Отчет по «Основам стандартизации и компьютерному делопро-изводству»

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

ИНСТИТУТ СЕРВИСА, МОДЫ И ДИЗАЙНА

КАФЕДРА ИНДУСТРИИ МОДЫ

 

УТВЕРЖДАЮ

заведующий кафедрой

ИСПИ

_______В.В.Ивин

 

 

ОТЧЕТ

по дисциплине «основы стандартизации и компьютерное делопроизводство»

информационные технологии в делопроизводстве

БТУ–11–88916. 000/0. вариант. 001. О

 

 

 

Студент

гр. БТУ-11-ТУ-1______________________________________________________В. В. Найдин

Руководитель

Доцент_______________________________________________________________Е.И. Когай

Нормоконтролер

ст. преподаватель______________________________________________________М.А. Чабан

 

 

Владивосток 2014

Содержание

 

 

Введение

Дисциплина «Основы стандартизации и компьютерное делопроизводство» рассматривает теоретические и практические вопросы оформления разных видов документов. Особое внимание уделяется изучению государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также роль документа и информации в управленческом процессе, рассматривается классификация видов документов, особенности структуры текстовой части документа в зависимости от вида управленческого документа. В рамках дисциплины уделяется внимание стандарту Владивостокского государственного университета экономики и сервиса СТП 1.005-2004 «Общие требования к оформлению текстовой части дипломных, курсовых работ (проектов), рефератов, контрольных работ, отчетов по практикам, лабораторным работам». В курсе дисциплины рассматриваются информационные технологии управленческой деятельности и изучаются подготовка текстовых и табличных документов с помощью компьютерных технологий.

Целью изучения дисциплины «Основы стандартизации и компьютерное делопроизводство» является формирование основных теоретических знаний в области делопроизводства, получение навыков по составлению и оформлению разного рода документов организаций и предприятий.

Задачей курса является обучение  современным принципам и правилам организации делопроизводства на базе вычислительных систем.

Для реализации цели необходимо выполнить поставленные задачи:

научить пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003;

изучить виды документов;

овладеть навыками составления организационной документации;

Знания и навыки, получаемые в результате изучения дисциплины помогут студентам в их непосредственной трудовой деятельности, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

1 Лабораторная работа №1.

1.1 Общие правила составления визитной  карточки

1.1.1 Параметры визитной карточки:

ширина- 10,4; высота- 5,3

1.1.2 Визитная карточка включает в  себя личные данные, а именно:

• ФИО
• Улица, номер дома
• Почтовый индекс и город
• Номер домашнего телефона

1.1.3 Перед номером телефона необходимо  вставить его стилистическое  изображение (

1.1.4 При необходимости, текст визитной  карточки печатают на иностранных  языках.

1.1.5 Отличие личной визитной карточки от визитной карточки сотрудника фирмы

Визитная карточка сотрудника фирмы включает в себя дополнительные данные, а именно:

• Наименование организации
• Должность
• Адрес компании
• E-mail

1.1.6 Также приветствуется размещение логотипа организации на визитной карточке.

1.1.7 Вставка стилистического изображения телефона

Для того, чтобы вставить изображения телефона в текстовом редакторе необходимо выполнить следующие команды:

ВСТАВКА         СИМВОЛ

В окне СИМВОЛ необходимо выбрать шрифт Wingdingsи выбрать символ (, нажать ВСТАВИТЬ.

2.1 Ход работы:

2.1.1 Откройте текстовый редактор Word.

2.1.2 Установите параметры страницы для визитной карточки:

нирина-10,4; высота5,3. Для этого необходимо: открыть окно РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ----РАЗМЕР----Другие размеры страницы.

2.1.3 Введите текст визитной карточки.

В качестве текста используйте свои личные данные:

• ФИО.,
• Улица номер дома.,
• Почтовый индекс и город.,
• Номер домашнего телефона.

2.1.4 С помощью вставки специального символа перед номером телефона вставьте его стилистическое изображение.

Для того, чтобы вставить изображения телефона в текстовом редакторе необходимо выполнить следующие команды:

ВСТАВКА         СИМВОЛ

В окне СИМВОЛ необходимо выбрать шрифт Wingdingsи выбрать символ (, нажать ВСТАВИТЬ.

2.1.5 Создайте стили для форматирования визитной карточки:

  Параметры текста в стилях (размер, начертание, цвет и т.д.) выберите по своему усмотрению. Стиль с именем ФИО для форматирования ФИО, стиль с именем Адрес для форматирования остальной части текста визитной карточки. Для создания стилей необходимо в окне стилей выбрать двойную стрелку

Рисунок 1.1 - Местоположение контекстного поля Дополнительные параметры стилей

В появившемся окне выбрать СОЗДАТЬ СТИЛЬ.

2.1.6 Повторите текст визитной карточки на английском языке и отформатируйте ее, используя созданные стили.

2.1.7 Создайте визитную карточку для сотрудника фирмы. Она должна включать текст:

Наименование организации

• ФИО.,
• Должность.,
• Улица и номер дома город.,
• Телефон факс.

Используйте для создания текста средства WordArt. Для этого необходимо открыть окно ВСТАВКА и выбрать категорию WordArt.

2.1.8 Создайте логотип организации и разместите его в левом углу визитной карточки.

  Для этого необходимо открыть окно ВСТАВКА и выбрать категорию РИСУНКИ.

2.1.9 Отформатируйте текст визитки.

2.1.10 Повторите текст визитки на английском языке и оформите ее в том же стиле.

 

2 Лабораторная работа №3

2.1 Отправка сообщений с применением программы MS OUTLOOK и сервера электронной почты.

2.1.1 Постановка Задачи

2.1.1.1 Цель работы

Изучить технологию регистрации на почтовом сервере. Научиться настраивать почтовую программу для работы в сети организации на примере ВГУЭС. Научиться работать с программами электронной почты: создавать адресную книгу, отправлять сообщения с прикреплением файла, удалять и перемещать письма в программе.

2.1.1.2 Результат работы

  В результате проделанной работы студент овладеет навыками работы с программами электронной почты. Научиться регистрировать свою учетную запись на почтовых серверах, настраивать программу MS OUTLOOK для работы в сети  ВГУЭС. Научиться выполнять все необходимые операции для отправки и получения сообщения. Создать два почтовых ящика для отправки сообщений в сети Internet.

2.1.1.3 Задача

Создать электронный почтовый ящик на сайте ВГУЭС (у кого не создан). Настроить программу MS Outlook для отправки и принятия сообщений по электронной почте в сети ВГУЭС. Создать два контакта с помощью программы MS Outlook с файлом Расписание. Зайти на почтовый сервер www.mail.ru и создать себе почтовый ящик. Выполнить архивацию файла Расписание. Оправить на свой почтовый ящик ВГУЭСа, сообщение с архивным файлом Расписание.(ссылка на первую книгу)

2.1.2 Ход работы

Открываем интернет браузер, загружаем сайт ВГУЭС (www.vvsu.ru). В левом верхнем углу выбираем Портал ВГУЭС. 

Рисунок 2.1 - Сайт ВГУЭС(www.vvsu.ru)

В разделе Сервисы и службы выбираем Заявку на создание электронной почты.

Рисунок 2.2 - раздел Сервисы и службы

Заполняем форму, появившуюся в окне, далее переходим к шагу 2 , вносим информациюи регистрируем почту.

Рисунок 2.3 - Форма для заполнения

Рисунок 2.4 - Фома представления MS OUTLOOK

2.2 Контрольные вопросы

2.2.1 Как выполнить регистрацию в сети Internet

Смотреть пункт 2.1.2

2.2.2 Какую информацию представляет следующий набор символов IvanovCV@yandex.ru и что обозначает каждая его часть

IvanovCV@yandex.ru – электронный почтовый ящик;

IvanovCV – Фамилия, имя, отчество

@yandex.ru – указывает какой поисковик  был использован и где зарегистрирована почта.

2.2.3 Какой сервер входящих сообщений вы указывали для настройки почтовой программы в сети ВГУЭС

Pop.vvsu.ru

2.2.4 Как удалить ненужные письма

Отмечаем галочкой ненужные письма и удаляем

2.2.5 Для чего используется Логин и пароль в сети, в почтовой программе, в почтовом сервере, обязательно ли их запоминать

Для конфиденциальности информации, обязательно

2.2.6 Что такое адресная книга и для чего ее используют

Сервер, где хранятся все электронные почтовые ящики важных людей

2.2.7 Как прикрепить файл к электронному письму

Открываем папку Написать новое письмо, вводим адрес получателя, далее ниже указано окошко, где есть кнопка Прикрепить файл, нажимаем, затем выбираем нужный нам файл и загружаем. По завершению отправляем письмо.

 

3 Лабораторная работа № 5.

3.1 Создание бланков документов

3.1.1 Постановка задачи

3.1.1.1 Цель работы:

Изучение технологии формирования бланков документов.

3.1.1.2 Результат:

В результате выполнения работы студент овладеет навыками создания бланков документов: общего назначения и конкретного вида документа.

3.1.1.3 Задача:

Согласно своего варианта сформировать бланк общего назначения, бланк конкретного вида документа угловой и центрированный варианты, а также бланки письма.

3.1.2 Ход работы:

Открываем Microsoft Word, вводим текст реквизита Наименование организации согласно варианту (вариант 11, ООО «ПОЛЮС-ЮГ»), Вставляем текстовое поле. Устанавливаем размер по ширине кадра 7,3, по высоте 9.1 см. Вертикальное и горизонтальное положение – выравнивание 2 см от  страницы. Для этого используем команду Формат надписи. Вводим текст реквизита Наименование организации согласно варианту 11. Устанавливаем размер шрифта равный 12, выравнивание по левому краю. Вставляем эмблему организации с параметрами высоты не больше 1,7 см.

Обозначаем место для печати реквизитов дата, регистрационный номер  и место составления и издания.

Для вставки даты используем меню Вставка – Экспресс – блоки, где выбираем  Поле - Дата и время – Print Date, выбираем нужный формат даты dd.MM.yyyy, нажимаем ОК.

На этом же уровне отодвигаем кнопкой Tab регистрационный номер  документа. Для вставки номера используем пункт Символ меню Вставка.

Вставляем соответствующие ограничительные отметки для реквизитов 11 и 12.

Интервал после каждого реквизита – 18 пт., межстрочный интервал – полуторный. Выравнивание по левому краю.

Удаляем обрамление кадра. Для этого в контекстном меню Формат надписи отменяем наличие линий.

Сохраняем созданный бланк как шаблон с именем Бланк ОНФ.

Рисунок 3.1 – Бланк ОНФ

Далее был  создан бланк общего назначения (центрированный вариант), бланк письма для центрированного и флангового вариантов, бланк конкретного вида документа также центрированного и флангового варианта.

Бланк общего назначения делаем по той же схеме что и для флангового только размещаем все реквизиты по центру.

Рисунок 3.2 – Бланк ОНЦ

Далее создаем бланк письма. Бланк письма включает в себя реквизиты 01(02 или 03) , 04, 05 , 06, 08 ,09. И для ускорения оформления ограничительные отметки границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 20.

Рисунок 4.3 - Бланк письма фланговый

Рисунок 3.3 – Бланк письма центрированный

Далее создаем бланк конкретного вида документа. Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты 01(02 или03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Рисунок 3.4 – Конкретный вид документа фланговый

3.1.3 Контрольные вопросы

3.1.3.1 Перечислите основные отличия приказа от распоряжения

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.[10]

3.1.3.2 Обязательные реквизиты приказа

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.[(ссылка на вторую книгу)

 

4 Лабораторная № 6

4.1 Составление и оформление приказа

4.1.1 Постановка задачи

4.1.1.1 Цель:

Научиться составлять приказ и правильно оформлять его реквизиты.

4.1.1.2 Результат:

В результате выполнения работы студенты обретут навыки составления резюме с помощью программы MSWord.

4.1.1.3 Задача:

Составить приказ согласно индивидуальному заданию. Оформить реквизиты приказа. Создать отчет о проделанной работе.

4.1.2 Ход работы:

Согласно варианту 6 необходимо составить приказ о переводе работника на другую должность внутри организации.