Организация труда руководителя

—  Ставить  задачи и назначать ответственных за них, указывать сроки выполнения задач и взаимосвязь с другими задачами и их исполнителями. Используя для этого Бизнес-менеджер, вы исключаете вероятность того, что сотрудник может забыть о задаче, неправильно её понять или переложить ответственность на коллегу. Кроме того, это удобный инструмент и для организации труда руководителя. Данная функция значительно облегчает управление даже небольшой фирмой.

—  Объединять задачи в проекты, планировать осуществление  сложных проектов, в которых необходимо задействовать несколько работников или отделов. Полностью контролировать выполнение задач, поставленных подчиненным, и вносить коррективы в работу команды. Это эффективная система управления временем — вы точно будете знать, когда будут выполнены те или иные задачи, что позволит не только осуществлять управление фирмой, но и прогнозировать её дальнейшее развитие.

—  Упорядочить  структуру организации, создать  отделы, отнести каждого сотрудника к одному из них, определить его обязанности и установить иерархию между отделами и работниками. Собрать воедино все регламенты и определить зону ответственности каждого работника в компании. Каждый сотрудник в фирме будет знать, у кого в подчинении он находится и к кому может обратиться с тем или иным вопросом, а многие вопросы отпадут сами собой.

—  Планировать  отпуска и командировки, отслеживать  прогулы, назначать штрафы и контролировать выплату заработной платы и бонусов.

—  Обеспечить коммуникацию внутри компании, используя  личные сообщения, внутрикорпоративный форум и возможность добавлять комментарии к любой задаче или проекту. Такая организация взаимодействия между сотрудниками позволит не только корректно и максимально эффективно выполнять все поставленные задачи, но и поспособствует сплочению команды. А руководителю позволит сконцентрировать внимание на важных для компании бизнес-процессах.

—  Создать  базу контрагентов и указать контактные лица, привязать к ним проекты  и отдельные задачи. Программа  предусматривает возможность предоставления гостевого доступа к просмотру задач, связанных с конкретным контрагентом.

—  Составлять расписание собственных дел, встреч и совещаний, используя электронный  ежедневник. При этом, не выходя из системы, вы сразу сможете соотносить планы  с текущими задачами, связанными с управлением производством. Так, без лишних усилий, вы сможете держать под контролем все бизнес-процессы в компании и помнить обо всех своих делах и задачах.

—  Создать  полную базу документов, в которой  будет храниться информация, необходимая для работы компании. К примеру, промо-материалы или шаблоны договоров.

—  Планировать  и отслеживать финансовое положение  компании при помощи модуля «Финансы». Предусмотрена возможность управления денежными потоками, оперативного получения  отчётов о доходах, расходах и рентабельности организации. Можно привязывать финансовые операции к проектам или контрагентам, что позволяет отследить прибыль от каждого конкретного клиента или оценить баланс контрагента. Такое управление финансами фирмы снизит вероятность возникновения ошибок к нулю.

—  Организовать единое информационное пространство, позволяющее и руководителям, и  сотрудникам эффективно выполнять  свою работу. Даже управление небольшой  фирмой связано с трудностями  коммуникационного характера, а  если в вашей компании несколько сотен человек? Как наладить процесс общения внутри компании и соотнести его с текущими задачами бизнеса? Данная возможность позволит решить все проблемы взаимодействия производства и менеджмента, руководства и подчиненных.

—  Бизнес-менеджер содержит все необходимые модули, обеспечивающие слаженную работу команды и эффективное управление небольшой фирмой или крупным бизнесом. Разрабатывая программу, мы учитывали, что она может использоваться для управления различным бизнесом, от небольших дизайнерских студий и агентств недвижимости до крупных строительных компаний и типографий. И у нас это получилось - Бизнес-менеджер можно использовать для управления бизнес-процессами в любой организации. Не имеет значения, сколько человек работает в вашей фирме — десять или несколько сотен. Проверенные и удобные инструменты для продуктивного труда, возможность оперативно оценить положение дел в организации, интуитивно понятный интерфейс, продуманная организация труда руководителя, легкость в освоении и бесплатный доступ к Бизнес-менеджеру в течение месяца — всё это позволяет начать управлять бизнес-процессами в компании уже с момента регистрации. Мы непрерывно улучшаем свой продукт, делая его ещё совершеннее. 
 
 

2. . Отличительные особенности труда руководителя

Для эффективного осуществления функций планирования, организации, мотивации, контроля необходимо эффективное руководство.

Руководство - процесс  социальной организации и управления деятельностью членов группы. Управлять деятельностью людей - значит оказывать на них влияние, побуждая работать на достижение целей организации.

Влияние - поведение  одного лица, которое вносит изменения  в поведение другого. Влиять на других людей можно через просьбу, пожелание, угрозу, шантаж, приказ, мнение, идею и т.д. Возможность влиять появляется в том случае, если одно лицо находится в определенной зависимости от другого. Эти отношения зависимости определяются как властные отношения. Руководитель имеет возможность влиять на других потому, что он наделен властью. Но руководитель должен быть способным оказывать влияние на своих подчиненных, эффективно ими управлять в целях выполнения ими поставленных задач. Реализация такой способности есть лидерство. Лидер эффективно осуществляет формальное и неформальное руководство. Итак, определим еще одно понятие. Лидерство это способность оказывать влияние на отдельные личности, группы, направляя их усилия на достижение целей организации.

Неформальные  группы и организации возглавляются  лидерами, которые в отличие от формальных не назначаются, а завоевывают признание работников. Формальный лидер действует в рамках делегируемых ему полномочий. Действия неформального лидера определяются интересами группы или организации и могут выходить за рамки формальных отношений.

Руководство (или лидерство) в формальной организации осуществляется субъектом (руководителем), который наделен определенной властью.

Власть определяется как возможность влиять на поведение  других людей.

С понятием «власть» связано понятие властные полномочия. Это объем прав, которыми располагает руководитель при принятии решений по финансовым, кадровым, материально-техническим вопросам без согласования с высшим руководством.

В теории менеджмента  существует не один подход к проблеме лидерства (руководства):

- подход с  позиции личных качеств лидера, согласно которому эффективные руководители обладают определенным набором личных качеств. Сформировав в себе эти качества, можно стать эффективным руководителем;

- поведенческий  подход, который основной акцент  делает на определение наиболее эффективного поведения лидера, стиля руководства;

- ситуационный, в рамках, которого ученые пытаются  определить, какое поведение и  личные качества лучше всего  соответствуют определенным ситуациям. 

Приведем основные положения теории личных качеств, которую разработал У. Беннисом:

1. Управление  вниманием - способность лидера представить результат деятельности так, чтобы это было привлекательным для других.

2. Управление  значением - способность так передать значение созданного образа, идеи и видения, чтобы они были поняты и приняты.

3. Управление  доверием - способность построить свою деятельность так, чтобы получить полное доверие своих сотрудников.

4. Управление  собой - способность знать и вовремя признавать сильные и слабые стороны своей деятельности, умение привлекать для исправления слабых сторон ресурсы других людей Казначевская Г.Б. Менеджмент. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. - с.- 218..

Кроме того, У. Беннисом сделал существенный вклад в использование  теории в практике, сформулировал  качества лидера на основе интеллектуальных способностей, черт характера я профессиональных навыков.

Организация «пронизана»  отношениями власти. Без власти нет  организации и нет порядка.

Власть определяется не уровнем формальных полномочий, а степенью зависимости от другого лица. В этой связи руководитель обладает властью над своими подчиненными, так как они зависимы от него в вопросах заработной платы, удовлетворения социальных потребностей, предоставления работы и т.п. По существу власть держится на потребностях исполнителя или его ожиданиях в отношении удовлетворения потребностей, если подчиненный выполнит указания (поручения) руководителя.

Власть начальника над подчиненными - это только одна сторона власти -- видимая сторона. Но есть и другая - власть подчиненных над начальником. Ведь руководитель зависит от подчиненных в вопросах получения необходимой качественной информации для принятия решений, ответственности за результаты работы, которую выполняют подчиненные, способности подчиненных выполнять работу, неформальных контактов.

Таким образом, власть - процесс двусторонний, поэтому эффективный руководитель будет поддерживать баланс власти в организации: использовать свою власть над подчиненными в разумных пределах, достаточных для достижения целей, но не вызывающих непокорности подчиненных.

Власть проявляется  в определенных формах. Американские ученые выделили следующие пять форм власти:

1. Власть, основанная  на принуждении. При этой форме  подчиненный убежден в том,  что руководитель может помешать  удовлетворению какой-либо его потребности. Это влияние через страх. Данная форма власти приводит к определенному результату, но она не способствует раскрытию потенциала работников. Эта форма власти требует значительных затрат на жесткий контроль, который в условиях научно-технического прогресса не всегда возможен. Кроме того, в условиях жесткого контроля у работников появляется желание обманывать руководителей, искажать отчетные данные и т.д.

2 Власть, основанная  на вознаграждении. Подчиненный  верит, что руководитель имеет возможность удовлетворить его потребности. Рассматривается как наиболее эффективная форма власти. Однако ее применение возможно в том случае, если руководитель обладает достаточными ресурсами. Кроме того, руководитель должен хорошо знать потребности подчиненных, а они могут сильно различаться у разных работников.

3. Традиционная (законная) власть. В данном случае  человек реагирует на должность,  т. е. выполняет рекомендации  начальника, потому что так принято,  сложилось исторически.

4. Экспертная  власть. Подчиненный верит в руководителя и ценность его знаний. Подчиненный убежден, что специальные знания руководителя позволят удовлетворить его потребности.

5. Эталонная  власть (или власть, основанная на харизме). Харизма - это власть, построенная не на логике, традиции, а на силе личных качеств и способностей лидера. Подчиненный выполняет распоряжения руководителя, потому что хочет ему подражать. Предполагается, что лидер должен обладать привлекательной внешностью, иметь хорошие риторические способности, уметь хорошо держаться и т.д. Однако исследования показали, что харизматические лидеры не имеют стандартного набора характеристик, т. е. так называемая теория «великих людей» не нашла практического подтверждения. Если подчиненные видят в лидере идеальные в их понимании черты, достойные подражания, они подчиняются ему беспрекословно. 
 
 
 
 

1.3.  Функции, принципы и методы руководства 

В условиях современного производства руководитель-менеджер является одновременно администратором, специалистом, организатором, воспитателем и общественным деятелем.

Как администратор  он действует на основе право-властных отношений владения, пользования  и распоряжения применительно к  объекту управления в целом.

Специалист-менеджер, ставя задачи перед подчиненными, со знанием дела определяет не только в общем, но и конкретно, что надо сделать, как методически выполнить работу, сколько потребуется для этого времени и т.п. проверяет, верно ли понято его задание, интересует ли оно подчиненных.

Как организатор  он обеспечивает постоянную жизнеспособность производственной системы, ее готовность к достижению поставленных целей. Принимает меры к улучшению организации системы, уточняя состав элементов: Требования, предъявляемые к ним; порядок их взаимодействия.