Экстралингвистические особенности официально-делового стиля речи

                         Сибирский Федеральный Университет.

                                 Политехнический Институт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Русский язык и культура речи»

на тему: «Экстралингвистические особенности официально-делового

 стиля речи»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                               Выполнил:

                                                                студент 1 курса, гр. МТ13-01Б                                     

                                                                Минаков Никита Андреевич

                                                                Проверил:

                                                                Гурова Людмила Александровна

 

 

 

 

 

 

 

                                         г. Красноярск, 2014 г.

 

 

Экстралингвистические особенности

Официально-деловой стиль как язык документов.

1. Точность и ясность. Основным  требованием к содержанию документа является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются с помощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающий существенное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратить внимание.

Создавая документ как источник письменной информации, государственному служащему необходимо помнить о разнице между устной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всего сразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает их смысл. Если ваш собеседник не полностью понимает ваше сообщение, вы можете по ходу общения изменить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жестами, использовать смысловые паузы, правильно расставить логические акценты, выделив какое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрировать графически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно, передаете информацию с помощью документа, то при этом нет немедленной обратной связи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать, расшифровывать, интерпретировать вашу информацию, и он будет ее воспринимать в меру своих возможностей, своего понимания. Поэтому следует всегда иметь в виду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор должен продумывать каждое слово, не допуская возможности истолковать написанное иначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие и понимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято  считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим документ, адресантом (отправителем) становится "коллективный субъект", который направляет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Например, коллективный отправитель - Государственная Дума или какое-либо министерство направляет свои решения, постановления, инструкции и другие документы также коллективному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии, федеральные службы и другие государственные учреждения и организации.

Однако не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию.

Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.

В целом в официальном документе выражаются интересы общественные, коллегиальные, коллективные. Автором документа является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллективное (организация, предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действия отождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация, руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например: Администрация ходатайствует... Коллегия решила... Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателем документа почти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей. Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическое произведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ же направляется по точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, в определенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существенным  фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60 видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разрешать более частные ситуации административно-управленческой деятельности. Например, у письма как вида организационно-распорядительного документа известно до 20 подвидов различных по тематике и предназначенных для использования в различных управленческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовые акты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условий организацией или учреждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что  деловое сообщение должно отражать  фактическое состояние дел, давать  непредвзятую, бесстрастную оценку  событий.

Искажение представленной информации или проникновение в подготовительные материалы и затем в сам документ ложной информации влечет за собой принятие руководителем или организацией неправильных, порой катастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотя бы раз допустит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь материал, подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутация учреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность  и убедительность информации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность документа зависит от того, насколько он обоснован. Не обязательно использовать большое количество аргументов, важно, чтобы они были убедительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать  всю необходимую для принятия  обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может вызывать  необходимость запрашивать дополнительные  сведения, что приведет к потере  времени и отразится на своевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось  бы, данное требование противоречит  предшествующему. На самом деле это взаимосвязанные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости недопустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тон  изложения документа - это норма  официального делового общения. Управленческая информация - официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логический стиль изложения материала, без эмоционально-экспрессивной или политической оценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логический стиль изложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности и внеконфессиональности самой государственной службы. Экстралингвистические компоненты представляют собой атипические индивидуальные особенности произношения — речевые паузы, смех, покашливание, вздохи, плач, заикание и т. п.

Громкость голоса, особенно динамика изменений этого параметра во времени, — важное акустическое средство кодирования невербальной информации. Так, для печали характерна низкая громкость голоса, а для гнева — увеличенная. Большая громкость голоса сочетается с выраженной побудительной силой высказывания и часто служит намерению повлиять на собеседника. Говорить громче бывает легче, если одновременно повышать частоту (это и есть разговор «на повышенных тонах»). Если повышение тона превышает допустимый уровень для конкретного партнера, то это воспринимается как покушение на личное достоинство. Малая громкость голоса в процессе общения чаще всего ассоциируется у слушателей со сдержанностью, скромностью, нехваткой жизненной силы. Наиболее эффективной в практике деловой коммуникации признается тактика постоянного изменения громкости голоса. Часто слово, произнесенное тихим голосом на фоне громкой речи, привлекает к себе большее внимание, чем слово, усиленное криком.

Темп речи. Средние статистические характеристики темпа речи человека существенно изменяются с возрастом вследствие ослабления активности артикуляционного процесса. Можно говорить о темпе речи как об индивидуальной личностной особенности, связанной прежде всего с характеристиками темперамента человека. Быстрый темп речи может свидетельствовать об импульсивности, уверенности в себе, а спокойная медленная манера указывает на невозмутимость, рассудительность, основательность. Кроме того, существуют значительные различия по показателям речи между представителями разных культур: «нормальная скорость» речи у французов и итальянцев обычно выше, чем у немцев и англичан.

Ситуативные изменения присущего человеку индивидуального темпа речи позволяют судить об изменении его состояния. Так, люди начинают говорить быстрее, когда они взволнованы, когда говорят о своих трудностях, хотят в чем-то убедить собеседника или уговорить его. Медленная речь может свидетельствовать об усталости, угнетенном состоянии или плохом самочувствии. Одна и та же фраза («Прости, я сам(а) все расскажу»), произнесенная по просьбе исследователей профессиональным актером с разными эмоциональными оттенками, имела средний темп произнесения (слогов в секунду) при выражении радости — 5,00; печали — 1,74; гнева — 2,96; страха — 4,45. Аналогичные результаты получены при анализе эмоциональной выразительности вокальной речи.

Ритм, или течение, речи. Сбивчивая, прерывистая речь, как правило, указывает на волнение, нервно-психическое напряжение. Когда человек говорит на трудные для себя темы, он сбивается, часто неправильно строит фразы. Чем более прерывиста речь, чем больше в ней запинок, назализации (э... э... э...), слов-паразитов («значит», «так сказать» и т.п.), тем более некомпетентным он кажется слушающим. Нужно иметь в виду, что сбивчивая речь часто принимается за попытку обмануть партнера.

Ритмичное говорение (ровное перетекание слов) ассоциируется в представлении слушателей с уравновешенностью, хорошим настроением собеседника, богатством чувств.

Высота голоса и ее изменение во времени — носитель информации о возрастных, половых, индивидуально-личностных особенностях человека. У женщин и детей голосовые связки короче и тоньше, чем у мужчин, поэтому высота голоса у них выше примерно на октаву. Этой же закономерностью определяются индивидуальные различия в высоте голоса разных людей: высокие и полные люди имеют, как правило, более крупную гортань и более низкие голоса, чем низкорослые и худые.

Эмоциональное содержание сообщения может несколько изменять звуковысотные характеристики. Так, гнев сопровождается увеличением звонкости, «металличности», а страх делает голос «глухим», «тусклым», «сдавленным».

Паузы во время разговора делают для того, чтобы: предоставить партнеру возможность высказаться; выиграть время на размышления; придать силу словам, следующим за паузой; переждать отвлечение партнера; отреагировать на невербальные сигналы, свидетельствующие о желании партнера что-то сказать.

Если человек не обращает внимания на то, что его прерывают, значит, он больше ориентируется на себя, а если он с трудом выносит паузы в разговоре, он больше ориентируется на межличностное взаимодействие.

Умение держать паузу — порой незаменимое средство ведения разговора. Несколько секунд молчания могут быть красноречивее слов, они помогают собраться с мыслями, дают возможность овладеть собой, привлечь или переключить внимание.