Информация как ресурс менеджера

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра организации и управления  
  

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: Менеджмент

на тему: Информация как ресурс менеджера 

 
  
 

Студентка: Волк Светлана Васильевна

4 курс ФМ, ЗФО,  группа РКП-2  
 

Руководитель:      Лаврова Елена Валентиновна  
  
  
  
  
  
  
 
 
 
 
 

МИНСК 2010 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение……………………………………………………………………3

1.Потребность  информации……………………………………………….5

2 Анализ предприятия ОАО "МАЗ……………………………………….10"

2.1 Организационно-экономические характеристики предприятия

ОАО "МАЗ"………………………………………………………………………………10

2.2 Управление информацией на  предприятии ОАО "МАЗ…………….13

Заключение…………………………………………………………………..24

Список использованных источников………………………………………27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Инфopмaция - этo cвeдeния oб oкpyжaющeм миpe (oбъeктax, явлeнияx, coбытияx, пpoцeccax и т.д.), кoтopыe yмeньшaют имeющyюcя cтeпeнь нeoпpeдeлeннocти, нeпoлнoты знaний, oтчyждeнныe oт иx coздaтeля и cтaвшиe cooбщeниями (выpaжeнными нa oпpeдeлeннoм языкe в видe знaкoв, в тoм чиcлe и зaпиcaнными нa мaтepиaльнoм нocитeлe), кoтopыe мoжнo вocпpoизвoдить пyтeм пepeдaчи ycтным, пиcьмeнным или дpyгим cпocoбoм (c пoмoщью ycлoвныx cигнaлoв, тexничecкиx cpeдcтв, вычиcлитeльныx средств и т.д.)

     Нaм  интepecнa yпpaвлeнчecкaя и экoнoмичecкaя  инфopмaция. Инфopмaция oблaдaeт cлeдyющими cвoйcтвaми: дocтoвepнocть и пoлнoтa; цeннocть и aктyaльнocть; яcнocть и понятность.

     Цeннocть инфopмaции зaвиcит oт тoгo, кaкиe зaдaчи peшaютcя c ee пoмoщью. Актyaльнyю инфopмaцию вaжнo имeть пpи paбoтe в пocтoяннo мeняющиxcя ycлoвияx. Еcли цeннaя и aктyaльнaя инфopмaция выpaжeнa нeпoнятными cлoвaми, oнa мoжeт быть бecпoлeзнoй. Инфopмaция cтaнoвитcя яcнoй и пoнятнoй, ecли oнa выpaжeнa языкoм, нa котором говорят те, кому предназначена эта информация.

     Инфopмaция, кoтopaя oбcлyживaeт пpoцeccы пpoизвoдcтвa, pacпpeдeлeния, oбмeнa и пoтpeблeния мaтepиaльныx блaг и oбecпeчивaeт peшeниe зaдaч opгaнизaциoннo-экoнoмичecкoгo yпpaвлeния нapoдным xoзяйcтвoм и eгo звeньями, нaзывaeтcя управленческой.

     Управление  без информации невозможно. Без обладания  ею, без прочных и глубоких знаний затруднительно ориентироваться в окружающем мире и принимать обоснованные управленческие решения.

     Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ими помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.

     Владение  информацией означает обладание  реальной властью – ведь нехватка информации, как впрочем и избыток  ненужной, дезориентирует любую хозяйственную  деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

     Каждый  руководитель компании хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий важнейшее организация внутренних и внешних связей (коммуникаций). 
         Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует , руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание. 
Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организационных форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений между людьми. 
            Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. А часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения, является управленческой информацией. 
             Управленческая информация должна, в свою очередь, рационально собираться и использоваться. Именно вопрос эффективности использования информации в деятельности организации и описывается законом информированности упорядоченности. 
         Исследования показывают, что от 50 до 90 % рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящей в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшие условие развития любой организации.

     Существует  прямая связь между информированность  и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях  из 10, а в плохо информированные  – только в 4. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.ПОТРЕБНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ

       Потребность в управленческой  информации определяются содержанием  решаемых задач; пониманием и  людьми; уровнем опыта и образование  последних – чем они выше, тем  меньше сотрудники и нуждаются  в дополнительной информации.

     Информацию  можно рассматривать с разных точек зрения:

     -по  месту возникновения она бывает  внешней и внутренней;

     - по направлению  движения -  входной и исходящей;

     - по содержанию – экономической,  правовой, технической и пр.;

     - по возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных;

     - по назначению информация может  быть оперативной, которая служит  для корректировки деятельности  организации, и отчетной, предназначенной для анализа итогов её деятельности;

     -по  возможности закрепления и хранения  выделяют нефиксированную информацию, которая содержится некоторая  время в памяти людей, а затем  постепенно забывается, и фиксируемую  на носителях, хранящуюся практически бесконечно (свидетельством этому являются наскальные надписи и рисунки). На сегодняшней день существует такие носители как вещественные, магнитные электронные.

     - по роли в управлении информация  подразделяется на основную, необходимую  для разработки важнейших решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую;

     - по степени готовности для  использования информация бывает  первичной, исходной (совокупность  несистематизированных данных, полученных  непосредственно из их источника  и содержащих много лишнего, ненужного) и конечной производной, дающей принимать обоснованные управленческие решения);

     - по степени значимости информация  подразделяется на важную и  желательную, без которой можно  обойтись (об итогах работы, внутренней  жизни и т.п.)

     - по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что позволяет принимать любые решения;

     - по степени применения информация  бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем); функциональной – для родственных; индивидуализированная – содержит сведения только о данной проблеме;

     - по степени надежности различают  достоверную и вероятную информация. Характер последней может быть  обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально  ложных сведений;

     - по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. Нужно иметь в  виду, что форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие на людей. С этой точки зрения, например, устная, как правило, эффективнее письменной.

     Управленческая информация – совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в её окружении.

     Управленческая  информация различается по месту  возникновения, направлению движения, содержанию возможности применения, назначению, возможности закрепления, носителям, роли в управлении, степени готовности для использования, важности, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

     Сообщение. Это информация, которую источник передает получателю. Большинство сообщений  передается в вербальной (словесной) форме, но сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправитель передать, кодируется, т.е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

     Канал. Это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы- передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т.д. Важно правильно выбрать канал. Чтобы обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

     Примеры неправильного выбора руководителя каналов:

     а) Руководитель хочет указать подчиненному на его плохую работу, допускаемые  им ошибки и нарушения и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или посылает ему записку. Понятно, что по этим каналам передать идею о серьезности нарушений подчиненному не удастся. Здесь следует выбрать другие каналы, как официальное письмо или совещание.

     б) Руководитель желает отметить особые достижения подчиненного  и направляет ему служебную записку. В этом случае эффективными каналами будут другие: разговор с подчиненным, а затем официальное письмо с выражением благодарности.

     Получатель. Лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декорирует сообщение. Декорирование- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Есть символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель. Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен. Это и есть обратная связь.

     Обратная  связь. Это реакция получателя на сообщение источника, а также источником реакции получателя на сообщение. Обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

     Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут. Отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был.

     Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к  объекту управления, и наоборот, без правильного понимания и получаемой информации управленческая работа невозможна. В менеджменте коммуникации- это обмен информацией между людьми.

     

     Рисунок 1 Коммуникационный процесс.

     Коммуникационный  процесс можно разделить также  на составляющие его взаимосвязанные этапы. Они таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декорирование.

      На каждом этапе из этапов  процесса смысл может быть  искажен или даже полностью  утрачен.Причины искажения могут  быть самыми разными и варьировать от языка 9в вербальном и невербальном оформлении) до различной в восприятии, а также в организационном статусе между руководителем и подчиненными.