Организация как система управления

Рис. 6. Матричная организационная структура

Преимущества матричной структуры:

- лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и спрос;

- более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;

- более гибкое и эффективное использование персонала организации, специальных знаний и компетентности сотрудников.

Недостатки матричных структур:

- трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения);

- необходимость постоянного контроля над соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или проектам;

- высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах, необходимость их обучения;

- частые конфликтные ситуации между руководителями подразделений и проектов или программ.

Поскольку к каждому руководителю применяются свои критерии оценки эффективности его работы, разногласия в отношении выбора оптимального решения в той или иной ситуации неизбежны. Так как матричная организация не обеспечивает последовательного подчинения руководителей разных уровней и категорий, нередко оказывается неясным, кто должен принимать окончательное решение - руководители функциональных подразделений или руководители по видам продукции. В связи с этим директора многих компаний считают, что управлять матричной организацией слишком сложно.[7]

4. Централизация и децентрализация в структуре управления

Структура считается централизованной, если большинство решений принимает высшее руководство. По мере передачи полномочий нижестоящим руководителям структура становится децентрализованной.

Степень децентрализации характеризуется:

- количеством решений, принимаемых на нижестоящих уровнях,

- важностью решений, принимаемых на нижестоящих уровнях,

- последствиями решений, принимаемых на нижестоящих уровнях. Если руководители среднего звена могут принимать решения, затрагивающие более чем одну функцию, то организация слабо централизована,

- контролем над работой подчиненных. В слабо централизованной организации высшее руководство редко проверяет повседневные решения подчиненных руководителей. Оценка действий делается на основании суммарных достигнутых результатах.

Централизованная структура используется организациями, которые невелики по размеру, предлагают относительно узкий ассортимент, используют стабильные технологии, работают в стабильных внешних условиях.

Децентрализованная структура используется, когда организация диверсифицирует деятельность, велика по размеру, использует разнообразные технологии, действует в быстро меняющейся внешней среде.

Преимущества централизации:

- лучшее использование знаний и опыта высшего руководства,

- меньшее количество управленческих ошибок,

- высшее руководство отвечает за всю организацию, поэтому не позволяет одним подразделениям расти и развиваться за счет других в ущерб общим интересам организации.

Преимущества децентрализации:

- качество решений может быть высоким за счет лучшей информированности руководителей нижестоящих уровней,

- стимулирует проявление инициативы,

- помогает подготовке молодых руководителей к более высоким должностям, предоставляя им возможность принимать важные решения в начале карьеры.

5.Оценка организационной структуры ООО «Росгосстрах-Сибирь»

5.1. Сведения об ОАО «Росгосстрах»

Российская государственная страховая компания «Росгосстрах» имеет богатую историю и многолетний успешный опыт работы. Образованная в феврале 1992 года, она стала правопреемником Госстраха РСФСР, который был создан в 1921 году. Развитие российского рынка страховых услуг в значительной степени определялось деятельностью Госстраха, а затем Росгосстраха.

Росгосстрах – крупнейшая в России страховая компания, которая оказывает существенное влияние на формирование страхового рынка.

Группа компаний «Росгосстрах» представляет собой вертикально интегрированный холдинг. "Материнской" компанией холдинга является ОАО «Росгосстрах», а основным административно-управляющим звеном – Холдинговая компания "Росгосстрах», созданная по типу управляющей компании и осуществляющая координацию деятельности предприятий, входящих в группу, в первую очередь 10 межрегиональных и региональных страховых обществ с ограниченной ответственностью, отображенных в Приложении 1 и Приложении 2.

Организационная структура управления «Росгосстрах» представлена в Приложении 3. Вся система работает по единым корпоративным стандартам управления, применяет универсальные страховые технологии. Она определяет направления стратегического развития как всей компании в целом, так и отдельных подразделений.

Росгосстрах зарекомендовал себя как надежный партнер, предоставляющий реальную страховую защиту.

5.2. Общая характеристика ООО «Росгосстрах-Сибирь»

ООО «Росгосстрах-Сибирь» учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации федеральным законом Российской Федерации от 08.02.1998 года № 14-ФЗ «Об о6шествах с ограниченной ответственностью» и иным законодательством Российской Федерации путем реорганизации в форме преобразования Дочернего страхового открытого акционерного общества «Росгосстрах-Новосибирск».

Общество является универсальным правопреемником по всем гражданско-правовым и иным передаваемым в порядке правопреемства правам и обязанностям, включая ответственность перед страхователями дочернего страхового открытого акционерного общества «Росгосстрах-Новосибирск», реорганизованного путем преобразования в Общество, а также следующих дочерних страховых открытых акционерных обществ, реорганизованных путем их присоединения к Обществу (Приложение 4).

Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Росгосстрах-Сибирь», сокращенное наименование Общества: ООО «РГС-Сибирь».

Место нахождения Общества: 630007, г. Новосибирск, ул. Октябрьская, д. 34.

Основной целью деятельности Общества является осуществление страховой деятельности и получение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются: страхование и перестрахование в соответствии с законодательством РФ и специальным разрешением (лицензией), включая дополнения к специальному разрешению (лицензии), получаемым в установленном законодательством РФ порядке.

5.3. Анализ организационно-управленческой структуры филиала ООО    «РГС-Сибирь» - «Управление по Иркутской области»

На территории области работает филиал ООО «Росгосстрах-Сибирь» - «Управление по Иркутской области», входящий в Группу компаний «Росгосстрах». Филиал образован в 2003 году в результате реорганизации системы Росгосстраха, проводимой в целях оптимизации деятельности компании.

Росгосстрах располагает самой разветвленной сетью квалифицированных агентов, которая интенсивно расширяется. В составе филиала работают 18 страховых отделов и два страховых агентства, 3 собственных центра урегулирования убытков в городах Иркутск, Братск, Тулун. Для удобства клиентов Росгосстрах открыл мобильные офисы продаж. Агенты Росгосстраха работают в самых отдаленных населенных пунктах области.

ООО «Росгосстрах-Сибирь» в своей деятельности руководствуется Уставом, зарегистрированным в Министерстве юстиции.

Высшим органом управления общества является общее собрание. Общее собрание вырабатывает направления экономического и социального развития; устанавливает порядок распределения прибыли; решает вопросы создания и прекращения деятельности обособленных подразделений; устанавливает направления внешнеэкономической деятельности; рассматривает и разрешает конфликтные ситуации, возникающие между администрацией и трудовым коллективом, а также другие хозяйственно-экономические вопросы, предусмотренные Уставом.

Все вопросы оперативной деятельности объединения решаются Генеральным директором и назначенными им заместителями, руководителями подразделений аппарата управления. Решения по социально-экономическим вопросам деятельности объединения вырабатываются и принимаются органами управления с участием трудового коллектива на общем собрании или конференции.

Организационная структура филиала ООО «Росгосстрах-Сибирь»:

Руководитель Территориального подразделения: административное подчинение – директору Филиала; функциональное подчинение – заместителю директора Филиала по продажам, заместителю директора Филиала по страхованию. Руководит: работниками Территориального подразделения Филиала и страховыми агентами. Организует и контролирует розничные и корпоративные продажи, мероприятия по оперативному маркетингу, проводит переговоры с партнерами и корпоративными клиентами Территориального подразделения, обеспечивает качественный состав агентов и организацию их работы в целях выполнения планового объема продаж и других бизнес-показателей Территориального подразделения.

Заместитель руководителя осуществляет те же функции, что и руководитель, подчиняясь самому руководителю.

Менеджер (по работе с партнёрами): административное и функциональное подчинение – руководителю Страхового отдела/ Генерального агентства/ Агентства; функциональное подчинение – главному менеджеру (по работе с партнерами) Дирекции, начальнику Отдела розничных продаж, заместителю директора Филиала по продажам. Обязанности: управление и поддержка продаж через партнёров на территории работы Страхового отдела/ Генерального агентства/ Агентства с целью увеличения объемов альтернативных продаж Филиала.

Менеджер корпоративных продаж: административное и функциональное подчинение руководителю Территориального подразделения; функциональное подчинение руководителю подразделения корпоративных продаж, Дирекции Филиала. Обязанности: Осуществление корпоративных продаж в Территориальном подразделении Филиала на основании методических рекомендаций ООО «ХК «Росгосстрах» и ОАО «Росгосстрах» с целью увеличения объемов корпоративных продаж Территориального подразделения Филиала.

Менеджер агентской группы: административное и функциональное подчинение – руководителю Страхового отдела/ Генерального агентства/ Агентства. Административное подчинение – начальнику Отдела розничных продаж, Главному/ Ведущему менеджеру Отдела розничных продаж Дирекции Филиала. Руководит группой страховых агентов. Обязанности: осуществление работы с группой агентов, направленной на улучшение структуры портфеля, увеличение клиентской базы Страхового отдела/ Генерального агентства/ Агентства Филиала с целью увеличения продаж Страхового отдела/ Генерального агентства/ Агентства Филиала.

Секретарь: административное и функциональное подчинение – руководителю Территориального подразделения; функциональное подчинение – начальнику Отдела делопроизводства и архива Дирекции. Обязанности: осуществление поддержки документооборота в строгом соответствии с утвержденным порядком работы, подготовка документации, обеспечение бизнес-процессов, в том числе организация подписания документации Директором Филиала/Руководителем Территориального подразделения в целях поддержания бесперебойности бизнес-процессов Филиала/Территориального подразделения.

Водитель: административное и функциональное подчинение – руководителю. Обязанности: выполнение безопасных перевозок и техническое обслуживание вверенного ему автотранспортного средства в целях поддержания бесперебойной работы Территориального подразделения Филиала.

Функция управления деятельностью учреждения реализуется подразделениями и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом. Многообразие функциональных связей и возможных способов их распределения между подразделениями и работниками определяет разнообразие возможных видов организационных структур управления. Эти виды сводятся в основном к двум типам организационных структур: кросс-функциональная и бригадная.

Все чаще в ООО «РГС-Сибирь» стали внедряться временные проекты, с четко установленными временными рамками начала и окончания проекта. Сосуществование целевых программ и временных проектов привели к новым проблемам и тем самым к необходимости реорганизации (совершенствованию) существующей организационной структуры.

Решения проблем подразумевает изменения в плане гибкости, мобильности, ясности в решении задач в работе страховой деятельности, а в частности сосуществования целевых программ и временных проектов в ООО «РГС-Сибирь».

Также цель совершенствования структуры управления ООО «РГС-Сибирь» состоит в том, чтобы с реорганизацией организационной структуры обеспечить достижение задач:

- повышение страховой культуры населения;

- привлечение внимания потребителей к страхованию;

- снижение трудоемкости производства, производственных затрат;

- повышение активности сотрудников;

- повышение качества предоставляемых услуг;

- извлечение большей прибыли.

Управление технологическим процессом зависит от конкретной структуры определенного учреждения, а так же от способа построения функциональной системы предприятия.