Функциональные службы офиса

4.   Принцип гибкости системы с точки зрения специфических требований конкретного применения.

5.   Принцип приемлемости системы для пользователя диалога «человек – машина». 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Определение потребности предприятия  в конкретных поставках.

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочно- заготовительной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом. .

1. Выдерживание обоснованных сроков  закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

2. Обеспечение точного соответствия  между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

3. Соблюдение требований производства  по качеству сырья и комплектующих  изделий.

Основу экономической эффективности  закупочно-заготовитель- ной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок.

Для оптового покупателя такое положение  дел требует точного расчета  издержек. Хотя степень влияния снабженческих  издержек на уровень общих производственных затрат в трудоемких и капиталоемких отраслях не столь велика по сравнению с другими отраслями экономики, особенно материалоемкими, расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

В западной практике закупочно-заготовительной  деятельности выработан ряд общих  правил или рекомендаций, которые  не только существенно Облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение производства, создают условия для выживания в конкурентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризуют этические нормы партнерства. Он может быть кратко сформулирован следующим образом: в основе успешной подготовки и произ-родства продукции, при прочих равных условиях, лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредито-рами и поставщиками, с другой. Особое внимание следует уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны.

В отношениях с поставщиками рекомендуется  держаться нескольких основных принципов:

1. Обращаться с поставщиками  так же, как с клиентами фирмы.

2. Не забывать демонстрировать  на деле общность интересов.

3. Знакомить поставщика со своими  задачами и быть в курсе  его деловых операций.

4. Проявлять готовность помочь  в случае возникновения проблем  у поставщика.

5. Соблюдать принятые на себя  обязательства.

6. Учитывать в деловой практике  интересы поставщика.

7. Поддерживать по возможности  стабильные контакты в деловой сфере.

На оптимизацию звена логистической  цепи «закупка» влияют не только внешние  факторы, перечисленные выше, но и  внутренние приоритеты, связанные с  различным пониманием оптимальной  деятельности и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска экономических компромиссов между различными структурными подразделениями фирм.

Развитие новых областей экономики  и все более разнообразное  предложение товаров на рынках промышленно  развитых стран Запада усложняет функции сферы закупок сырья и материалов. Успешное осуществление закупок предполагает наличие обширной информации о рынках, где они осуществляются. Что же касается задач исследования рынка закупок, то они заключаются в регулярном сборе и оценке подробной информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок.

Исходным пунктом исследования рынка должна быть точно сформулированная постановка проблемы. Толчком к проведению исследования могут стать соображения относительного размеров издержек, изменений в собственной программе сбыта, использования

технического прогресса, повышения  удельного веса фирмы на рынке, конкуренции, ненадежности поставщиков, неясности размеров предложения в будущем и многое другое.

 

Полученная информация должна отражать такие рыночные категории, как предложение, спрос и рыночный баланс. На базе полученной информации, как правило, дается ответ на следующие вопросы:

какова структура исследуемого рынка? (какая форма рынка име-ет место?);

как организован исследуемый рынок? (как протекает балансиро-рание спроса и предложения?);

каким образом будут развиваться  структура и организация рынка? Для того чтобы можно было глубже уяснить смысл перечисленных вопросов и получить на них достоверные ответы, информация часто подается в трех аспектах:

а) современный анализ рынка («моментальный  снимок»);

б) динамика изменения конъюнктуры  рынка;

в) прогнозы изменения рынка.

 

При проведении анализа важным инструментом исследования рынка закупок товаров производственного назначения являются зап-

росы потенциальных потребителей. Используя запросы, рынок мож- но сориентировать на потенциальный спрос.

Исследования рынка закупок  сырья и материалов могут рассмат- риваться внутри предприятия и как средство решения проблем, воз-никающих в научных исследованиях и конструкторских разрабоках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектую-щих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифирменной отчет-ности. Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения — обеспечить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.

Количество материалов, дата начала поставок и продолжительность периода их поступления зависят от производственных программ компании, которые, в свою очередь, определяются результатами изучения рынков сбыта. Общей проблемой для большинства компаний является следующая дилемма. Как осуществить производственную программу: путем прочного, но не всегда экономически эффективного обеспечения материалами либо задерживая выпуск продукции в связи с затратами дополнительного времени на закупку экономически выгодных материалов.

Изучив рынок и остановившись  на каких-либо конкретных поставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предприятия или фирмы в конкретных поставках. Определение потребностей основывается на стратегии управления запасами. Прежде всего определение потребностей означает выявление продуктов и услуг по их качеству, количеству в основном двумя методами: путем определения потребностей на основе заказов и планомерного определения потребностей на основе расходов.

Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении, происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов. Первичными потребностями здесь являются потребности в готовых изделиях, вторичными — узлы, из которых изделия состоят, третичными — детали, из которых состоят узлы. Сроки удовлетворения последующих потребностей определяются на основе сроков закупки предыдущих.

Если потребности на основе заказов  не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, тогда  используют метод определения потребности  на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза —  прежде всего в тех случаях, когда  расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

В западных странах приобретаемая  фирмами продукция производственного назначения классифицируется по видам заготовленного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные материалы, топливо, комплектующие и оборудование. Такое деление обосновывается примерно однотипной удельной стоимостью, а также условиями хранения и применения отдельных видов этих товаров.

Способы поставки закупаемых материалов весьма разнообразны. Товары, потребность  в которых возникает непредвиденной не требующие длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению. Материалы разового и постоянного по-

требления, требуемые к определенному моменту, закупаются на ус-ловиях договорной поставки, оговаривающей точное время подвоза. При таком способе поставки объем запасов материалов на фирме уменьшается, а связанные с ним издержки сокращаются. Способст-вуют резкому снижению производственных запасов регулярные поставки таких партий материалов, которые доставляются потребите-лю через определенные интервалы времени в соответствии с графи-ком потребности в них производства на тот или иной период. В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи. Фирмы осуществляют также конъюнктурные и спекулятивные закупки товаров. Важнейший элемент в политике закупок — анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же, как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:

а) простой метод калькуляции (показатель общих издержек де-лится на показатель производственной продукции);

б) калькуляция по эквивалентным  показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усредненно);

в) постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции).

Анализ цен учитывает также  дополнительные работы и услуги, например, проведение консультаций, подготовку документации, упаковку, таможенные пошлины, транспортировку и другие. При  этом применяются следующие виды анализа цены:

— анализ цены по пути от возникновения  продукта до его поступления потребителю (постатейной калькуляцией определяют цену — нетто, включая заготовительные расходы);

— анализ цены, рассчитанной по общей  стоимости произведенной работы, и услуг (здесь дополнительно учитывают расходы на контроль, хранение, финансирование);

— анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга могут стоить на рынке);

— анализ цены при тенденции ее повышения на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, в расчете на единицу  продукции в настоящий момент, и последующие издержки — для расчета цены на определенную партию продукции); анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);

анализ цены во временном периоде (сравниваются старое и новое коммерческое предложение, при этом учитываются  изменения в используемом сырье, затратах, рыночных отношениях и пр.);

анализ цены по первичным издержкам  на единицу продукции;

— анализ с помощью скользящих цен (применяются в основном при  разработке долгосрочных договоров  при лихорадочном изменении цен);

— анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и пр.).

Решение задач

Определить  фактический уровень логистического сервиса J, если фирмой в процессе поставки товаров могут быть оказаны следующие услуги ( чел./час.)

№ услуги	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Время, необходимое для оказания услуги (чел./час.)	0.3	1.5	0.5	0.6	0.8	1.2	2.0	3.5	0.9	1.0

 

Фактически  фирма оказывает услуги: №2, №4, №7, №10.

Решение

Уровень сервиса определяется по формуле:

,

где N - общее количество услуг, которые может оказывать фирма;

       n - количество фактически оказываемых услуг;

       t_i  - время на выполнение i-той услуги.

Подставив имеющиеся данные, получим: