Коммуникации в организации

     

       
 
 

 

Рис.2. Процесс коммуникации.

     Обмен информацией начинается с формирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправить решает, какое именно сообщение он хочет передать. Именно на данном этапе определяется эффективность коммуникационного процесса в целом. До передачи сообщения отправитель должен принять в расчет множество факторов: что именно должен понять в расчет получатель, насколько эти идеи  уместны и адекватны с учетом конкретной ситуации и цели и др.

     Прежде  чем передавать идею, отправитель  должен с помощью символов понятных получателю, закодировать информацию, используя для этого слова, интонации и жесты, рисунки и др. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель выбирает канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования информации. К таким каналам относится передача речи и письменных материалов, почта, телефон, компьютерные сети, электронная почта, видеоконференции и т.д. Если канал связи непригоден для воспроизведения определенных символов, то передача информации будет затруднена или невозможна. Кроме того, канал должен соответствовать идее, сформулированной на первом этапе, иначе обмен информацией будет неэффективным. В некоторых случаях желательно использовать несколько средств передачи информации в сочетании. Это усложняет коммуникационный процесс, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации, однако делает его более результативным. Так исследования показывают, что одновременное использование средств обмена  устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем только обмен письменной информацией.

      На третьем этапе отправитель использует канал для передачи сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую иногда ошибочно принимают за процесс коммуникации. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Передатчиком может быть как сам человек, так и техническое средство (телефон, радио, факс, компьютер и др.).

     После передачи сообщения получатель декодирует его. Декодирование– это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя он поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Если реакции на идею не требуются, то процесс обмена информации на этом этапе завершается.

     На  этом этапе  обратной связи отправитель  и получатель меняются ролями: получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникационного  процесса при передаче своего ответа начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Сформулированный ответ передается получателю по выработанному каналу связи, тем самым замыкая цикл коммуникации. Обратная связь, хотя и замедляет процесс коммуникации, способствует повышению эффективности обмена информацией, повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

     Обратная  связь позволяет подавлять шум, который всегда в большей или  меньшей степени присутствуют в  системах передачи информации. Шумом  называют то, что искажает смысл  передаваемого сообщения. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Если уровень шума высок, это приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать информационный обмен.[7]

     Чтобы обратная связь была эффективной, она  должна обладать следующими характеристиками.

     Направленность, цель эффективной обратной связи  – улучшение качества работы каждого  отдельного работника, повышение его  ценности. Она не должна унижать  чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

     Описательный  характер. Эффективная обратная связь  должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально  сделал.

     Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

     Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет  информацию, которую работник может  использовать для улучшения качество своего труда.

     Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель может следить  за выражением лица получателя.

     Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

     Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается  значительно менее эффективной.

     Надежность  и достоверность. Характеризуют, насколько  получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в действиях подчиненного.[8]

 

Глава 2. Анализ производственно  – хозяйственной  деятельности предприятия

2.1.Организационно – экономическая характеристика предприятия ОАО «Полоцкий»

Адрес: 457625 Челябинская область, Кизильский район, с. Полоцкое, ул. Мира д.17

Руководитель ОАО «Полоцкий» - Н.М. Дружинин

Главный бухгалтер ОАО «Полоцкий» – Е.В. Карнеенко

        Полное наименование предприятия: Открытое Акционерное Общество «Полоцкий».

        Сокращенное наименование предприятия: ОАО «Полоцкий»

        ОАО «Полоцкий» находится в  южной части Кизильского района, Челябинской области. Предприятие расположено  в степной зоне, климат континентальный и недостаточно увлажненный. Зима продолжительная и холодная. Снежный покров отличается неравномерностью и незначительными высотами. Наибольшая из средних высот 25-30 см. Лето умеренно жаркое с периодическими повторяющимися засухами.

     Климатические ресурсы территории обеспечивают в  целом нормальные условия для  проживания людей и развития многих видов хозяйственной деятельности.[13]

         Цель деятельности предприятия является производство и реализация сельскохозяйственных продуктов, а именно: мясо, зерновые и зернобобовые культуры.

        Рассмотрим организационную структуру  управления предприятия ОАО «Полоцкий».

        Высшим органом управления в ОАО «Полоцкий» является собрание акционеров, исполнительным органом управления является директор, который осуществляет текущее руководство деятельностью предприятия. 
 

 

       

     

 
 
 

     

       
 

Рис.3. Организационная структура управления предприятия ОАО «Полоцкий»

        Директору предприятия подчиняются главные специалисты квалификация и профессионализм которых оценивается очень высоко. Результаты их работы оцениваются показателями, характеризующими выполнение поставленных перед ними функциональных целей и задач.

       За конечный результат в целом несет ответственность  линейный руководитель, задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в достижение поставленной цели.

        Линейно-функциональная структура управления является наиболее рациональной структурой для предприятия данного типа: достигается жесткая дисциплина, четкое выполнение должностных инструкций, разделение и кооперация труда. Недостатком данной системы является отсутствие творчества специалистов, условий для развития интеллектуальных способностей в коллективе.

        Рассмотрим структуру товарной продукции.

Таблица 4 - Структура  товарной продукции предприятия  ОАО «Полоцкий» за 2008-2010 года.

 

        В таблице 4 был проведен анализ структуры товарной продукции предприятия ОАО "Полоцкий" за 2008-2010 года. По данным таблицы мы определили, что предприятие имеет направление по выращиванию КРС. За анализируемый период предприятие реализует следующие виды продукции растениеводства: зерновые и зернобобовые, подсолнечники и прочую продукцию растениеводства. Так же реализует следующую продукцию животноводства: КРС, лошади и продукцию животноводства.

         Чтобы получить представление об основных показателях, характеризующих  размер предприятия ОАО «Полоцкий», рассмотрим таблицу 5.

Таблица 5 - Размер предприятия ОАО «Полоцкий» за 2008-2010 года.