Пресс-конференции, их назначения и подготовка к проведению

На входе  в здание должно быть объявление, а  на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб», что позволит приглашенным без труда ориентироваться в здании. На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников должен висеть логотип организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см.

Чтобы провести пресс-конференцию ее делят на части, такими составными частями выступают: встреча и регистрация прибывших  журналистов; открытие, представление  устроителей пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления, информационные сообщения основных участников; вопросы журналистов и ответы на них; краткое заключительное слово ведущего и закрытие [1].

Самая первая и  важнейшая часть заключается  в встрече прибывших на пресс-конференцию. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа. К функциям таких групп следует относить: приветствие пришедшего; попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных; выдача комплекта информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка; представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации; указать дорогу в конференц-зал и гардероб.

К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и  оговорок руководства или сотрудников  организации во время пресс-конференции.

Перед началом  пресс-конференций иногда целесообразно провести краткую репетицию той ее части, на которой докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.

В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации [1].

Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной  речи. Тем не менее, значение вступительной  речи кажется важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры  (т.е. взаимодействия  с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы  пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время  нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а лучше — 10 минут. Недопустимо читать выступления по бумажке.

 «Вопросная»,  т. е. экспромтная, импровизированная  часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воцарится неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы (из числа предполагаемых) среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...».  

Вопросы могут  быть и неожиданными, и «неудобными», поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Например: «Спасибо за вопрос. Проблема, о которой вы говорите, действительно существует. Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...». Молчание при ответе на нежелательный вопрос – вовсе не худший вариант. Варианты ответов «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если же выступающий все-таки ошибся, он должен сразу признать ошибку и принесите извинения, в противном случае ошибки будут «смаковать» журналисты [5].

После завершения пресс-конференции основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

За официальной  частью может следовать неофициальная, к например — фуршет. Фуршет — это время свободного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее завершения. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, договориться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция.

В завершении пресс-конференции  очень важно по «горячим следам»  подготовить и разослать уточненный пресс-релиз, чтобы журналисты могли  воспользоваться им в своей работе. Пресс-релиз является простым и эффективным средство передачи точной и оперативной информации о субъекте PR, а также установления контактов с журналистами. Его целью выступает распространение новостной информации о новых товарах и услугах; он считается также средством распространения и рекламной информации [1].

Таким образом,  пресс-конференция представляет собой  одну из форм коммуникации между организаторами и представителями средств массовой информации, которая в свою очередь  сама является коммуникационным процессом между целевой аудиторией и организацией. Посредствам пресс-конференции зачастую принято предоставлять какие-либо инновационные свершения.

Пресс-конференция состоит из  6 этапов, и успешность ее проведения зависит от тщательной  организации и проработки  каждого этапа.

Заключение

Пресс-конференции - один из наиболее распространенных и  эффективных способов организации  связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через  посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

Инициаторами  проведения пресс-конференции большинстве  случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос. Специалисты в области связи с общественность не рекомендуют организовывать пресс-конференции по не значительным поводам, а также в тех случаях, когда обычная информация может быть передана с помощью традиционных средств.

До начала пресс-конференции  ее организаторы должны подготовить  и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном предприятии.

В зависимости  от событий, предопределяющих место  проведения пресс-конференций, встречи  журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов. Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях.

Организаторы  пресс-конференции должны тщательно  продумать многочисленные технические  аспекты ее обеспечения.

По завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов  и репортеров угощение.

Список использованной литературы

1. Алешина И.В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник / И.В. Алешина. - М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. - 480 с.
2. Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие / С.А.Варакута. - М.: ИНФАРА-М, 2009. - 207 с.
3. Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations / Д. Игнатьев, А. Бекетов. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. - 496 с.
4. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. - М.: Издательский дом Герда, 2003 - 320 с.
5. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов/ В.Ю. Дорошенко, Л.И. Зотова, В.Н. Лавриненко и др.; Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. - М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 2007. - 279 с.