Пресс-конференции, их назначения и подготовка к проведению

3. Управление  общественными отношениями. - контрольная:

тема: Пресс-конференции, их назначения и подготовка к проведению.

 

Содержание

 

 

 

Введение

Деловое общение - самый массовый вид общения людей в обществе. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений.

Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения. Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их отношения. В этой связи современный человек должен владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

Специфической особенностью делового общения является его подчиненность установленным правилам. Это определяется типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Они фиксируются, оформляются в виде протокола, существуют в виде общепринятых норм социального поведения. Владение всеми жанрами делового общения, в том числе и в форме пресс-конференций, входит в профессиональную компетенцию современного руководителя или менеджера.

Цель работы – рассмотреть пресс-конференции, их назначения и подготовка к проведению.

 

1. Понятие, цели и задачи пресс-конференции

 

Пресс-конференция  представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном  информационном поводе[1].

По форме это встреча  журналистов с представителями  государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области (лидеров мнений), лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Пресс-конференции целесообразны  в тех случаях, когда организации  необходимо:

- проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

- продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

- решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;

- наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ [2].

Инициаторами проведения пресс-конференции в большинстве  случаев являются руководители и  специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

При организации пресс-конференции  необходимо решить несколько задач:

1. какой будет  информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)

2. выбор ньюсмейкера (персона  либо организация, имеющая возможность  и право сообщать новость)

3.  как собрать журналистов;

4. когда проводить пресс-конференцию.

Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс  является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод  — это то, что делает событие  интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя [3].

Грамотно составленный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного  повода необходимо:

- владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;

- иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;

- правильно определить целевую группу СМИ;

- определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;

- определить возможные риски и критические моменты;

- исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.

Существуют  несколько факторов, которые помогут  выделить информационный повод среди  других:

- повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;

- его формулировка должна быть краткой и емкой;

- повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;

- он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;

- чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

- чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

- лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов  используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция  не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для  приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

Подводя итог можно сказать, что для достижения поставленной цели,  специалистам по связям с общественностью  необходимо грамотно подходить не только к подбору нужной целевой аудитории данного мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка.

2. Этапы подготовки пресс-конференции

 

Каждая пресс-конференция имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя: создание новостного повода, определение  тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ [5]

Пресс-конференция является отличной возможностью рассказать о новостях компании, подвести итоги или, наоборот, сообщить о начале мероприятия.

В наиболее общем виде новость представляет собой творчески преобразованные факты с расчетом на их восприятие аудиторией, чтобы неожиданное, сенсационное сочеталось со значимым, помогающим в социальной ориентации. Новостью может стать только интересное, необычное и значимое событие, происшедшее за последние двадцать четыре часа, прежде всего, важны ощутимая своевременность происшествий или высказанных мнений, их явная близость аудитории.

Основными участниками пресс-конференции  выступают:

- модератор (в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса);

- утверждающая команда или компания, подающая информационный повод.

В состав команды входят: спикеры (представляет теоретический  материал, отвечает на вопросы), технический персонал, ньюс-мейкеры (в функцию ньюсмейкеров входит подготовка пресс-материалов); журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.

Подбор времени пресс-конференции  зависит от нескольких факторов. При  выборе дня проведения пресс-конференции  необходимо стремится к тому, чтобы  он не совпадал с днем проведения в  этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00.  Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Третью часть общего времени отводится для ответа на вопросы журналистов. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник  — день всевозможных оперативных  совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Дабы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ.

Значение  при проведении пресс-конференций имеет личность выступающего (модератора), его ораторские способности и знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответ-ственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции  необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Пресс-конференцию  рекомендуется проводить в специальном  помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними.          Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории); система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.