Организационный контроль: технологии совер шенствования и повышения действенности

         планирование                      организация и регулирование     

           

             анализ                     контроль                   учет

Рис.1.2. Место и роль внутреннего контроля в процессе управления организацией[2, c. 20]

1.3. Цели руководства предприятия при организации внутреннего контроля

         Основная цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений.

Для возможности управления объектом необходимо иметь представление  о степени управляемости данного  объекта, т.е. в какой степени он поддаётся управлению или в какой  степени в результате управления обеспечивается поддержание требуемого состояния или действия объекта  управления в соответствующий момент (период) времени. Степень управляемости  объектом и отражена в понятии  информационной прозрачности объекта  управления.

При разработке эффективной  системы внутреннего контроля руководство  предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия. Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьезной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий. Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1 и 2 могут казаться неэффективными. Но отказ от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.

4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

1. положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;
2. должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;
3. приказом об учетной политике предприятия;
4. приказами и распоряжениями генерального директора (директора),           иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций[18, с. 46-48].

Следовательно, руководство предприятия в условиях внутреннего контроля стремится к эффективному принятию решений в рамках управленческих задач.

1.4. Классификация  внутреннего контроля

1.4.1. Классификация по форме

Важнейший классификационный  аспект внутреннего контроля – формальный. В экономической литературе на данный момент нет общепринятого определения понятия формы внутреннего контроля и общепризнанных выделений его форм по сравнению, например, с формами бухгалтерского учета – мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная, упрощенная.

Представляется целесообразным дать определение, наиболее точно раскрывающее понятие формы внутреннего контроля организации.

         Категория форма в философской трактовке – это способ существования и выражения содержания предметов или явлений. Исходя из этого, дадим определение понятия формы внутреннего контроля организации.

Форма внутреннего контроля коммерческой организации – это  способ организации и выражения определенным образом упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации.

В качестве форм внутреннего  контроля организации нужно выделить:

1. внутренний аудит;
2. структурно-функциональную форму внутреннего контроля.

Выбор формы внутреннего  контроля зависит от:

1. сложности организационной структуры;
2. правовой формы;
3. видов и масштабов деятельности;
4. целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;
5. отношения руководства организации к контролю[2, с. 22].

1.4.1.1. Внутренний аудит

В экономике понятие «эффект  масштаба» означает, что, во-первых, по мере роста масштаба производства организация достигает снижения издержек за счёт действия ряда факторов (это положительный эффект масштаба); во-вторых, параллельно существует отрицательный эффект масштаба, который заключается в определенных управленческих трудностях, связанных с координированием и контролированием деятельности крупной организации. По мере роста масштаба деятельности этажи управления, разделяющие административный аппарат и уровни управления, реализующие рабочие программы, становятся все более многочисленными. Многоуровневый аппарат управления создает проблемы обмена информацией, координации решений, увеличивает вероятность принятия различными звеньями управления решений, противоречащих друг другу. Затрудняется контроль различных звеньев управления со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала (менеджеров). Если организация имеет географически разбросанные филиалы или отделения, в которых местное руководство принимает самостоятельные решения, центральному руководству необходима достоверная информация об их деятельности, осуществлять контроль и оценку принятых решений в целом[18, с. 64].

Цель внутреннего аудита – оказание помощи органам управления организации (предприятия) в осуществлении  эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего  контроля.

Организация внутреннего  контроля в форме внутреннего  аудита присуща крупным и некоторым  средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями:

1. усложненной оргструктурой – дивизиональная, матричная или конгломератная структура организации;
2. многочисленностью филиалов, дочерних компаний;
3. разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования;
4. стремлением органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут  решать задачи экономической диагностики, выработки финансовой стратегии, маркетинговых  исследований, управленческого консультирования.

К институтам внутреннего  аудита относят и ревизионные  комиссии (ревизоров), деятельность которых  регламентирована действующим законодательством. Этот институт в основном распространен  в акционерных обществах, обществах  с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах[2, c. 23].

1.4.1.2. Структурно-функциональная форма внутреннего контроля

Во многих организациях нет  отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита и ревизионной  комиссии (ревизора). В этом случае для  осуществления внутреннего контроля целесообразно использовать структурно-функциональную форму внутреннего контроля организации. Понятие «структурно-функциональная форма внутреннего контроля» отражает необходимые взаимодействия единиц оргструктуры (линейно-функциональной, дивизионной, матричной), соответствующие их контрольным функциям. Например, осуществление контроля, непременно входящее в должностные обязанности любого руководителя, должно включаться в функции любого ответственного лица. Данная форма, соответствующая содержанию первичной ступени развития внутреннего контроля, применяется всеми организациями наряду с более развитыми формами и независимо от них.

1.4.2. Классификация по времени осуществления контрольных действий

1.4.2.1. Предварительный  контроль

          Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы — средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительную оценку возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.

          Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

          На рис.1.4. показано 3 вида контроля  по времени:       

 

 

 

                                                            Время

Рис.1.4. Время осуществления  основных видов контроля[23, c. 436]

          Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных — все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например, анализируются  деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей устанавливается минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько  его характеристики соответствуют  необходимым требованиям.

          В отношении материальных ресурсов  вырабатываются стандарты допустимого качества поступаемых материалов, материалы проверяют на соответствие стандартов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров.

          Средством предварительного контроля  финансовых ресурсов является финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии его составления дает уверенность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства[20, с. 156-157].

1.4.2.2. Текущий контроль

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы  подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Организационные системы  контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему  термостат-обогреватель (при понижении  температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех  пор, пока не поступит второй сигнал –  о том, что достигнута нужная температура). Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель –  это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически  без внешнего вмешательства. Большинство  организационных систем контроля с  обратной связью относятся к  открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин[23, c. 437-438].