Понятие ИС и ИТ, классификация информационных систем и технологий

Таким образом, понятие базы данных может быть сформулировано так: это совокупность массивов (файлов) данных предназначенных для обработки на ЭВМ, которая служит для удовлетворения нужд многих пользователей в рамках одного или нескольких предприятий и организаций. Информация хранится явным образом в базе данных и может включать различные типы логических записей. База данных ориентирована на интегрированные требования, а не на одну программу, способную обработать несколько частных файлов, каждый со своим собственным форматом.

Например: Программа Суперкалк обрабатывает данные (таблицы) с расширением .cal; программа EXEL – с.xls; ППП Clipper - .dbf.

Чтобы выполнить запрос на нужную информацию, в этом случае необходимо написать прикладную программу способную обработать несколько частных файлов, каждый со своим собственным форматом.

СУБД

   Для создания внутримашинного информационного обеспечения (БД) используются СУБД – системы управления и манипулирования данными в базе данных (БД).

База данных (БД) – это поименованная совокупность специальным образом организованных наборов данных, хранящихся на диске.

Управление БД включает в себя ввод данных, их корректировку и манипулирование данными, т.е. добавления, извлечения, обновления.

Развитые СУБД обеспечивают независимость прикладных программ, работающих с ними, от конкретной организации информации в базах данных. В зависимости от способа организации данных различают: сетевые, иерархические, распределенные, реляционные СУБД.

Из имеющихся СУБД наибольшее распространение  получили СУБД DBase III, Dbase IV, СУБД «Rebus», FOXPRO, Microsoft ACCESS, Paradox,  а также СУБД компании  Oracle Informix, Sybase, Progress.

Интеграция различных компонентов в единую систему предоставляет пользователю неоспоримые преимущества в интерфейсе, но неизбежно проигрывает в части повышенных требований к оперативной памяти.

Из имеющихся пакетов можно выделить следующие:

Frame work, Microsoft Offic

Другой концепцией организации БД является концепция администратора базы данных (АБД). Под этим понятием подразумевается лицо (или группа лиц, или целое штатное подразделение), на которое возложено управление средствами базы данных предприятия. АБД должен быть энергичной и способной личностью, организатором по призванию, желательно с техническим образованием. Он должен уметь поддерживать взаимосвязи как с руководством высшего уровня, так и с пользователями базы данных, а также руководить штатом технических специалистов.

Этот штат должен включать лиц, имеющих опыт работы в таких областях, как программное обеспечение СУБД, операционные системы, техническое обеспечение ЭВМ, прикладное программирование, системное программирование. Важно, чтобы в этот штат были включены лица, имеющие полное представление о работе предприятия и его информационных потребностях.

Персонал АБД должен уметь поддерживать хорошие отношения с другими группами специалистов, не входящих в отдел обработки данных.              Место АБД было определено тогда, когда руководители предприятий осознали необходимость централизованного управления ресурсами БД, обработкой данных и другими аспектами, связанными с БД. АБД является ответственным за анализ потребностей пользователей, проектирование БД, её внедрение, обновление, если необходимо, - реорганизацию БД, а также – за консультацию и обучение пользователей.

Структура файла БД, ее описание.

Каждый справочник в базе данных имеет свой идентификатор (имя файла БД). В  качестве образца справочника предложен "Справочник постоянных удержаний из заработной платы", его идентификатор Zrp_Uder.dbf, где ZRP_Uder  -  имя  (условное  обозначение)   справочного массива, .dbf  - расширение файла базы данных (расширение .dbf соответствует всем исходным файлам базы данных).

Файлы отчетов (результатные файлы)  имеют расширение .frm В таблице 1 приведен а структура справочника системы ПРОНАР.

  Структура справочника  постоянных удержаний из заработной платы Zrp_Uder.dbf

         _______________________________________________________________________Таблица1____

№      Наименование   Условное обоз       Тип        Длина    Точ-     Назначение

п.п     показателя           начение              поля                         ность    показателя    __________________________________________________________________________

       справочник постоянных удержаний из зарплаты  работника  может быть

          следующей структуры:

   1.     Квартплата        KV_PLATA            число         6               2       сумма квартпл.

   2.     В сбербанк        BANK_SUM            число         6               2       сумма отчислен.

                                                                                                                       в сбербанк

   3.     Ссуда                 SSUDA _MAX         число         6              2       сумма выданной

                                                                                                                    работнику ссуды

   4.    Ссуда ежемесяч. SSUDA_SUM          число         6              2       сумма ежемесяч.

                                                                                                                     отчислений по

                                                                                                                      ссуде из з.пл.

       ____________________________________________________________________________

      Пример:   "Справочник   постоянных   удержаний   из   ЗРП"   используется при  начислении  удержаний   из  заработной платы   работников предприятия.

     Данные в справочник закладываются   один  раз на  определенный    длительный период.   Например,   выданная   работнику   ссуда  вводится   в поле SSUDA,  а сумма ежемесячных    отчислений  по ссуде  в   поле   SSUDA_SUM - эта  сумма 

в   дальнейшем   отражается    в "Расчетно-платежной    ведомости"   и   "Расчетном листке"  в графе  "Ссуда",   используется   для     контроля  отчислений в сбербанк, по ссуде  и  квартплате  из   начисленной суммы ЗРП  работнику.  По   мере  ежемесячных отчислений по ссуде  при начислении   удержаний из ЗРП    работника,  значение  поля    SSUDA   контролируется программой, чтобы не была  превышена выданная работнику сумма   ссуды. Аналогично   дать   описание   остальным   значениям   полей    данного справочника.

    Образец заполнения справочника  удержаний:

           На каждого работника предприятия в базе данных "Лицевые счета" бухгалтер по мере необходимости  вводит    данные о  постоянных ежемесячных  удержаниях   из ЗРП   в  соответствующий справочник, который выглядит так:

                                                                                                                  Таблица 2

         _____________Справочник постоянных удержаний_____________

           Работник  Иванов И.И.   Таб.№  153   Должность - бухгалтер

                                          Ежемесячные                 Сумма max

                                           отчисления 

            Квартплата                  120.00

            В сбербанк                   300.00

            Ссуда                            250.00                         5000.00

           ____________________________________________________________________

Способы размещения информации в ПД.

Существуют три основные формы размещения реквизитов и показателей в документе: линейная , анкетная и  табличная.

При линейной форме размещения реквизиты располагаются построчно один за другим. Для каждого реквизита предусматривается место для записи его наименования (сверху) и значения (снизу).

При анкетной форме размещения реквизиты располагаются друг за другом в вертикальной последовательности сверху вниз. Каждая строка документа отводится для одного реквизита (показателя). Слева размещается наименование реквизита, справа – его значение.

При табличной форме реквизиты располагаются в виде таблицы в соответствующих строко-графах. По одному и тому же реквизиту может быть записано несколько значений.

При установлении расположения реквизитов и показателей в документе следует учитывать их назначение в процессе  обработки данных документа. Любой документ условно делится на три зоны: Зона общих признаков, Содержательная зона, Зона подписей.

Зона общих признаков содержит постоянные, справочные и группировочные  реквизиты и показатели, характерные для всего документа в целом (Наименование предприятия, Наименование и код структурного подразделения, Наименование документа, Дата выписки документа).

Содержательная зона содержит постоянные, справочные, группировочные и переменные реквизиты и показатели, характерные для каждой документостроки (Наименование материала, Фамилия, имя и отчество работника, Табельный номер работника, Корреспондируемый счет, цена, количество, оклад, сумма).

Зона подписей предусматривает строки для подписей руководящих и ответственных лиц, придающих документу юридическую силу.

Проектирование форм первичных документов

Проектирование и монтаж форм первичных документов осуществляется в следующей последовательности:

-          определяется круг реквизитов и показателей, включаемых в документ

-          устанавливаются размеры граф и очередность их расположения в документе

-          определяется формат бланка документа (согласно ГОСТам)

-          редактируются заголовки граф и наименования документа

-          вычерчивается бланк.

При определении круга показателей и реквизитов, включаемых в первичный документ, учитывается содержание результатной информации, которая получается в процессе обработки данных на компьютере.

Выбор формата первичного документа определяется содержанием и составом реквизитов и показателей, формой их расположения.

При определении величины бланка необходимо учесть размеры всех граф по ширине и длине. Ширина бланка складывается из суммы размеров всех граф, толщины вертикальных линий (0,5 мм для тонких и 2,2 мм для утолщенных линий) и боковых полей (левое – 16 мм, правое – 8 мм).

Размеры граф определяются с учетом максимальной значности реквизита (показателя) и нормы записи одного знака ширина бланка (Т) рассчитывается по формуле:

Т=3(или 4 мм) х (Зобщ + К) + 0,5 х Тт.л. + 2,2 х Тут.л. + 16 + 8, где

-          3(или 4 мм) – норма площади на запись одного знака, мм

-          Зобщ. – максимальная значность всех реквизитов документостроки, мм

-          К – количество граф в документостроке (или еще один дополнительный знак в графе размером 3 или 4 мм для свободы записи значений в графу)

-          16 и 8 –ширины левого и правого полей, мм

-          Тт.л. – количество тонких линий (до 0,5 мм)

-          Тут.л. – количество утолщенных линий (до2,2 мм)

Длина бланка определяется по формуле:

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х Кш. + 9 х Кстр. + 0,5 х Тт.л. + 2,2 х Тут.л., где

-          20 – длина верхнего заголовка документа (наименование документа), мм

-          8 и 8 – длина верхнего и нижнего полей, мм

-          Кш. – максимальное количество строк в наименованиях заголовков граф (в «шапке» документа)

-          6 – высота каждой строки в «шапке», мм

-          Кстр. – количество документострок в бланке документа

-          9 – высота каждой документостроки, мм

Подбор формата бланка документа

После определения размеров бланка документа (Т и Д), подбирается стандартный формат, с учетом которого корректируются отдельные части документа. ГОСТОм предусмотрены основные и дополнительные форматы, как для принтеров с узкой и длинной кареткой, так и для плоттеров.

А – основные форматы (мм)      В - дополнительные форматы (мм)

А0 – 841 х 1189                                              В0 – 1000 х 1414    

А1 – 594 х 841                                                В1 – 707 х 1000

А2 – 420 х 594                                                В2 – 500 х 707 

А3 – 297 х 420                                                В3 – 353 х 500

А4 – 210 х 297                                                В4 – 250 х 353

А5 - 148 х 210                                                В5 – 176 х 250

А6 – 105 х 141                                                В6 – 125 х 176

……………….                                               ……………….

А13 – 9 х 13                                                     В13 – 15 х 22 

Проектирование форм результатных документов

Главная цель обработки планово-учетной информации – получение результатных данных, это сведения, полученные в результате решения задач.

К результатным документам предъявляются следующие требования:

-          данные должны быть полными  и компактно размещены

-          документ должен быть наглядным (все данные представлены в расшифрованном виде и расположены в последовательности удобной для чтения)