Отчет по учебно-ознакомительной практике в торговом павильоне «Борисфен»

Экспедитор - осуществляет поездки по юридическим адресам поставщиков, берет образцы типовых договоров, наименования продукции и сертификаты качества и отдает на утверждение директору.

Охранники – выполняют  охранные функции в соответствии с инструкциями, следят за порядком в торговых помещениях.

 

Схема структурного подразделения руководством

 

Директор

Главныйбухгалтер

Продавцы

Охранники

Помощникбухгалтера

 

Экспедитор

 

 

 

 

 

 

 

2 Специальная часть

2.1 Экономическая сущность  задачи учета и анализа заказов  на товары.

 

Экономическая сущность задачи заключается в отражении выполнения обязательств по поставке продукции по заказам поставщиками заказчикам.

Перечень решаемых задач:

-планирование заказов  на продукцию;

-учет выполнения заказов  в целом по объему поставок  с указанием времени, качества, подробной номенклатуры (что, сколько, кому), отклонений от запланированного графика поставок. Здесь предельно решается поисковая задача оперативного контроля по заказам, в т.ч. по отдельным заказам.

Целью решения задач является обеспечение персонала информацией о наличии заказов, состоянии их выполнения. Цель реализуется путем организации обработки информации и решением задач по поступившим заказам и фактической отгрузке по этим товарам. Заказанная продукция поставляется поставщиками по договорам поставки.

Данный предприниматель  Петренко Ф.В. заключает договора с  поставщиками, в которых определяется: предмет договора, сроки, условия  и порядок поставки товаров, ассортимент, требования к качеству и комплектности  товаров, цена, порядок расчетов, сумма  договора (но не всегда), условия поставки, порядок приемки товаров, ответственность сторон, заключительные положения, дополнительные условия и юридические адреса сторон. . В частности поставщиками являются предприятия, или частные предприниматели такие как: поставщики хлебобулочных изделий (г. Новомосковск), поставщики ликероводочной продукции, слабоалкогольных и безалкогольных напитков, табачных изделий, а также поставщики различных продуктов питания и т.д.

Состав и продвижение  документов в какой-либо деятельности, а также документооборот отражают состояние о движении потоков товарно-материальных ценностей. Например, документы-продажи при поступлениях в торговые павильоны (покупка). Документы и операции с ними однозначны для всех предпринимателей, стандартизованы по формам и содержанию, имеются лишь некоторые различия в формах представления и технологии обработки информации, связанные со спецификой деятельности каждого предпринимателя.

На сегодняшний день проблема автоматизирования ручного труда  крайне важна. Поэтому для современного предпринимателя работа без ЭВМ просто невозможна, так как отсутствие таковой системы обработки информации повлечёт за собой огромные затраты рабочего времени, а также сам процесс обработки будет длиться долго, в то время как с помощью автоматизированной системы это можно сделать гораздо быстрее и эффективнее. Это следует из того, что в данном торговом помещении документация практически ведется вручную, что очень затрудняет работу.

Исходная информация поступает  от заказчиков в форме заказов, контрактов, договоров с приложением спецификаций на необходимую продукцию.

Вопрос о необходимости  приобретения того или иного имущества  для осуществления предпринимательской  деятельности решает частный предприниматель. При этом в состав затрат относятся лишь расходы, непосредственно связанные с получением доходов. Частные предприниматели, объем налогооблагаемых операций по продаже товаров которых в течении какого-либо периода из последних двенадцати календарных месяцев превышал 1200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (20400грн.). Затраты учитываются по двум вариантам: либо подтверждаются документально, либо изменяется норма. Совмещать эти варианты в одном отчетном периоде нельзя. Однозначный ответ дает Государственная налоговая администрация Украины. Если затраты частного предпринимателя учитываются по норме, то чистый доход для начисления взносов в Пенсионный фонд Украины необходимо определять как разницу между валовым доходом и суммой затрат, начисленных по норме от валового дохода. Т. е. Можно воспользоваться формулой:

Налогооблагаемый доход=Валовый  доход-Сбор в Пенсионный фонд-Затраты

Еще раз напомним, что  в затраты включаются все расходы  предпринимателя связанные с  получением прибыли. Такие как:

-затраты на оплату  труда;

-затраты на приобретение технических средств – ЕККА, ЭВМ, принтер, морозильные установки, кондиционер и т. д;

-затраты на оплату  электроэнергии и т. п.

2.2 Анализ методики и  алгоритмы решения задачи учета  и анализа заказов на товары.

 

Постановка задачи — это характеристика организационной и экономической сущности задачи, взаимосвязи её с другими задачами.

Организационная сущность задачи — это способ организации решения  задачи. Здесь указывается: цель решения  задачи, для какого подразделения  предназначена, пользователь и для каких целей используется выходная информация; источник исходной информации и способы ее подготовки и передачи; место, периодичность и время решения. Если дается постановка нескольких задач, то вначале дается перечень этих задач в табличной форме. Затем излагается постановка каждой задачи.

Целью решения задачи является создание программы для облегчения работы по заказам товаров. Данная программа  значительно уменьшит затраты ручного  труда, сократит время, которое уходит на рутинные, много раз повторяющиеся операции, сократит экономические расходы и повысит эффективность работы в целом. Формируются заказы на товары по остаткам продукции, которая есть в наличии – это очень трудоемкая работа, которую можно облегчить, путем автоматизации необходимых расчетов. Для этого рассмотрим подробнее схему расчетов с поставщиками, чтобы иметь представление о поставленной задаче, т. к. расчеты с поставщиками являются неотъемлемой частью типовых договоров, а следовательно, и заказов на товары по ним.

Расчеты с поставщиками за поставленный товар осуществляются за наличный расчет в кассу и в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на расчетный счет Поставщика в течении семи банковских дней с момента осуществления поставки, или по предоплате. Расчеты за товар производятся по факту поставки, тара подлежит возврату или оплачивается сразу. Товар должен быть поставлен покупателю в течении двух дней с момента поступления заказа. В основном расчеты производятся за наличный расчет, потому, что суммы поставок не очень большие и это устаивает многих поставщиков. Очередной заказ на товар должен быть сформирован, по неимению задолженности перед поставщиком, т.к. заказ не будет принят и не будет поставлен, что повлечет за собой сбой в торговой деятельности предпринимателя.

Из этой ситуации можно сформировать состав документов для нашей поставленной задачи. Т. е. в следующем пункте мы рассмотрим состав входящих и выходящих документов, их взаимосвязь и оборот.

 

2.3 Анализ информационной системы решения задач

 

Автоматизированное рабочее место организуется для главного бухгалтера предпринимателя т. к. он ведет основную работу с поставщиками по заключенным договорам, формирует заказы на товары по остаткам, имеющимся в торговом павильоне.

В данный момент определяется состав выходных и исходных документов. Разрабатываются требования к документам по форме и содержанию, способам подготовки и представления, определяется состав и назначение справочников и системы кодирования, а также разрабатываются маски исходных, справочных и выходных документов, определяется взаимосвязь их реквизитов и способы формирования показателей выходных документов, затем строится логическая модель информационных взаимосвязей и дополняется каталог требований. Исходя из материалов исследования объекта, составляем схему информационных потоков по движению отдельных документов (по задачам), соединив их в последующем в модель информационных потоков по комплексам взаимосвязанных задач. Определяем источники информации, пользователей, порядок использования информации, операции с данными. Формулируем функциональное назначе­ние системы и моделируем документооборот. Определяем состав задач информационной системы.

 

Перечень и характеристика выходной информации

Наименование форм выходных документов

Форма представления

Период выдачи

Получатель информации

Сформированные заказы на товары по отдельным поставщикам

экран,

печать

по требованию

Поставщики

Ведомость учета расчетов с поставщиками

экран,

печать

по требованию

- « -

 

Перечень и характеристика исходной информации

Наименование форм входных документов

Форма представления

Частота поступления

Получатель информации

Счет на оплату

Ручной документ

По мере поступления

Покупатель

Товарно-транспортная накладная

Ручной документ

 

Покупатель

Договор на поставку, спецификация

Ручной документ

по мере поступления

- « -

Сертификаты качества

 

 

Покупатель

 

Документы прилагаются в приложениях.

Выходная информация представляется как вид документов, кадров на мониторе и файлов. Она должна содержать: заказ  на товары, спецификацию. В заказе должен быть:

-№ заказа;

-дата;

-наименование потребителя  и поставщика;

-реквизиты потребителя  (адрес почтовый, транспортный, общие  реквизиты);

Входная информация должна содержать:

-задание на отгрузку  с фактическими данными;

-накладные на продукцию;

-счет, выставленный на оплату;

-сертификаты качества.

В любом из исходных документов должна быть отражена дата и счета. Каждый исходный документ должен быть описан с тоски зрения способов подготовки и его формирования, способов контроля содержания и объемов обработанной информации. По выходным информация характеризуется составом содержания способов выдачи или способов представления, формы документов (стандарт), время, периодичность. Файлы исходных документов заказов и соответственно накопительные файлы и выходные файлы после обработки информации находятся в постоянном движении, т. е. информация в них периодически изменяется в связи с:

-наступлением новых заказов;

-изменениями наступивших  заказов.

Формируются массивы заказов  потребителей. В базе данных формируются: массив заказов, содержащий реквизиты потребителя, массив спецификации. Пример оформления массива заказов.

Массив заказов

«Шапка заказов»

Реквизиты

1.№ заказа;

2.Дата(…);

3.Наименование потребителя  (полное);

4.Наименование потребителя  (сокращенное);

5.Почтовый индекс;

6.Транспортные реквизиты;

7. Вид продукции.

Массив спецификации

Реквизиты

1.№ заказа;

2.№ спецификации;

3.№ изменения заказа;

4.вид продукции;

5.№ позиции;

6.наименование продукции;

7.марка, тип, ГОСТ или  ТУ;

8.[Размеры];

9.упаковка, маркировка;

10.количество [год, квартал, месяц];

11.наименование продукции;

12.реквизиты (п.7-10)

В реквизите массива спецификации количество детализируется по месяцам  года при этом целесообразно в  этой же структуре иметь свободное  количество по каждому месяцу года для проставления данных о фактическом получении товара.

Данная структура массивов «шапки» заказов и реквизитов по каждой позиции, спецификации заказов  позволяет решать задачи учета, контроля и анализа выполнения поставок потребителя, планирования поставок с учетом текущего состояния, формирования платежных документов и учета и контроля оплаты продукции.

 

Должность

 

Операции

Директор

Главный бухгалтер

Экспедитор

1. Обработка счетов на оплату

 

*Счет, накладная.

 

2. Подготовка договорной  документации, их утверждение

 

*

 

 

*

3. Учет взаиморасчетов  с поставщиками

 

 

*

 

4.Формирование заказов  на товары

 

*

 

Рис. 1.1 Схема документооборота по учету и анализу заказов на товары.

 

3 Охрана труда и техника безопасности

 

Охрана труда является социально-технической наукой, которая выявляет и изучает всевозможные опасности и профессиональные вредности, а также разра­батывает методы их предотвращения или ослабления с целью устранения. Основная задача по организации охраны труда и технике безопасности сводится к предупреждению несчастных случаев, заболеваний, травматизма и т. д. Основная цель ОТ и ТБ – предупредить возникновение этих опасностей.