Функциональные службы офиса

Элементы (операции) есть, однако состав их складывается случайно, т. е. не исключено, что при проектировании сквозного логистического процесса какие-то операции придется добавить, а какие-то исключить. Связи между операциями четко не определены и устанавливаются зачастую по случайному закону. Организация этих операций в единую функцию специально не осуществляется, нет и носителя этой функции на предприятии.

Интегративные свойства так взаимосвязанной и  так организованной совокупности операций в результате не обеспечивают возможности оптимизации управления материальными потоками на предприятии. На практике это означает, что логистическая функция "растаскивается" по различным службам.

       Организация службы логистики на предприятии очень важно в настоящее время. Так как, благодаря данной службы вся продукция должна заказываться строго под конкретного потребителя и после подтверждения факта оплаты. А также чтобы продукция доставлялась с таможенного склада или от поставщика непосредственно на склад получателя. Тем самым, наблюдается сокращение затрат на погрузо-разгрузочные операции, складирование, хранение, транспортировку и устранение опасности появления неликвидов. Деятельность службы логистики на предприятии или в организации нацелена на достижение необходимых конечных результатов с помощью ряда управленческих воздействий, осуществляемых как внутри предприятия (внутренняя среда — внутренняя логистика), так и вне его (внешняя среда — внешняя логистика). Но для того, чтобы служба логистики работала хорошо нужно обучать работников организации. Необходимо провести работу по выработке единообразной стандартизированной логистической терминологии. Специалисты функциональных подразделений компании должны говорить на одном языке, оперировать схожими терминами и понимать друг друга.

 

 

 

2. Информационные системы в логистике их виды и принципы построения.

В центре эффективно управляемого материального  потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Информация – функция, приводящая в действие логистическую систему. Именно информация держит систему материального потока открытой- способной приспосабливаться к новым условиям. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе.

Значимым элементом любой логической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную  информационную систему, состоящую  из различных подсистем.

Так же как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств.Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по – разному.(2) Наиболее часто информационные системы подразделяют на две подсистемы: функциональную и обеспечивающую.(рис. 2)

Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Обеспечивающая подсистема, в свою очередь, включает в себя следующие элементы:

- техническое обеспечение, т.е.  совокупность технических средств,  обеспечивающих обработку и передачу  информационных потоков;

- информационное обеспечение, которое  включает в себя различные  справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания  данных;

- математическое обеспечение, т.е.  совокупность методов решения  функциональных задач. Логические  информационные системы, как правило,  представляют собой автоматизированные  информационные системы управления  логистическим и процессами. Поэтому  математическое обеспечение в  логистических информационных системах  – это комплекс программ и  совокупности средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

Организация связей между элементами в информационных системах логистики  может существенно отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено тем, что  логистические информационные системы  должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальных потоков, их оперативное и надежное взаимодействие. Информационно техническое  обеспечение логистических систем отличается не характером информации и набором технических средств, используемых для обработки, а методами и принципами, используемыми для  их построения.

Таким образом, определение информационной системы можно сформулировать следующим  образом:информационная система – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач (в логистике – задача по управлению материальными потоками).

 

 

Виды информационных систем в логистике

 

Информационные  системы в логистике могут  создаваться с целью управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов  на территории региона, страны и даже группы стран.

На уровне отдельного предприятия  информационные системы, в свою очередь, подразделяются на три группы:

- плановые;

- диспозитивные  (или диспетчерские);

- исполнительные (или оперативные).

Логистические информационные системы, входящие в  разрядные группы, отличаются как  функциональными, так и обеспечивающими  подсистемами. Функциональные подсистемы отличаются составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут отличаться всеми своими элементами, т.е. техническими, информационным и математическим обеспечением. Остановимся подробнее на специфике отдельных информационных систем.

Плановые  информационные системы. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; управление условно – постоянными, т.е. малоизменяющимися, данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи.

Дизпозитивные информационные системы. Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логических систем. Здесь могут решаться следующие задачи: детальное управление запасами (местами складирования); распоряжение внутрискладским (или внутризавоским) транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов другие задачи.

Исполнительные  информационные системы. Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущей момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением помещениями и т.п.

Выше рассмотрены  особенности информационных систем различных видов в разрезе  их функциональных подсистем. Но, как  уже отмечалось, различия имеются и в обеспечивающих подсистемах. Рассмотрим более подробно на характерных особенностях программного обеспечения планов, диспозитивных и исполнительных информационных системах.

Создание  многоуровневых автоматизированных систем управления материальными потоками связано со значительными затратами, в основном в области разработки программного обеспечении, которое, с  одной стороны, должно обеспечить многофункциональность  системы, а с другой – высокую  степень ее интеграции. В связи  с этим при создании автоматизированных систем управления в сфери логистики должна исследоваться возможность использования сравнительно недорогого стандартного программного обеспечения с его адаптацией к местным условиям.

В настоящее  время создаются достаточно совршенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.

Наиболее  высок уровень стандартизации при  решении задач в плановых информационных системах, что позволяет с наименьшими трудностями адаптировать здесь стандартное программное обеспечение.

В диспозитивных  информационных системах возможность  приспособить стандартный пакет  программ ниже, это вызвано рядом  причин, на пример:

- производственный  процесс на предприятиях складывается  исторически и трудно поддается  существенным изменениям во имя  стандартизации;

- структура  обрабатываемых данных существенно  различается у разных пользователей.

В исполнительных информационных системах на оперативном  уровне управления индивидуальное программное  обеспечение принимают наиболее часто.

 

Принципы  построения логистических информационных систем

 

В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала  должна исследоваться во взаимоотношении  с внешней средой, а уж затем  внутри своей структуры. Этот принцип, принцип последовательного продвижения  по этапам создания системы, должен соблюдаться  и при проектировании логистических  информационных систем.

Первый уровень – рабочее место, на котором осуществляется логистическая операция с материальным потоком, т.е. передвигается, разгружается, упаковывается и т.п. грузовая единица, деталь или любой другой элемент материального потока.

Второй уровень – участок, цех, склад, где происходят процессы транспортировки грузов, размещаются рабочие места.

Третий уровень – система транспортирования и перемещения в целом, охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент отгрузки сырья поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении готовых изделий в конечное потребление.

В плановых информационных системах решаются задачи, связывающие логистическую систему  с совокупным материальным потоком. При этом осуществляется сквозное планирование в цепи «сбыт – производство –  снабжение», что позволяет создать  эффективную систему организации  производства, построенную на требованиях  рынка, с выдачей необходимых  требований в систему материально-технического обеспечения предприятия. Этим плановые системы как бы «ввязывают» логистическую  систему во внешнюю среду, в совокупный материальный поток.

Диспозитивные и исполнительные системы детализируют намеченные планы и обеспечивают их выполнение на отдельных производственных участках, в складах, а также на конкретных рабочих местах.

В соответствии с концепцией логистики информационные системы, относящиеся к различным  группам, интегрируются в единую информационную систему. Различают  вертикальную и горизонтальную интеграцию. Вертикальной интеграцией считается связь между плановой, диспозитивной и исполнительной системами посредством вертикальных информационных потоков. Принципиальная схема вертикальных информационных потоков, связывающих плановые, диспозитивные и исполнительные системы. .

Горизонтальной  интеграцией считается связь между отдельными комплексами задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

В целом преимущества интегрированных информационных систем заключается в следующем:

· возрастает скорость обмена информацией;

· уменьшается  количество ошибок в учете;

· уменьшается  объем непроизводительной, «бумажной» работы;

· совмещаются  разрозненные информационные блоки

 
При построении логистических информационных систем на базе ЭВМ необходимо соблюдать  определенные принципы.

1.   Принцип использования аппаратных и программных модулей. Под аппаратным модулем понимается унифицированный функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры, выполненный в виде самостоятельного изделия. Модулем программного обеспечения можно считать унифицированный, в определенной степени самостоятельный, программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем программном обеспечении. Соблюдение принципа использования программных и аппаратных модулей позволит:

-   обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления;

-   повысить эффективность функционирования логистических информационных систем;

-   снизить их стоимость;

-   ускорить их построение.

2.   Принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы, построенные на базе ЭВМ, как и другие автоматизированные системы управления, являются постоянно развиваемыми системами. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения число объектов автоматизации, возможность расширения состава реализуемых информационной системой функций и количества решаемых задач. При этом следует иметь ввиду, что определение этапов создания системы, т.е. выбор первоочередных задач, оказывает большое влияние на последующее развитие логистической информационной системы и на эффективность ее функционирования.

3.   Принцип четкого установления мест стыка. «В местах стыка материальный и информационный поток переходит через границы правомочия и ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы самостоятельных организаций. Обеспечение плавного преодолевания мест стыка является одной из важных задач логистики».