Коммуникации в менеджменте

Суть  коммуникаций, их общая  характеристика  и роль в деятельности менеджера

• Часть 1
• | 2
• | 3
• | 4

   Коммуникации (от англ. communicate - сообщать, передавать) - понятие, используемое в менеджменте и социальной психологии в двух значениях: для характеристики структуры деловых и межличностных связей и для обмена информацией в человеческом общении вообще.

   Коммуникации  служат жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей, без чего немыслим процесс труда, профессиональная и управленческая деятельность, прогресс личности. Не обладающий даром коммуникации менеджер подобен  певцу без голоса. На первый взгляд, у него есть все необходимое, чтобы  стать истинным лидером: ум и профессиональные знания, организаторский талант и  добросовестность, - а люди, тем не менее, не хотят работать под его  началом. Оказывается, ему недостает  умения проникнуться интересами подчиненных  коллег, поставить себя на их место  и увидеть проблемы их глазами, распознать слабые и сильные стороны каждого  из них и находить с ним общий  язык.

   Между тем должность руководителя по сути своей подразумевает постоянное общение с людьми различного возраста, пола, характера и далеко не одинаковых интересов. Неизбежность личных контактов  с ними следует из отношений субординации, поскольку всякое управленческое воздействие  передается сверху вниз через непосредственных подчиненных, по горизонтали - через  коллег, и от них же по каналам  обратной связи менеджер получает информацию о последствиях этих воздействий.

   При всех условиях важно четкое понимание  того, что умение вступать в контакты - не менее значимый элемент профессиональной деятельности менеджера, чем специальные  знания и навыки работы. Во многих случаях  такое умение составляет решающую предпосылку  успешной управленческой деятельности.

   В процессе коммуникаций менеджер заинтересовывает своих подчиненных или коллег в творческом сотрудничестве, способствует формированию в группе морально-психологического настроя, ориентированного на повышение  производительности труда, преодоление  проявлений бюрократизма и привлечение  работников к активному участию  в управлении. Тем самым качество коммуникации менеджера естественным образом сказывается на конечных результатах труда группы.

   Еще один аспект коммуникации: умение менеджера  общаться предопределяет его возможности  на только на административную власть, но и на неформальные отношения. Верно, что люди становятся лидерами не только в силу определенных свойств личности, но и благодаря различным ситуационным факторам. И все же наиболее совершенным справедливо признается лидерство, ориентированное на достижение общих целей путем использования творческого потенциала внутригрупповых взаимоотношений и базирующееся на правильно понимаемых мотивах деятельности, определяющих поведение людей в различных ситуациях.

   Значимость  коммуникации менеджера с очевидностью возрастает по мере усиления роли человеческого  фактора, ужесточения требований к  работникам управления, расширения потребности  в принятии нестандартных решений  в условиях недостаточности информации, повышения ответственности каждого  за исполнение возложенных на него функций.

   Коммуникация  приобретает все большее значение в удовлетворении социальных потребностей работников, а через это и для  осуществления функциональных задач  трудовых групп. Тот, кто владеет  искусством коммуникации, с большей  результативностью реализует творческий потенциал сотрудников, их чувство  долга и ответственности, более  продуманно выбирает средства воздействия  на них.

   Сейчас  больше, чем когда-либо в прошлом, способность к коммуникации повсеместно  признается важнейшей составляющей стиля руководства.

   Необходимо  отметить тот факт, что коммуникация - это своего рода искусство, для  овладения которым нужны, помимо знаний и опыта, определенные природные  задатки. Здесь недостаточно одного ума - нужна еще мудрость. Присущий нашему времени все проникающий  рационализм и быстрые решения  не отрицают, а, напротив, стимулируют  интерес к личности, отличающейся высоким интеллектом и многообразными ценностными ориентирами, в общении  с которой приходится проявлять  мудрость.

   Исходя  из этих рассуждений, коммуникацию можно  определить как процесс обеспечения взаимопонимания люден посредством обмена информацией - мыслями, идеями и даже эмоциями, - используемой для установления межиндивидуальных связей и взаимодействия участников совместной деятельности. Т.е. коммуникация предстает как специфический для каждого способ взаимоотношений, как способ бытия посредством взаимосвязей с другими людьми. В ней существенно значение обмена информацией, социально-психологических контактов, выбора адекватных конкретной ситуации методов воздействия на собеседника, правильной реакции на его слова и действия.

   В процессе коммуникации люди ощущают  свою индивидуальность и познают  намерения друг друга. Посредством  ее ценностные ориентации отдельных  работников трансформируются в единство целей, достижение которых гарантируется  соответствующей модификацией поведения  людей. Без двустороннего обмена информацией невозможны коммуникация и взаимопонимание.

   Коммуникация, как вполне справедливо считает  Г.С.Кунц и О.Донел в работе «Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций». (Т.2. - М.: Прогресс, 1981. - С.332.), становится производительной силой вследствие того, что она выступает как «средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность». В коммуникации находят свое конкретное осуществление общественные отношения, особенно производственные.

   Коммуникации  выполняют функции двоякого рода - социальные и социально-психологические, обуславливаемые тем, что в групповых  действиях каждый человек выступает  одновременно в двух ипостасях: как  исполнитель социальной роли, определяемой его положением в структуре группы, и предписываемыми ею нормами  поведения, и как неповторимая личность. В первом случае человек обязывается  соблюдать нормативно одобренный образец поведения, ожидаемый от каждого, занимающего данную позицию. Ожидания эти не зависят от сознания и поведения конкретного индивида, их субъектом является не индивид, а общество. Во втором случае человек следует своей индивидуальности, особенностям высшей нервной деятельности и определяемого ею темперамента, обнаруживая в своем поведении эмоциональные привязанности, антипатии и пр.

   Вообще  всякая коммуникация есть сотрудничество людей, поскольку они вступают в  контакт с целью осуществления  общими усилиями определенной деятельности, и притом связанной не только с  исполнением служебных обязанностей, но и с удовлетворением потребности  во внеслужебном общении.

   Итак, все сказанное свидетельствует  в пользу того, что менеджеру следует  постоянно проявлять пристальное  и заинтересованное внимание к сотрудникам, осуществлять анализ взаимоотношений  людей, форм контактов и средств  их установления, способов включения  человека в группу, факторов, определяющих его поведение в процессе совместной функциональной деятельности. В этом случае менеджер получает реальную возможность  учитывать в своей работе индивидуальные особенности и склонности сотрудников, быть их воспитателем, создавать в  группе благоприятный для труда  социально-психологический климат, постоянно поддерживать и обогащать  необходимые контакты.

Виды  коммуникаций менеджера

• Часть 1
• | 2

   Эффективность коммуникации во многом зависит от способа распространения информации, которой может быть вертикальным, т.е. вверх и вниз по иерархическим  уровням управления, или горизонтальными - между работниками одного уровня. Исследованиями установлено, что в условиях горизонтальной коммуникации эффективность достигает 90%, тогда как при вертикальной она не превышает20-25%, и, следовательно, в четырех из каждых пяти случаев информация от менеджера не доходит до исполнителей или же грубо искажается. В первом случае высокая эффективность объясняется тем, что люди, работающие на одном уровне и находящиеся в повседневном общении, лучше знакомы с проблемами своих коллег и хорошо понимают друг друга.  

   Кроме того, принято различать коммуникации ролевые, определяемые служебным статусом, и личностные, хотя на практике не всегда это удается. Они настолько переплетаются, что зачастую личностные по форме предстают как ролевые и наоборот. Совместная деятельность предполагает согласование действий, что требует понимания каждым ее участником целей, задач и специфики деятельности, своих возможностей по ее реализации, а также опирающегося на это понимание взаимодействия.

   То  обстоятельство, что менеджер часто  выполняет руководящие функции  и тогда происходят коммуникации его с подчиненными, вызывает помимо воли менеджера коммуникации формальные и, по необходимости, социально-психологические. В процессе их выявляются интересы подчиненных, познаются менеджером мотивы их поведения, что создает предпосылки для взаимного приспособления, а там, где это требуется, - для изменения поведения в желательном направлении.

   Коммуникации  возможны опосредованные (косвенные) или непосредственные (контактные). Общая тенденция такова, что по причине закономерного усложнения связей в объектах управления все большее распространения получают опосредованные коммуникации, но достоинств, несомненно, больше у непосредственной коммуникации, которая обеспечивает прямое, не обусловленное опосредующими звеньями восприятие партнеров и их поведения.

   Коммуникации  менеджеров с внешней  средой. Элементами внешней среды, с которыми необходимо налаживать коммуникации, могут быть заказчики, поставщики, потребители, кредиторы, конкуренты, окружающее население, пользующееся инфраструктурой, налоговые службы, санэпидемические станции, экологические службы, милиция, политическая власть, юридические службы, профсоюзы, служба найма, безработные, организации или частные лица, ожидающие благотворительности, спонсорства или шефской помощи и т.п.

   Коммуникации  между подразделениями  организации (горизонтальные коммуникации) нужны не только для выполнения обязательных функций, но и для обмена информацией по координации задач и действий, о новых технологиях и открытиях, перспективных формах организации и т.п. Иногда в крупных организациях для обеспечения или улучшения горизонтальных коммуникаций создают специальные подразделения или комитеты (патентные службы, службы научно-технической информации, координационные советы, канцелярии, группы референтов, инициативные комиссии, творческие группы и т.д.).

Формы коммуникации менеджера

• Часть 1
• | 2
• | 3
• | 4
• | 5
• | 6

   Всякая  коммуникация отличается не только определенным содержанием но и формой. Содержание коммуникации предстает как коммуникативный процесс взаимного выражения состояния и обмена информацией, а основная цель процесса - обеспечение понимания информации. Процесс коммуникации состоит из четырех основных элементов:

   -  источник информации - лицо, формирующее, создающее информацию и передающее ее;

   -  факт - собственно информация, закодированная с помощью символов или прямая;

   -  средство передачи информации;

   -  адресат - лицо или группа, для которых предназначена информация.

   Процесс передачи информации разновременный - от долей секунды до многих лет. Тем  не менее, все элементы в нем участвуют  обязательно. Также выдерживаются  и все этапы прохождения процесса, а именно: зарождение источника и  оформление информации; выбор средств  передачи информации; передача информации; прием, организация и интерпретация  информации.

   Форма коммуникации - это процесс взаимодействия людей, их поведения по отношению друг другу при передаче информации. Решающее значение имеет, надо полагать, содержательность коммуникации, ее насыщенность полезным для дела смыслом, поскольку в противном случае и самая эффективная ее форма не может привести к требуемым результатам. Вместе с тем и неудачно выбранная форма коммуникации способна принизить или вовсе свести на нет ее смысловую нагрузку. В этой связи в каждом конкретном случае существенно значение выбора менеджером формы коммуникации, адекватной сложившейся ситуации, особенностям собеседника или группы, способней дать наиболее хорошие результаты. Конкретные формы коммуникации менеджера с сотрудниками могут быть самыми различными в зависимости от преследуемых целей: беседы, собрания и производственные совещания, публичные выступления перед работниками, телефонные переговоры, посещение цехов, предприятий, организаций и др.