Отчет по преддипломной практике в Архивном отделе Администрации города Нижний Новгород

Администрация городского округа Самара

Автономное муниципальное образовательное учреждение высшего профессионального образования

САМАРКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Факультет управления и информационных технологий

Кафедра управления персоналом

                            ОТЧЕТ

по преддипломной практике

в Архивном отделе Администрации городского округа Самара __________________________________________________

(название организации)

Выполнила студентка
очной формы обучения
специальности «Управление персоналом»
V курса_____761-Д_____группы

                                                           С.В. Данилова             

(подпись)       (инициалы и фамилия)

Руководитель практики от кафедры

____________________________________

(ученая степень, звание)        (подпись)        (инициалы и фамилия)

Самара – 2011

Содержание

Введение......................................................................................................................3

1.      Общая характеристика Архивного отдела Администрации г. Нижнего Новгорода..................................................................................................4

1.1  Исследование производственно-хозяйственной, коммерческой и фи­нансовой деятельности Архивного отдела...............................................................5

1.2  Анализ действующей системы управления персоналом в Архивном отделе.........................................................................................................8

1.3  Анализ системы мотивации персоналом Администрации г. Нижнего Новгорода …………................................................................................10

2.1  Разработка организационного проекта..................................................12

2.2  Результаты научно-исследовательской работы......................................13

Заключение………………………………………………………………………..14

Список литературы...................................................................................................15

Приложения .... .........................................................................................................16

Введение

Данная работа представляет аналитический отчет о прохождении преддипломной практики в Архивном отделе Администрации г. Нижнего Новгорода.

Время прохождения практики – с 03.02.2012г. по 16.03.2012г.

Цель преддипломной практики – изучение сущности, методики мотивации персонала Архивного отдела Администрации г.Нижнего Новгорода (ее специфики), закрепление профессиональных знаний, умений и навыков, полученных в процессе теоретической подготовки.

Цель настоящего отчета – проведение диагностики выполненной работы в процессе прохождения практики, анализ практических заданий, поставленных во время прохождения практики и их решения.

Поставленная цель определила необходимость решения ряда следующих конкретных задач:

      познакомиться с принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; процессом создания системы информации о содержании документов;

      провести анализ производственно-хозяйственной деятельности Архивного отдела;

      оценить действующую систему мотивации персонала;

      на основании проведенных исследований выдвинуть направление совершенствования системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности персонала.

Объектом исследования является Архивный отдел Администрации г.Нижнего Новгорода.

Предметом исследования служит деятельность Архивного отдела.

1.     Общая характеристика Архивного отдела администрации г. Нижнего Новгорода.

Юридический адрес Архивного отдела: 603003, г.Н. Новгород, ул.Свободы, 63, Контактный телефон: (831)273-18-5, Факс: (831)248-18-29

Архивный отдел Администрации г. Нижнего Новгорода как структурное подразделение Администрации г.Нижнего Новгорода был образован в 1996 году[1].  Выполняет функции муниципального органа управления по обеспечению сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов учреждений, организаций и предприятий города. Кроме того, в Архивный отдел поступают на хранение документы  по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий города, которые  затем используются для обеспечения социальных гарантий граждан.

В здании архива находится четыре хранилища, которые безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, имеют запасный выход, изолированы от рабочих комнат. Архивный отдел Администрации г. Нижний Новгород оснащен современным оборудованием для обработки и хранения документов: компьютерами, сканерами,  копировальными аппаратами, сплит-системами.

Архивные фонды размещены в порядке возрастания номеров. Архивохранилища оснащены топографическими фондовыми и стеллажными указателями, имеют схемы расположения фондов на стеллажах. В Архивном отделе сконцентрировано 450 фондов и 35 тыс.ед. хранения.

1.2             Исследование производственно-хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельности Архивного отдела

Деятельность Отдела организуется в соответствии в правилами и инструкциями об архивном деле, разработанными Федеральным архивным агентством и архивным отделом области[2], на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в администрации г.Нижнего Новгорода, утвержденного Администрацией и согласованного с архивным отделом области.

Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, научной и культурной общественностью, организациями и гражданами.

Финансирование и материально- техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения полномочий. Все услуги по приему, обработке и выдаче документов (справок по социально-правовым вопросам) предоставляются бесплатно.

     Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

1)     Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению:

        архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегордской области, в том числе образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления города Нижнего Новгорода; организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

        архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей;

        документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города Нижнего Новгорода;

        учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления деятельности Архивного отдела.

2)     Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, социальное, экономическое, политическое, культурное значение для муниципального образования:

        составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела, утверждаемых руководителем аппарата Администрации города Нижний Новгород и согласовываемых с управлением государственной архивной службы Нижегородской области; систематическая работа по уточнению списка;

        отбор и прием документов постоянного срока хранения в архивный отдел;

        проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящиеся в архивном отделе.

3)     Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию:

        информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

        исполнение запросов социально-правовых и иных запросов граждан; выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявление, предложений и жалоб; прием граждан;

        создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

4)     Организационно-методическое руководство деятельностью архивов, организаций и постановкой делопроизводства в органах местного самоуправления, муниципальных организациях, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации города Нижнего Новгорода в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

        ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях- источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города Нижнего Новгорода;

        рассмотрение и представление на согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела;

        рассмотрение и представление в управление государственной архивной службы Нижегородской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

        оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методике работы с документами;

        разработка и реализации мероприятий по улучшению работы архивов организаций;

        реализация отдельных государственных полномочий, переданных Архивному отделу Администрации города Нижнего Новгорода в сфере архивного дела в установленном законом порядке.

1.3             Анализ действующей системы управления персоналом в Архивном отделе Администрации г. Нижнего Новгорода.

Администрация города Нижнего Новгорода является исполнительно-распорядительным органом города Нижний Новгород, наделяемым настоящим Уставом[3] полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Нижегородской области. Администрация города Нижний Новгород состоит из отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Нижний Новгород.

Глава города  Нижний Новгород является высшим выборным должностным лицом города Н. Новгород, возглавляющим Администрацию города Нижний Новгород.

Управление персоналом Администрации города Нижний Новгород осуществляется Департаментом по Управлению персоналом и кадровой политике, основными задачами которого являются:

        Формирование концепции и основных направлений кадровой политики Администрации городского округа;

        формирование кадрового резерва;

        оптимизация и повышение эффективности системы подбора, ротации и расстановки кадров;

        создание и обеспечение условий для служебного роста муниципальных служащих;

        формирование и управление системой повышения квалификации, переподготовки и аттестации муниципальных служащих;

        обеспечение соблюдения трудового законодательства и законодательства о муниципальной службе в Администрации города Нижнего Новгорода;

        реализация в установленном порядке отдельных государственных полномочий Нижегородской области в сфере охраны труда.

Архивный отдел является структурным подразделением Администрации г. Нижний Новгород.

Отдел при исполнении своих функций взаимодействует с:

      Администрацией и ее структурными подразделениями;

      архивным отделом области;

      органами местного самоуправления администрации г.Нижнего Новгорода;

      органами государственной власти, организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории муниципального образования;

      общественными объединениями;

      гражданами.

Возглавляет Архив начальник отдела, назначается и освобождается от должности Главой города Нижнего Новгорода. Начальник Архивного отдела организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач, отчитывается о работе Архивного отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией города Нижнего Новгорода.

Работники Отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и трудовыми договорами. Структура персонала отдела представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Структура Архивного отдела Администрации г.Нижнего Новгорода

1.4             Анализ системы мотивации персонала Администрации г. Нижнего Новгорода.

Система оплаты труда и мотивации персонала Архивного отдела Администрации г. Нижнего Новгорода основана на следующих принципах: