Информационное обеспечение управления предприятием

Это же подразделение  в качестве примера будем использовать в следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению положения дел в  подразделении с точки зрения внедрения новейших современных  технологий.

Согласно ниже представленному  рисунку, в Компьютер-колледже у директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок 
12):

- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами  и занятый в основном внешними  проблемами типа: реклама, маркетинговые  исследования, участие в ярмарках  и выставках.

- Два инженера  по компьютерным классам, каждый  из которых в своём классе  осуществляет техническую поддержку  аппаратного и программного обеспечения.

- Заместитель директора  по учебной части, заведующей  учебным процессом: методическое  обеспечение, составление расписаний  занятий, работа с преподавателями  и со слушателями.

Рисунок 12. Структура  подразделения Компьютер-колледж

Для успешного осуществления  управленческих функций в Компьютер- колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в 
Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми человек.

Так как затраты  времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние  внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны  не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

 
Таблица 8

Распределение обязанностей на месяц

|Основные обязанности  |Затраты времени, |Темпы | 
|ответственных лиц |в часах |роста | 
| |1997 |1998 |1999 |98/97 |99/98 | 
|1 |2 |3 |4 |5 |6 | 
|1. Директор. |72 |62 |16 |86% |26% | 
|Составление бюджета на полугодие |24 |20 |4 |83% |20% | 
|Составление сметы и калькуляции на |12 |10 |2 |83% |20% | 
|полугодие | | | | | | 
|Выписка счетов, составление |20 |16 |8 |80% |50% | 
|договоров и контроль оплаты. | | | | | | 
|Формирование списка клиентов, уже |16 |16 |2 |100% |13% | 
|оплативших и ожидающих начала | | | | | | 
|обучения. | | | | | | 
|Составление актов списания |4 |4 |4 |100% |100% | 
|материальных ценностей. | | | | | | 
|Составление фактической сметы |28 |24 |12 |86% |50% | 
|2. Заместитель по учебной работе |145 |140 |98 |97% |70% | 
|Составление расписания занятий на |16 |14 |8 |88% |57% | 
|неделю вперёд. | | | | | | 
|Назначение преподавателей на |24 |22 |10 |92% |45% | 
|занятия по расписанию. | | | | | | 
|Подготовка методического материала |8 |32 |32 |400% |100% | 
|к занятиям. | | | | | | 
|Оповещение клиентов о дате начала |24 |20 |16 |83% |80% | 
|занятий и времени обучения. | | | | | | 
|Составление представления и приказа|12 |10 |2 |83% |20% | 
|на зачисление клиентов в группу | | | | | | 
|слушателей. | | | | | | 
|Контроль посещения занятий и |7 |6 |8 |86% |133% | 
|соблюдения графика учебного | | | | | | 
|процесса | | | | | | 
|Приём слушателей по личным вопросам|4 |4 |4 |100% |100% | 
|Изготовление сертификатов для |24 |12 |8 |50% |67% | 
|слушателей | | | | | | 
Продолжение таблицы 8 
|1 |2 |3 |4 |5 |6 | 
|Составление приказа об отчислении |12 |10 |2 |83% |20% | 
|из группы слушателей на основании | | | | | | 
|окончания обучения | | | | | | 
|Составление всевозможных справок, |8 |6 |2 |75% |33% | 
|актов, ведомостей для слушателей. | | | | | | 
|Составление служебных записок в |6 |4 |6 |67% |150% | 
|случае необходимости | | | | | | 
|3. Секретарь-референт |74 |60 |50 |81% |83% | 
|Рекламная кампания |20 |24 |24 |120% |100% | 
|Приём клиентов, пришедших узнать |15 |15 |15 |100% |100% | 
|про компьютерные курсы. | | | | | | 
|Регистрация всех клиентов для |7 |5 |5 |71% |100% | 
|дальнейшего анализа. | | | | | | 
|Формирование списка клиентов, |32 |16 |6 |50% |38% | 
|готовых оплатить и начать обучение | | | | | | 
|4. Инженер компьютерного класса 205|124 |86 |104 |69% |121% | 
|Переустановка программного |12 |16 |18 |133% |113% | 
|обеспечения | | | | | | 
|Подготовка класса к занятиям. |112 |70 |86 |63% |123% | 
|5. Инженер компьютерного класса 215|124 |112 |68 |90% |61% | 
|Переустановка программного |12 |16 |16 |133% |100% | 
|обеспечения | | | | | | 
|Подготовка класса к занятиям. |112 |96 |52 |86% |54% |

В этом подразделении  я являюсь руководителем и  активно использую свой опыт, полученный мною в университете. Мной активно  проводится политика маркетинговых  исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны  результаты внедрения современных  информационных систем (таблица 8).

За три года были внедрены мною следующие программы:

- Электронная анкета  слушателя (приложение В)

- Электронный журнал  учёта клиентов (приложение Г)

- Разработанная  отделом программирования система  CLASS для контроля оплаты (Приложение  Д)

- Электронная система  маркетингового исследования рынка  (в режиме опроса клиентов)

- База данных  автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок,  выданных материалов

Из таблицы выберем  итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен 
(рисунок 13).

Рисунок 13. Динамика управленческих затрат

На рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения  современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь  это, конечно же, повлияло внедрение  во всём 
Техническом университете локальной вычислительной сети. В большей степени это коснулось инженеров по компьютерным классам. В Компьютер-колледже два компьютерных класса. В одном из них (205 аудитория) находятся современные персональные компьютеры Pentium 166 MMX, а в другом (215 аудитория) находятся уже морально устаревшие 486DX100. Однако в 215 аудитории проведена локальная сеть, а в 205 её пока нет. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. В 205 аудитории установка современных компьютеров сократила время обслуживания в 
1998 году, но в дальнейшем уже в 1999 году с установкой нового программного обеспечения резко повысилось. Новые компьютеры в 205 аудиторию приобретались без CD-ROMов, из расчёта на локальную сеть. По плану сеть до 
205 аудитории должна была дойти ещё в 1997 году, но её до сих пор нет.

Приобретение в 1998 году новых двух персональных компьютеров  для администрации Компьютер-колледжа повысил производительность Директора, 
Заместителя и Секретаря.

С разработкой системы  «Class», сотрудниками отдела программирования для всего Технического университета сократило время регистрации  клиентов. 
Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С- 
Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class». Эта система сильнее всего повлияла на 
Директора и на Заместителя директора по учебной работе и менее на Секретаря- референта.

Соответственно  ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это  всё и повлияло на изменения кривых на рисунке.

В результате больше времени остаётся у руководителей  на стратегическое планирование своей  деятельности, на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в  различных выставках, ярмарках.

Произведём расчёты  эффективности от принятых мероприятий  для 
Компьютер-колледжа. На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников Компьютер-колледжа исходя из их месячных окладов.

Сч = О / Кч (1) где Сч - Стоимость часа работы

О - Месячный оклад

Кч - Количество часов  в месяце (Кч=160 час)

По следующей  формуле (2) можно определить общую  экономию средств от снижения трудоёмкости.

[pic] (2)

где Э – экономия от снижения трудоёмкости

Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после n – число сотрудников в подразделении

Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где  дополнительно отражены данные из таблицы 8 о количестве сэкономленного времени (таблица 
9).

 
Таблица 9

Определение экономии от снижения трудоёмкости

|Должность |Оклад, |Стоимость часа |Экономия |Экономия от| 
| |руб. |работы, руб. |времени, час |снижения | 
| | | | |трудоёмкост| 
| | | | |и, руб. | 
|Директор |1150 |7,19 |56 |402,64 | 
|Секретарь-референт|400 |2,50 |24 |60,00 | 
|Инженер |750 |4,69 |38 |178,22 | 
|компьютерных | | | | | 
|классов | | | | | 
|Заместитель по |900 |5,63 |47 |264,61 | 
|учебной работе | | | | | 
|Преподаватель по |- |30,00 |- |- | 
|контракту | | | | | 
|Штатный |1200 |10,00 |- |- | 
|преподаватель | | | | | 
|Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб. |905,47 |

Полученная сумма  экономии составляет примерно 25% от суммы  окладов всех сотрудников этого  подразделения. Определим экономический  эффект от внедрения современных  информационных технологий. Ниже представлена формула 
(3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 11 000 рублей.

ЭЭ = Э / З (3) где ЭЭ – экономический эффект

З – затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 905,47 / 11000 = 0,0823 р./р.

Срок окупаемости  можно определить обратной величиной  экономической эффективности (4).

Ток = 1 / ЭЭ (4) где  Ток – срок окупаемости

Ток = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев

В итоге мы определили, что наши затраты окупаются практически  в течении года. Такие показатели были достигнуты только в Компьютер-колледже благодаря применению современных информационных технологий. Подобных результатов можно достичь и в остальных подразделениях, но более весомого результата можно достичь с помощью комплексной автоматизации управленческого труда всех подразделений.

2 Улучшение сетевой  организации предприятия

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых  и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим  рационализировать работу, снизить  затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных  задач владельца небольшой фирмы - опережать конкурентов. Чтобы сохранить  конкурентоспособность на сегодняшнем  рынке, нужно добиваться повышения  выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное  капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

- Снизить административные  накладные расходы

- Повысить производительность  труда

- Рационализировать  ведение дел

- Снизить затраты  на аппаратные средства

Это как раз и  началось осуществляться с 1998 года, другое дело как это делается. К числу  недостатков можно причислить:

1) Нет утверждённого  плана развития компьютерной  сети или он не соблюдается.

2) Администрирование  сети происходит по принципу  «всё закрыть» даже внутри  отделов и подразделений.

3) Не используются  потенциальные возможности локальной  вычислительной сети

4) Не производилось  обучение сотрудников порядком  работы в сети и с сетевыми  приложениями.

5) Система администрирования  сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени  на рутинные операции, экономя его  для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной  почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта  обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию  на нее. Однако электронная почта  просто не используется настолько, как  будто её вовсе нет.