Организация сбытовой деятельности предприятия

 

Успех предприятия в современных условиях зависит от грамотного и профессионального процесса планирования сбытовой деятельности.

Планирование сбытовой деятельности тесно связан с разработкой плана производства и предусматривает следующие основные этапы:

Исследование рынка.

Определение конкурентных преимуществ.

Стратегическое планирование.

Планирование сбытовой политики.

Разработка плана сбыта.

Текущее планирование поставок и реализации продукции.

Прогнозное ориентирование сбыта.

Оперативное планирование сбыта.

Исследование рынка является основой планирования сбытовой деятельности предприятия. Исследование рынка является маркетинговой функцией производственного предприятия. Маркетинг начинается значительно раньше, чем процесс производства. Исследование рынка предполагает следующую последовательность:

- анализ потребительских групп;

- анализ конкуренции;

- анализ состояния и тенденции рынка.

Определение конкурентных преимуществ определяются по результатам анализа конкурентной среды с целью оценки позиции предприятия на рынке.

Стратегическое планирование осуществляется на основе стратегических направлений и общих целей предприятия на перспективу.

Планирование сбытовой политики предусматривает определенную систему, подходы и средства, обеспечивающие реализацию стратегических планов и максимальную эффективность сбыта.

Прогнозное ориентирование включает определение объемов товарной и реализованной продукции на перспективу.

Разработка плана сбыта обеспечивает успешную реализацию продукции производственного предприятия. Его результаты зависят от знания рыночной ситуации и от соответствия продукции потребностям потребителей.

Текущее планирование поставок и реализации товаров - этот этап планирования деятельности производственного предприятия предусматривает конкретизацию планов сбыта в товарном, адресном, временном и количественном аспектах.

Оперативное планирование предусматривает разработку календарных план - графиков поставок товаров в соответствии с условиями договоров и на их основе оперативно-календарных план-графиков отгрузки товаров покупателям.

 

 

4. Организация договорной работы

 

В современных условиях заключение договоров должно происходить на таком уровне, чтобы их выполнение обеспечивало максимальную эффективность хозяйствования, формирование устойчивого рынка сбыта продукции предприятия. Характерными особенностями договорной работы в сфере сбыта являются:

- необходимость использования различных способов установления контактов с потенциальными партнерами;

- тщательная отработка предмета договора, спецификаций в условиях расширения ассортимента и усложнения продукции;

- повышение требований покупателей к продавцу на стадии использования товаров, что находит отражение в условиях гарантийного и послегарантийного обслуживания, обучения персонала;

- организация надлежащего исполнения условий договора;

- обеспечение учета и контроля договорных обязательств;

- формирование банка данных о потенциальных партнерах предприятия.

Основные этапы договорной работы:

подготовка к заключению договора;

заключение договора;

исполнение договора;

анализ договора после его исполнения.

 

4.1 Подготовка к заключению договора

 

В процессе подготовки к заключению договора работники службы сбыта осуществляют в определенной последовательности следующие процедуры:

- направляют оферту покупателю;

- принимают и подтверждают заказ покупателя;

- направляют покупателю предложение в ответ на его запрос с указанием условий будущего договора;

- принимают участие в торгах путем представления тендера организатором торгов;

- принимают участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках;

- направляют в адрес потенциальных покупателей каталоги, проспекты, коммерческие письма.

Нормативной базой оформления преддоговорных процедур является Гражданский кодекс Республики Беларусь. В нем дано четкое определение оферты и акцепта, оформляющих преддоговорные процедуры.

Офертой признается адресованное письмо одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и точно выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

Акцептом признается ответ лица, которому сделана оферта, о ее принятии. Акцепт должен быть полным и безоговорочным. К акцепту приравнивается совершение лицом, получившим оферту, в срок для ее акцепта действий по выполнению условий договора, если иное не предусмотрено законодательством или не указано в оферте.

Преддоговорная работа включает:

- определение порядка регистрации и анализа коммерческих предложений;

- разграничение ответственности между функциональными службами предприятия за оформление проекта договора;

- установление порядка и сроков прохождения документации, связанной с заключением договоров.

Поступающие от покупателей коммерческие предложения регистрируются в журнале.

Заместитель директора по коммерческой работе определяет состав функциональных подразделений, с которыми необходимо согласовать данное предложение.

Руководитель отдела сбыта анализирует коммерческое предложение по возможности выполнения требований к количеству и качеству продукции, срокам поставки, условиям оплаты, формам отгрузки, транспортным условиям. Кроме того, назначает конкретного исполнителя из числа сотрудников отдела сбыта для ведения работ по заключению и исполнению договора. Оформленный договор фиксируется в журнале и передается для анализа и согласования.

 

4.2 Заключение договора

 

Договор подписывается руководителем предприятия или его заместителем по коммерческим вопросам. Два экземпляра проекта контракта, подписанные и заверенные гербовой печатью, на позднее трех дней с момента подписания направляются покупателю, третий хранится в отделе сбыта. Подписанный потребителем и заверенный его гербовой печатью договор регистрируется в канцелярии в журнале входящей корреспонденции и передается в отдел сбыта.

При возникновении разногласий по договору покупатель оформляет и направляет в адрес предприятия вместе с подписанным договором два экземпляра протокола разногласий. Протокол разногласий - это документ, отражающий предлагаемые покупателем иные условия договора. Порядок согласования и подписания протокола разногласий аналогичен порядку согласования и подписания договора. В договоре производится запись о наличии протокола разногласий. Один экземпляр подписанного и заверенного гербовой печатью протокола разногласий направляется покупателю, второй хранится в отделе сбыта вместе с контрактом.

Договор считается действительным и принимается к исполнению, если стороны пришли к согласию по условиям договора.

 

4.3 Исполнение договора

 

Контроль исполнения договоров проводят отдел сбыта, экономический отдел, бухгалтерия, юридический отдел.

Контроль исполнения договоров поставок ведется постоянно путем сравнения объемов сроков поставок и поступления оплаты, указанных в договоре с фактически взятыми данными из отгрузочных документов и платежных поручений. Результаты контроля объемов и сроков поставок регистрируются начальником отдела сбыта в отчете по отгрузке продукции, поступление оплаты фиксируется бухгалтером в ведомости дебиторской задолженности.

Отдел внешнеэкономической деятельности осуществляет контроль за своевременным оформлением транспортных, коммерческих и таможенных документов, чтобы избежать задержек в связи с таможенной очисткой товаров при экспортных поставках.

Контроль за погрузкой товара на основной транспорт осуществляют представители покупателя и экспедиторские фирмы.

Ход выполнения договоров регулярно рассматривается и анализируется на совещаниях у заместителя директора по коммерческим вопросам при участии руководителей отделов сбыта, внешнеэкономической деятельности, бухгалтерии. Принятые решения по корректирующим мероприятиям отражаются в протоколе с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Осуществление контроля за надлежащим исполнением договоров со стороны указанных подразделений обеспечивает стабильную работу предприятия и поддерживает его репутацию как надежного партнера.

Если в процессе поставок возникает необходимость изменения условий договора, начальник отдела сбыта должен проанализировать возможности их выполнения, влияние на цену продукции, сроки поставки и согласовать с заинтересованными подразделениями. Порядок согласования аналогичен порядку анализа договора, Изменение договора осуществляется оформлением дополнительного соглашения.

Дополнительное соглашение согласовывается с должностными лицами и подписывается так же, как и договор. Два экземпляра дополнительного соглашения направляются покупателю, один остается в отделе сбыта. Подписанное и заверенное гербовой печатью дополнительное соглашение возвращается на предприятие и хранится вместе с контрактом.

 

4.4 Анализ договора после его исполнения

 

После исполнения договора начальник отдела сбыта анализирует, обобщает требования покупателей относительно ассортимента, качества, упаковки, художественно- эстетических показателей. Результаты анализа служат основой для разработки предложений по совершенствованию выпускаемой продукции.

Претензии и рекламации, полученные от потребителей, регистрируются и рассматриваются в соответствии с установленными порядком рассмотрения претензий и рекламаций от потребителей.

 

 

5. Современные формы и методы реализации продукции

 

5.1 Реализация продукции собственными сбытовыми подразделениями предприятия

 

Реализация товаров через собственные сбытовые подразделения позволяет предприятию кратчайшим путем выходить на потребителя, устанавливать контакты и получать заказы. Для потребителя такая форма выгодна своим удобством, оперативностью, возможностью реагировать на возникающие изменения. Прямые продажи предполагают использование:

- продаж по каталогу;

- прямой почтовой посылкой;

- сбыта по телефону;

- продаж специалистами по сбыту;

- прямого сбыта по Интернету.

Продажа по каталогу широко распространена в странах с развитой рыночной экономикой. Таким образом, производится реализация продукции издательской деятельности, косметики.

Привлекательность каталогов связана с возможностью выбора товара, обсуждения возможной покупки с членами семьи.

Прямая почтовая рассылка предполагает отправку различного рода информации о товаре конкретным потребителям по почте. Широко используется при реализации производственно-технического назначения, как за рубежом, так и в Республики Беларусь.

Сбыт по телефону - эффективная и оперативная форма реализации товаров, требующая высокого профессионализма сбытового персонала.

Сбыт по телефону положительно воздействует на деятельность предприятия осуществляется в следующих направлениях:

- повышение эффективности сбыта на существующих рынках за счет оперативности принятия решений по поступившим заказам;

- освоение новых рынков сбыта;

- сокращение расходов на командировки;

- экономия времени на подготовку письменных сообщений;

- получение информации о рынке и намерениях потребителей.

Важно иметь под рукой соответствующие каталоги, прейскуранты цен, доступ к оперативной информации на компьютере.

Продажа специалистами по сбыту - промышленными агентами, торговыми агентами, инженерами по сбыту, маркетинговыми агентами, состоящие в штате предприятия. Группы работников, состоящие из указанных специалистов, осуществляют коммерческую деятельность по сбыту товаров на основе персональной, индивидуальной работы с конечными потребителями. С их помощью производители находят покупателей продукции, устанавливают контакт и обеспечивают постоянное совершение покупок.

Прямой сбыт через Интернет широко используется в развитых странах. По мере того как многие предприятия получают все больший доступ к Интернету и начинают пользоваться новыми возможностями сбыта своей продукции, у них возникают проблемы открытия электронного магазина, участия в форумах, телеконференциях, размещении рекламы и использовании электронной почты.

Основные проблемы развития электронной торговли в Беларуси заключается в следующем:

- общая неразвитость Интернета;

- проблема своевременной доставки товаров;