную подчиненность всех служб. Руководит предприятием директор магазина.

Директор ООО «Кузя» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделяется всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Он действует от имени предприятия, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками. Должностные обязанности директора магазина:

1. Руководит в соответствии с  действующим законодательством  производственно-хозяйственной и  финансово-экономической деятельностью  предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Обеспечивает выполнение предприятием  всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

Главный бухгалтер учитывает поступление и расходование товара, а также финансовых ресурсов, рабочей силы, готовит отчеты о деятельности магазина и представляет их директору магазина, а также государственным и местным органам. Вспомогательный персонал представлен тремя подсобно–транспортными работниками и двумя уборщиками помещений.

Система управление предприятием является простой и наиболее оптимальной.

ООО «Кузя» осуществляет оперативный учет своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в установленном порядке и несет ответственность за ее достоверность. Деятельность магазина направлена на удовлетворение спроса и обеспечение населения основными продовольственными товарами повседневного и частого спроса.

Разработка ценовой политики в ООО «Кузя» осуществляется в три этапа:

- сбор исходной информации, который включает в себя оценку затрат производства, объемов производства и реализации продукции, уровень рентабельности продукции;

- формирование ценовой политики: анализ и выбор вариантов ценовых решений, синхронизация ценовой и затратной политики, гибкое маневрирование ценами в пределах нижнего и верхнего возможного их значения с целью оптимизации прибыли, удовлетворения спроса.

Система хозяйственных  связей руководства ООО «Кузя» включает в себя следующие взаимоотношения:

• организацию учета и контроля за соблюдением договорных обязательств;
• применение экономических санкций в случае невыполнения договорных обязательств;
• поиск партнеров и налаживание коммерческих связей с поставщиками;
• организацию хозяйственных связей с поставщиками, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключение договоров;
• проверку качества поставляемых товаров.

Кадровое обеспечение  ООО «Кузя» — комплекс действий, направленных на поиск, оценку и установление заранее предусмотренных отношений с рабочей силой как в самой компании для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице, так и вне её пределов для нового найма временных или постоянных работников.

Технико – экономические показатели работы розничной торговой сети ООО «Кузя» за 2009-2010 гг.

Таблица 2.1

№ п/п	Показатели	Ед. изм.	Годы		Откло- нение, (+,-)
			2009	2010
1.	Оборот розничной торговли	тыс. руб.	156121	186136	30015
2.	Общая площадь	кв. м.	80,2	80,2	-
3.	Торговая площадь	кв. м.	66,2	66,2	-
4.	Доля торговой площади в общей площади магазина	%	82,7	82,7	-
5.	Численность работников розничной торговой сети – всего,	чел.	30	35	5,0
	в т.ч. продавцов	чел.	11	15	136,4
6.	Оборот в расчете на:
	1 кв. м. общей площади	тыс. руб.	1946,6	2320,8	374,2
	1 кв. м. торговой площади	тыс. руб.	2358,3	2811,7	453,4
	1 продавца	тыс. руб.	14192,8	12409,0	1783,8
	1 работника розничной торговли	тыс. руб.	5204,0	5318,1	114,1

 

Из табл. 2.2 видно, что  общая площадь в 2012 г. как и в 2011 г. остается неизменной и составляет 80,2 кв. м., торговая площадь в 2012 г. как и в 2011 г. составила 66,2 кв.м., а численность работников в 2012 г. увеличивается на 5 чел, за счет принятия на работу продавцов- консультантов. Доля торговой площади в общей площади магазина в 2012 г. как и в 2011 г. составила 82,7 %. Оборот в расчете на 1 кв.м. общей площади в 2010 г. по сравнению с 2011 г. увеличился на 374,2 %, а оборот на 1 продавца увеличился на 1783,8 тыс. руб., и составил в 2012 г. - 12409,0 тыс.руб.

2.2 Программа исследования системы информационного обеспечения управления в организации

1.Методологический  раздел

Актуальность проблемы исследования состоит в том,что информационного обеспечения управления влияет в ООО «Кузя» на  сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Объектом исследования является ООО «Кузя»

Предмет исследования - информационного обеспечения управления ООО «Кузя»

Гипотеза. Информационного  обеспечения управления дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

Цель исследования – разработка пути совершенствования информационного обеспечения управления ООО «Кузя».

Задачи исследования:

1. провести анализ информационного обеспечения управления организации ООО «Кузя»
2. разработать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления ООО «Кузя».

Основные понятия:

Информационное обеспечение  управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях, процессах, событиях реального мира независимо от их представления..

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

2.Методический раздел

Методы исследования

Метод инвентаризации является наиболее трудоемким, поскольку требует фиксации всего разнообразия сообщений (документов, правил ведения бизнеса и данных). Но этот метод позволяет получить исчерпывающую картину.

Метод типических групп позволяет анализировать определенный вид сообщений.

Графический метод  используется для визуализации потоков сообщений в организации по следующим направлениям:

1) источникам и получателям;

2) видам сообщений;

3) срокам формирования сообщений у источника и поступления адресату;

4) периодичности;

5) объему;

6) срокам и участникам контроля и т.д.

 

2.3 Анализ информационного обеспечения управления организацией

 

В документационном обмене ООО «Кузя» в соответствии с организационной структурой задействовано 3 отдела магазина. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Процесс управления в  ООО «Кузя» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В ООО «Кузя» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Кузя» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Маршруты работы с  входящими и исходящими документопотоками  в ООО «Кузя» представлены в таблице 2.2.

 

Маршруты работы с  входящими и исходящими документопотоками

Таблица 2.2

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей  документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером  по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при  необходимости)
5. Передача адресату (конкретное  подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело