Коммуникации в организации

     Опросы, проведенные американскими исследователями организации, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний, говорят о том, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности организации.

     Действительно, обмен информацией включен как  важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи не существуют или  не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

• руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и её обработку;
• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;
• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает а подразделение организации и к её руководству из разных источников;
• работники организации мало осведомлены о её деятельности, планах, ориентации и положения во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнением распоряжений руководства и т.д.

     В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием. 

1.2.Виды коммуникаций

     Коммуникации, осуществляются в организациях, могут  быть классифицированы по ряду признаков (табл.1)

     Коммуникации, осуществляющиеся с помощью технических средств информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем.

Таблица 1 - Классификация коммуникаций в организации.

 

     Межличностные коммуникации – это коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют большую значимость для изучения организационного поведения. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы (рис.1).

     Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью  отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

     

 

 

            

Рис. 1 Факторы, влияющие на межличностные коммуникации.

      Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности – также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

     В отношении ожидания получателя важно  отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

     Статус  отправителя может быть по-разному  воспринят получателем. Получатель может признавать его, а может воспринимать статус как личною угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает её.

     Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

     Вербальные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы  кодирования.

     Большую часть рабочего времени менеджеры  тратят на личное общение с другими  индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А.Мейрабиана [2] лишь 7 % с сообщений определены их вербальным содержанием, 93% имеют невербальную природу.

     Невербальные  коммуникации – сообщения, посланные  отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

     С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

     Формальные  коммуникации позволяют упорядочивать  и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими  регламентами:

• организационными (схемой организационной структуры);
• функциональными (положение об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

     Формальные  коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую  структуру управления.

     Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражения человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

     Неформальные  коммуникации часто называются «виноградной лозой», информация в ней часто  распространяется с помощью слухов (табл. 2).

     По  данным некоторых исследователей, слухи  по меньшей мере на 75% являются точными.

Таблица 2 - Виды слухов  и их характеристика.

 

     Нисходящие  организационные коммуникации представляют собой поток информации от высших уровней руководства к нижним. Почти половина контактов менеджеров приходится на подчиненных, а вторая – делится между начальниками, коллегами и внешними субъектами.

         Восходящие коммуникации выполняют также функцию снабжения менеджеров информацией о происходящем на более низких уровнях.

       Информация по каналам передается по вертикали – сверху вниз, снизу верх, а так же в горизонтальной плоскости и по диагонали (табл.3)[2]

Таблица 3 - Характеристика вертикальных коммуникаций.

 

     В последнее время менеджеры используют новую форму восходящих коммуникаций – рабочие группы, регулярно собирающихся раз в неделю для обсуждения и решения производственных и сервисных проблем, они называются кружками качества. Восходящие коммуникации. Как правило, осуществляются в форме отчетов. Предложений и пояснительных записок.[4]

     Горизонтальные  коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов  и подразделений на одних и  тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствует повышению  эффективности использования всех видов ресурсов организации.

     Диагональные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений  различных уровней иерархии. Они  используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими  способами затруднены.[5] 

1.3.Процесс коммуникаций  в организации

     Основу  процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры  – подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью  соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирование электронных средств связи и т.д.

     Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя или более людьми. [6]

         Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     В процесс обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

     Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации.

     Сообщение – информация, закодированная с  помощью символов.

     Канал – средство передачи информации.

     Получатель  – лицо, которому предназначена  информации.

     Процесс коммуникации можно представить  в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов: формулирование идеи, кодирование и выбор канала связи, передача сообщения, декодирование сообщения, обратная связь.