Информационное обеспечение управления предприятием

U – воздействие  исполнительного органа на объект  управления

V – отклонение  состояния объекта управления  под воздействием внешней среды

Рисунок 2. Система  управления объектом

Менеджмент в  полной мере использует объективную  и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно  трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера  о процессах или явлениях в  их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые  уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в  менеджменте — сумма нужных, воспринятых  и осознанных сведений, необходимых  для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной  оценки причин ее возникновения и  развития, позволяющая определить ряд  альтернативных решений, из которых  реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые  разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также  нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит  бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные  явления, процессы, их результаты. Своевременный  и полный анализ данных, которые  имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых  мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов  хозяйствования.

Данные статистического  учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и  процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и  отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или  бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые  машинные источники информации. К  ним относятся данные, которые  содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также  выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также  данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект хозяйствования в своей  деятельности: законы государства,  указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия.

2) Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

3) Решения общих  собраний коллектива, совета трудового  коллектива предприятия в целом  или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения  передового опыта, полученные  из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты  и т.д.).

5) Техническая и  технологическая документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время  встреч с членами своего коллектива  или представителями других предприятий.

По отношению  к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система  внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные  на предприятии и т.д. Система  внешней информации - это данные статистических сборников, периодических  и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

По отношению  к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности  поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение  определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую  частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению  к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований 
(отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных  фирм передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение  оперативности и достоверности  сведений. Для многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи организации  технологического процесса и носит  производственный характер. 
Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая  информация, содержащая новые научные  знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических  решений, практическое и своевременное  использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость  формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение  потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность,  правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

Важную роль в  использовании информации играют способы  ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 
2 Технология информационной деятельности

Информатизация  менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании  вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей  технико-технологической базы (с  применением новейших информационных  технологий и современных электронно-вычислительных  и коммуникационных средств);

- организацию производства  и сферы распределения информационно-  вычислительных услуг;

- отработку механизма  информационного обслуживания и  создание действенной системы  управления данными процессами;

- внедрение и  эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, расширения диапазона  анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса  преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно  уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

- создания самих  вычислительных машин;

- создания для  них программного обеспечения;

- подготовленности  среды применения.

Оснащение электронной  техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

- значительно повышает  эффективность проектно-конструкторских  работ;