Аналіз систем управління персоналом

 

Планово-економічний  відділ розробляє річні, квартальні плани підприємства і окремих цехів, контролює їх виконання, визначає шляхи усунення недоліків, розробляє нормативи для утворення фондів економічного стимулювання, веде оперативний статистичний облік, аналіз показників роботи основних агрегатів, цехів і заводів, розробляє і представляє на затвердження проекти, ціни на нову продукцію, вивчає і впроваджує передовий досвід в організації планово-економічної роботи і ін.

 

Бухгалтерія здійснює облік засобів підприємства і господарських операцій з матеріальними і грошовими ресурсами, встановлює результати фінансово-господарської діяльності підприємства і ін. Головний бухгалтер – здійснює організацію бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства й контроль за ощадливим використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Організовує облік грошових засобів, що надходять, товарно-матеріальних цінностей і основних засобів, облік витрат виробництва, виконання робіт, а також фінансових, розрахункових і кредитних операцій. У підпорядкуванні в головного бухгалтера знаходяться бухгалтера. Вони виконують роботу з різним ділянкам бухгалтерського обліку (облік основних засобів, витрат на виробництво послуг і ремонт машин, розрахунки з постачальниками й замовниками). Здійснюють прийом і контроль первинної документації по відповідним ділянках обліку і підготовляє їх до рахункової обробки. Відбиває в бухгалтерському обліку операції, зв'язані з рухом коштів.

 

Фінансовий відділ - проводить фінансові  розрахунки із замовниками і постачальниками, пов'язані з реалізацією готової  продукції, придбанням необхідної сировини, палива, матеріалів. У завдання цього  відділу входить також отримання кредитів в банку, своєчасне повернення позик, взаємовідношення з державним бюджетом.

 

Економічна служба проводить всесторонній аналіз результатів діяльності підприємства, розробляє заходи щодо зниження собівартості і підвищенню рентабельності підприємства, поліпшенню використання виробничих фондів, виявленню і використанню резервів на підприємстві, здійснює методичне керівництво питаннями наукової організації праці, бере участь в розробці техніко-економічних нормативів і конкретних показників по економічному стимулюванню і ін.

 

Відділ організації  праці і заробітної плати розробляє штатний розклад, складає річні, квартальні, і місячні плани по праці і заробітній платні і здійснює контроль за їх виконанням, розробляє заходи щодо підвищення продуктивності праці, впровадження прогресивних систем заробітної платні, розробляє положення про освіту і витрачання фонду матеріального заохочення, розробляє технічно обґрунтовані норми вироблення і проводить аналіз їх виконання, організовує і бере участь в розробці питань наукової організації праці.

 

Юридичний відділ здійснює: рішення  правових питань трудових відношень, узгодження розпорядницьких та інших документів по управлінню персоналом, рішення  правових питань господарської діяльності, проведення консультацій по юридичних питаннях.

 

Також у прямому підпорядкуванні  директора знаходиться комерційний  відділ. Комерційний відділ складається  з агентів по продажу послуг. В  обов'язки агентів комерційного відділу  входить:

 

- знання правил роботи комерційної  діяльності;

 

- вчасно робити перевірку роботи.

 

Агенти комерційного відділу відповідають за:

 

- якісне складання замовлень  на послуги;

 

- виконання плану на надання  послуг.

 

На фабриці існує посада головного  інженера, який керує роботою технічних  служб підприємства, несе відповідальність за виконання плану, випуск високоякісної продукції, використання новітньої техніки і технології. У підпорядкуванні головного інженера знаходяться відділи:

 

·технічний 

 

·головного механіка

 

·головного енергетика

 

·технічного контролю

 

·техніки безпеки

 

У завдання технічного відділу входять  питання вдосконалення продукції, що випускається, розробки нових видів  продукції, впровадження у виробництво  новітніх досягнень науки і техніки. Головний механік забезпечує контроль за роботою і наладку технологічного устаткування, проводить всі види ремонту технологічного устаткування, а також монтаж нового і демонтаж застарілого устаткування. Головний енергетик забезпечує безперебійне постачання підприємства електроенергією, теплом, водою, киснем. Відділ технічного контролю здійснює контроль за комплексністю і якістю готової продукції, розробляє пропозиції по попередженню і зменшенню браку, організовує контроль за якістю сировини, що поступає на підприємство. До обов'язків інженера з охорони праці та техніки безпеки входить: забезпечення належного утримання службових та виробничих приміщень; повідомляти керівника підприємства та інженера з охорони праці про кожний нещасний випадок; забезпечувати робочі місця попередженнями, знаками безпеки.

 

Завідуючий складом керує матеріально-технічним постачанням і збутом продукції, роботою житловий комунального господарства і ін.

 

Основним структурним підрозділом  по управлінню кадрами в організації є відділ кадрів, на який покладені функції по прийому і звільненню кадрів, а також з організації навчання, підвищення кваліфікації і перепідготовки кадрів. Начальник відділу кадрів виконує свої службові обов’язки відповідно до посадової інструкції [Додаток 7].

 

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу [30]. Це положення включає наступні розділи: загальні положення; задачі відділу (вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни); функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач); права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства); відповідальність відділу (відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів).

 

Найважливіші завдання, які вирішує  кадрова служба, це: соціально-психологічна діагностика; аналіз і регулювання групових і особистих взаємовідносин, відношень керівництва; управління виробничими і соціальними конфліктами і стресами; інформаційне забезпечення системи кадрового управління; управління зайнятістю; оцінка і добір кандидатів на вакантні посади; аналіз кадрового потенціалу і потреби в персоналі; маркетинг кадрів; планування і контроль ділової кар'єри; фахова і соціально-психологічна адаптація робітників; управління трудовою мотивацією; правові питання трудових відношень; психофізіологія, ергономіка і естетика праці.

 

До функцій кадрової служби підприємства належать:

 

• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;

 

• організація підбору, розміщення і виховання персоналу;

 

• дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;

 

• організація діловодства з  роботи з персоналом;

 

• оцінка і атестація персоналу  підприємства;

 

• організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;

 

• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою;

 

• поліпшення умов роботи і рішення  соціальних питань; розвиток мотивації, кар'єри працівників.

 

На ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” створена розгалужена служба управління персоналом по різних напрямках  діяльності, що очолюється директором по персоналу [Додаток 8]. До компетенції директора по персоналу входять наступні питання:

 

• філософія і політика підприємства стосовно роботи з персоналом;

 

• організаційна і функціональна  структури підприємства;

 

• статистична звітність;

 

• трудове законодавство;

 

• зв'язки з професійними об'єднаннями;

 

• зв'язки з урядовими, міськими, місцевими  профільними організаціями.

   2.2 Особливості документації  кадрової служби по руху персоналу 

 

До завдань, що вирішуються кадровою службою, відноситься також документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний обсяг різноманітних документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів.

 

Документування руху кадрів - невід'ємний обов'язок будь-якої організації, незалежно від масштабів її діяльності і організаційно-правової форми. Під рухом кадрів розуміють: прийом на роботу; перехід на іншу роботу; звільнення; надання відпусток; відрядження. Рух кадрів відбувається за правилами внутрішнього трудового розпорядку [Додаток 9]. Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т. д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства. Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом. Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. Документообіг на фірмі грає дуже важливу роль. Дуже важливим є документальне оформлення угод (договорів), платіжних документів, актів виконаних робіт і ін.

 

Документація оформляється діловодами, і в залежності від призначення  завіряється директором, головним бухгалтером. Організація роботи з документами  – це створення оптимальних умов для усіх видів робіт із документами. До таких робіт відносяться: прийом і реєстрація, розгляд документів керівником, порядок проходження документів в організації й у виконанні, контроль виконання, формування справ, підготовка й передача справ в архів.

 

У документаційному забезпеченні підприємства виділяється три групи документів:

 

1) внутрішні;

 

2) що надходять (вхідні)

 

3) що відправляються (вихідні).

 

Кожна з цих груп має свої особливості  обробки й проходження. Прийом і  обробку документів, що надходять, і відправлення вихідних документів здійснює секретар-референт.

 

Реєстрація документів – це присвоєння йому вхідного номера й проставлення його на документі з наступним  записом коротких зведень про  нього в журналі-реєстрації. Реєстрація необхідна для забезпечення схоронності документа, обліку й контролю. Документи підприємства надалі або залишаються на тривале збереження в архіві, або тимчасово зберігаються, а потім передаються до знищення. Діяльність фірми супроводжується складанням різних типів документів:

 

- організаційні документи (структурна  й штатна чисельність, штатний  розклад, посадові інструкції  й ін.);

 

- розпорядницькі документи (рішення,  розпорядження, накази по основній  діяльності);

 

- документи по особовому складу  (колективний договір, накази по особовому складу, трудові книжки, особисті справи, особові рахунки);

 

- фінансово-бухгалтерські документи  (річний звіт, головна книга, рахунки  прибутку й збитків, акти, ревізії  і т.п.);

 

- інформаційно-довідкові документи  (листи, довідки, доповідні записки);

 

- нормативні документи від вищих  органів;

 

- комерційні документи (контракти  і договори).

 

Основними правовими документами  у взаємовідносинах між підприємствами є комерційні контракти (договору), що представляють собою угоду сторін про встановлення й регулювання будь-яких відносин [Додатки 10,11].

 

Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навиків працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинне проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів.

 

Порядок оформлення документів, що входять  в систему організаційно-розпорядчої  документації, вимоги до бланків і  текстів визначений ДСТУ 3017-97 [1, с. 45]. На вимоги, закладені в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переклад, звільнення і ін., а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.

 

До складу кадрової документації входять  наступні документи: трудовий договір (контракт); наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма Т-1); особиста картка (форма Т-2); наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т-5); наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6); наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту); табель обліку використання робочого часу; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної платні; особисті заяви працівників підприємства; графіки відпусток; доповідні записки; акти.

 

При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

 

При прийомі на роботу подається  письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання. Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.