Внедрение подсистемы учёта основных средств на предприятии

Модуль FI-AA. Учет основных средств.

Модуль содержит все функции, которые необходимы для соблюдения законоположений и предписаний. Она включает предварительные расчеты, контроль за плановыми записями инвестиций и выбытия, а также контроль за бюджетом в диалоговом режиме при помощи списков. Подсистема предназначена для учета основных средств, нематериальных активов, объектов капстроительства Основные функции:

• управление капиталовложениями всех видов;
• особые амортизационные отчисления в рамках баланса предприятия;
• учет амортизационных отчислений ОС и НМА (интеграция с подсистемой учета затрат (модуль СО R/3);
• ведение основных средств в форме счетов;
• учет переоценки объектов ОС, НМА;
• закупка основных средств;
• Учет поступления ОС, НМА;
• внутреннее перемещение
• учет выбытия ОС, НМА;
• амортизация основных средств;
• планирование первичных затрат на амортизационные отчисления по ОС, НМА. Интеграция с подсистемой учета затрат (модуль СО R/3);
• учет переоценки объектов ОС, НМА;
• формирование оперативных отчетов по учету ОС, НМА;
• формирование обязательной отчетности по учету ОС, НМА;
• формирование вспомогательной книги по учету ОС, НМА;
• получение выходных форм документации средствами системы R/3.

 

2.3 Описание процесса  учета основных средств в SAP на предприятии ЗАО «Натали»

Учет основных средств представляет собой вспомогательную книгу главной книги, которая используется для управления и подробного документирования движений основных средств. В бухгалтерии Главной книги можно проводить амортизацию и изменения в стоимости запаса в Учете основных средств. Для этих движений также можно создать различные котировки в Учете затрат.

В результате интеграции в SAP ERP модуль Учет основных средств (FI-AA) обменивается данными с другими модулями SAP ECC напрямую. Например, можно выполнить проводку из модуля Управление материалами (MM) непосредственно в FI-AA. При закупке основных средств или при их производстве с помощью модуля Учет основных средств можно напрямую провести поступление счета или материала, а также отпуск со склада на основное средство. Также можно перейти от амортизации и расчета процентов напрямую к модулям Финансовый учет (FI) и Учет затрат (CO). С помощью модуля Техническое обслуживание и ремонт оборудования (PM) можно настроить операции ведения, требующие оприходования основных средств.

Для управления материальными активами можно воспользоваться бизнес-функциями следующих системных компонентов:

 

 

Таблица 3. Компоненты (модули) используемые в процессе учета ОС и их  основные функции

Компонент	Функции
Финансовый учет (FI)	Интеграция с главной и другими вспомогательными книгами
Учет основных средств (FI-AA)	Оценка основных средств и расчет незавершенного капитального строительства
Учет затрат (CO)	Проводка амортизации при учете затрат

 

2.4 Общесистемные  концепции принятые в SAP

 

Все решения SAP базируются на проверенных бизнес-процессах. Бизнес-процессы основаны на элементах и основных данных, взаимодействующих между собой и обеспечивающих определенный ход бизнеса.  Общие концепции, на которых основаны SAP-системы. Это организационные элементы, основные данные, транзакции, вывод, поток операций и система отчетов. Они являются основными элементами, спроектированными и используемыми для представления структуры предприятия и бизнес-процессов в SAP-системе. Ниже приведены краткие описания концепций, которые подробно рассматриваются далее.

Организационные элементы - структура предприятия отображается в приложениях SAP посредством организационных элементов.

Основные данные - основные данные создаются централизованно и доступны всем приложениям и всем уполномоченным пользователям. Основные данные также имеют организационный аспект,

поскольку их информация организована в виде ракурсов, присвоенных организационным элементам.

Транзакции - прикладные программы, выполняющие бизнес-процессы в SAP-системе. Примеры: создание заказа клиента, изменение основной записи клиента, отображение отчета по списку заказов клиента.

Вывод - сообщение в SAP-системе, выдаваемое вручную или автоматически. Примеры: отправка поставщикам заказов на поставку по факсу, отправка клиентам подтверждений выполнения заказов.

Поток операций - инструмент поддержки, предназначенный для оптимизации выполнения операций. Последовательно выполняемые рабочие шаги могут быть автоматизированы, чтобы скоординировать поток информации.

Система отчетов - транзакции, документы и основные данные собираются и сохраняются в SAP-системе. SAP-система позволяет в любой  момент выполнять различные виды анализа.

В системе SAP за учет ОС отвечает модуль FI-AA.

 

Модуль FI-АА используется для управления и наблюдения за основными средствами, служит как вспомогательная книга к Главной, в которой содержится подробная информация по движению ОС.

Рис. 4. Задачи в области финансов, выполняемые в SAP.

На рисунке 4 видно, что модуль учета основных средств, служит, как вспомогательная книга, Главной книге. А также, показано какие основные задачи в области финансов решаются в SAP-системе, и какие контрольные счета ещё взаимодействуют с главной книгой.

Далее рассматривается интеграция основных счетов в финансах. На рисунке 5 изображено как баланс Главной книги (FI-GL) разделяется на основные средства и пассивы, информация о которых поступает из, взаимодействующих с ней счетов.

Рис.5. Интеграция основных счетов в финансах.

Бизнес-деятельность международной компании распределена по различным странам. Поскольку в большинстве стран правительство и налоговые ведомства требуют регистрации юридического лица для каждого такого подразделения, то в каждой стране, как правило, определяется не менее одной балансовой единицы.

 

Рис. 6. Определение балансовой единицы.

В SAP-системе в каждом основном счете (основных средств или наличных средств) содержится целая группа счетов, т. е. в SAP вся информация упорядочена по разделам, что значительно упрощает работу оператора.

Рис. 7. Группы счетов для основных счетов.

Для Главной книги в SAP предусмотрены вспомогательные книги, где ведется учет материальных и нематериальных активов компании и хранится вся необходимая информация.

Рис. 8. Вспомогательные книги для Главной книги в компании «Натали».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 9. Основные средства в организационных единицах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.10 Классификация основных средств в SAP-системе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 11. Движение основных средств в компании «Натали».

 

 

 

Рис.12 Вид движения ОС в SAP-системе

Рис.13.

 

Рис.14 Начисление амортизации основных средств компании.

 

Рис.15 Прогон программы амортизации.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Реализация в SAP

Учет основных средств – обзор

 

 

Цель, Выгоды и ключевые шаги процесса

 

Цели использования 

Ÿ Компонент Учет основных средств (FI-AA) используется для управления основными средствами в SAP-системе. В Финансовом учете он играет роль вспомогательной книги для Главной книги, где содержится подробная информация об операциях с основными средствами.

Преимущества

Ÿ Контроль всего срока службы актива, начиная с заказа на поставку или первоначального приобретения (которым можно управлять как незавершенным капитальным строительством) и заканчивая выбытием.

Ÿ Расчет стоимости для амортизации и процентов.

Ÿ Прогноз амортизации.

Основные потоки выполнения

Ÿ Поступление от поставки через поставщика

Ÿ Поступление с автоматической проводкой по корреспондирующему счету

Ÿ Выбытие с выручкой

Ÿ Выбытие основного средства без клиента

Ÿ Увеличение балансовой стоимости

Ÿ Незавершенное капитальное строительство

Ÿ Прогон проводки амортизационных отчислений

Прогнозирование амортизации/планирование первичных затрат

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Детальное описание процесса

 

Поступление от поставки через поставщика

Ÿ Внешнее поступление основных средств - это бизнес-операция, выполняемая в результате приобретения актива у бизнес-партнера. Проводка поступления может быть интегрирована с Бухгалтерией кредиторов или производиться независимо от нее.

Приобретение с автоматической проводкой по корреспондирующему счету

Ÿ Можно выполнить автоматическую проводку основных средств по перерасчетному счету в соответствии с поступлением основных средств.

Выбытие с доходом

Ÿ В результате продажи актива получена выручка. Продажа проведена с помощью дебитора.

Ÿ В результате продажи актива получена выручка. Продажа проведена по перерасчетному счету.

Ÿ Основное средство списано без получения выручки.

Продажа актива без клиента

Ÿ Продажа актива с частичным выбытием без клиента

 

Увеличение балансовой стоимости

Ÿ Под увеличением балансовой стоимости обычно понимается дополнительное изменение стоимости основного средства.

Незавершенное капитальное строительство

Ÿ Незавершенное капитальное строительство (НКС) представляет собой особую форму материальных активов.

Ÿ Процесс НКС включает предоплату, окончательный счет-фактуру и окончательный расчет.

 

Прогон проводки амортизационных отчислений

Ÿ Проводка амортизации должна запускаться периодически, поскольку счета амортизации не могут обновляться немедленно.

Ÿ Документы проводки для каждой области оценки и группы счетов в соответствии создаются с периодичностью проводок, определенной в пользовательской настройке.

Моделирование амортизации/планирование первичных затрат

Ÿ Проводка плановой амортизации может также осуществляться также путем проводки плановых затрат в места возникновения затрат или внутренние заказы, которым назначены отдельные основные средства.

 

Учет основных средств – приобретение актива

 

Учет основных средств – выбытие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Учет основных средств – незавершенное капитальное строительство

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Учет основных средств – периодическая обработка 

 

 

 

 

 

Реализация в SAP.

1 Шаги процесса

1.1 Ведение основных данных

Использование

Основное средство (актив) – это объект, право или другая единица, которой владеет предприятие, которая предназначена для длительного использования и может быть уникально определена в балансе. Ведение основных средств включает создание, изменение и отображение основных записей активов.

Различные информационные элементы структурированы в зависимости от сферы их использования и функций в системе, чтобы облегчить пользователям создание, ведение и оценку основных данных. Каждая основная запись актива состоит из двух частей, описанных ниже.

Общие основные данные/организационные присвоения

Эта часть основной записи содержит общие сведения об основном средстве. Существуют следующие группы полей:

• Общие сведения (описание, количество и т. д.)

• Присвоение счета

• Сведения о проводках (например, дата оприходования)

• Зависимые от времени присвоения (например, место возникновения затрат)

• Сведения для технического обслуживания и ремонта оборудования