Информация как ресурс менеджера

        Менеджер должен стремиться к  упорядочению коммуникаций с  точки зрения их регламентации:

• кто кому дает информацию;
• какого содержания;
• в какой форме
• по какому каналу связи;
• с каким эффектом.

     Коммуникации  в организации делятся на формальные и неформальные (официальные) и неформальные.

     Формальные  коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляется по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделяют:

     Вертикальные, когда информация перемещается с  одного уровня иерархии на другой;

     Горизонтальные  между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности и различных подразделений.

       Вертикальные  коммуникации, в свою очередь подразделяются на: восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней  на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

       Нисходящие, осуществляются сверху вниз.Этот тип  коммуникации непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

       Неформальные  коммуникации не следуют общим правилам данной организации и происходят по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

       В организационных коммуникациях  могут быть преграды, снижающие их эффективность. Под эффективностью коммуникаций понимают быстроту прохождения информации до адресата и сохранение её адекватности. Это могут мешать:

       1) информационные перегрузки (преграды  из-за большого объема информации, неумение менеджера отбирать  действительно нужную и важную  информацию).

       2) неудовлетворительная структура организации (если структура организации неоправданно усложнена, то информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается, или неправильно трактуется).

       3) неудовлетворительный кадровый  состав.

       4) неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

       5)конфликты  между разными группами и подразделениями.

       Каковы  же способы преодоления преград?

       Это:

       -регулирование  информационных потоков. Именно  это направление вызвало необходимость  создания на предприятии системы информационного менеджмента, что в свою очередь повлекло создание системы knowledge- менеджмента (управление знаниями);

       -управленческие  действия. Они включают в себя  планирование, организацию, мотивацию,  контроль;

       -системы  обратной связи. Если они не  отработаны, то теряется смысл в самом коммуникационном процессе;

       -системы  сбора предложений. Это могут  быть анонимные ящики и звонки;

       -информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации; 

       -современные  информационные технологии. Оснащение  предприятий персональными компьютерами, а также это электронная почта, Интернет, видеоконференции и т.п.

       Несколько слов о проблеме слухов в организации.

       Проблема  слухов связана с существованием неформальных коммуникаций.

       Слухами называется любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации. Слухи возникают, если сотрудники испытывают недостаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, если информация поставляется нерегулярно, с запозданием.

       Типичная  информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;
• новые меры по наказаниям за опоздание;
• изменения в структуре организации;
• грядущие перемещения и повышения;
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
• кто кому назначает свидания после работы.

     Существует  две точки зрения, каким образом  свести к минимуму эти слухи:

     -распространение  максимально возможной информации  через каналы формальной коммуникации;

     -поощрение  сетей неформальных коммуникаций  и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

     На  коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени. Руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных  отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять  
 
 
 
 
 
 

     2.АНАЛИЗ  ПРЕДПРИЯТИЯ ОАО «МАЗ»

2.1 Организационно-экономические характеристики предприятия

     ОАО "МАЗ"

     Открытое акционерное общество «Минский автомобильный завод» является одним из главных экспортеров Республики Беларусь и одним из ведущих предприятий автомобильной промышленности. Деятельность предприятия по реализации продукции направлена в основном на зарубежные рынки.

     Минский автомобильный завод (МАЗ) является государственным предприятием и  находится в ведении Министерства промышленности Республики Беларусь.

     Завод является самостоятельным хозяйствующим субъектом с правом юридического лица и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, входит в качестве головного предприятия в состав ПО «БелавтоМАЗ».

     В настоящее время МАЗ - крупнейшее предприятие Республики Беларусь по выпуску автомобильной техники. Гамма выпускаемых автомобилей включает седельные и бортовые магистральные автопоезда колесных формул 4х2, 4х4, 6х4, 6х6 самосвалы, лесовозы, шасси под комплектацию в количестве 25 моделей. Кроме того, заводом выпускаются прицепы и полуприцепы к грузовым автомобилям порядка 10 моделей и прицепы к легковым автомобилям 2-х моделей.

     Наряду  с автомобильной техникой, завод  выпускает запасные части к ней, готовые узлы, детали и заготовки по межзаводской кооперации, специальное технологическое оборудование, инструмент, товары народного потребления, оказывает услуги населению и сторонним организациям.

     Начиная с 1993 года, заводом освоен выпуск автобусов для городских и междугородних перевозок по лицензии немецкой фирмы "Неоплан".

     Научно-исследовательский  сектор завода объединяет 4  конструкторско-технологических  подразделения, экспериментальный  цех, ряд центральных заводских  лабораторий. Свыше 500 специалистов завода, среди которых 2 доктора и 9 кандидатов наук, непосредственно участвуют в проведении исследований, самостоятельно решают ряд научно-технических проблем.

     Завод тесно сотрудничает и с большой  наукой. Специалисты завода поддерживают связи с 50 научными организациями  РБ и стран СНГ. Наибольший объем  научных исследований на хоздоговорной основе выполняется с институтами Академии наук Беларуси и Политехнической академией.

     Минский автомобильный завод имеет у  себя все виды действующих производств, свойственные современным крупным  машиностроительным заводам. Среди  них литейное, кузнечное, прессовое, сварочное, механообрабатывающее, термическое, окрасочное,  сборочное,  инструментальное  и  собственное  станкостроительное производства. Больше всех снизило объем литейное производство из-за снижения поставок литья.

     Уровень механизации и автоматизации рабочих мест составляет около 84 %. Вместе с тем следует отметить большой удельный вес оборудования со сроком службы свыше 10 лет. Он составляет более 38 % от общего состава установленного оборудования.

     Несмотря  на непростую экономическую ситуацию, вызванную общими для всей республики проблемами, завод продолжает уделять серьезное внимание социальному развитию коллектива. Продолжается строительство жилья, снята с повестки дня проблема бытовых помещений на заводе.

     Основной  стратегической целью Минского автомобильного завода на ближайшие годы  является  повышение  конкурентоспособности продукции  и  увеличение объемов  реализации выпускаемой заводом автотранспортной техники.

       Экспортные  возможности велики, но не раскрыты до конца. Каждый год разрабатывается экспортная программа предприятия, составляемая планово-экономическим отделом. Она основывается на производственном плане, информации о действующих контрактах, на данных о поставках за предыдущий год, а также на полученных (наиболее реально выполнимых) запросах. Выполнение поставленного плана зависит от изменения экономической обстановки как в стране-экспортере, так и странах-импортерах, от политической ситуации.

       Планово-экономический  отдел разрабатывает общий план экспорта, основываясь на производственной программе; экспортный отдел разбивает составленный план по странам; начальник экспортного отдела распределяет контракты по инженерам; инженеры - по конкретным фирмам.

     Цены  по экспортируемой продукции устанавливаются  исходя из существующей рыночной конъюнктуры. Определение цен идет по затратному методу (отправной точкой служит себестоимость изготовления продукции). Расчет себестоимости проводит Отдел маркетинга и цен. В начале года рассчитываются плановые показатели (исходя из данных за истекший год), а затем ежемесячно производится перерасчет (отличия факта от плана могут достигать 10-20%).

     Заключение  экспортной сделки сопровождается подписанием  контракта купли- продажи после  проведения переговоров, позволяющих  уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного  варианта всех позиций  контракта.

     При подготовке к переговорам специалисты  подготавливают необходимые справочные материалы, четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

     Выясняют  информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, особенности  их характера, личные наклонности, национальные особенности.

     До  ведения переговоров подготавливаются узловые вопросы, намечается кто и в какое время их будет задавать, продумываются вопросы контрагентов и ответы на них, распределяются обязанности по работе на переговорах, назначается секретарь.

     Умело проведенные переговоры позволяют  добиться максимально возможного экономического эффекта.

     С каждым из клиентов заключается контракт, представляющий собой договор в  письменной форме, фиксирующий коммерческие отношения между сторонами, являющимися  субъектами разных стран. В контракте  отражены права и обязанности  сторон, состоящие из договорных условий, порядка их выполнения и ответственности. Контракт составлен на двух языках.

       Контракт состоит из следующих  разделов: преамбула, предмет контракта,  цена и общая сумма контракта,  сроки поставки, качество товара, упаковка и маркировка, сдача и приемка товаров, платежи, рекламации, ответственность сторон, арбитраж, форс-мажор, другие условия, сведения о регистрации, юридические адреса и подписи сторон.

     Содержание  разделов соответствует общепринятым правилам и стандартам. В преамбуле указан номер контракта, дата и место заключения и определение сторон, заключивших сделку. Предмет контракта определяет условия поставки, количество и стоимость приобретаемого товара. Описание товара (с технической точки зрения, цены, ассортимент) указывается в прилагаемой спецификации. Указывается, что товар приобретается с целью вывоза его за пределы РБ. В разделе “цена и общая сумма контракта” оговаривается валюта платежа (Евро) и общая сумма контракта (включая упаковку и маркировку). Сроки поставки  товара согласовываются дополнительно в спецификации сторонами на каждую партию подшипников. Датой поставки считается дата коносамента. Оговаривается возможность досрочной поставки с условиями принятия и оплаты её со стороны покупателя. Извещение покупателя о готовности товара к отгрузке производится по факсу. По взаимному согласию сторон условия поставки могут быть пересмотрены. При этом все условия поставки и отгрузки, сокращения или ссылки должны соответствовать “Инкотермс”, издание 2000г. Качество товара должно соответствовать сертификату качества или техническим требованиям, которые являются неотъемлемой частью контракта. Упаковка и маркировка должна обеспечивать сохранность груза. Упаковка производится в соответствии с техническими условиями. Маркировка производится несмываемой краской и на английском языке указывается: тип подшипника, количество штук, вес брутто и нетто и другие реквизиты, заранее оговоренные продавцом и покупателем.