Организация информационного обеспечения деятельности руководителя Туринской средней общеобразовательной школы – интерната

 

Тема: Организация информационного обеспечения деятельности руководителя Туринской средней общеобразовательной школы – интерната

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

 

1.Глава I. Информационное обеспечение в современной

системе школьного  образования

1.1.Объективное  обоснование включения системы информационного

обеспечения в  управленческую деятельность…………………………………..5

1.2.Туринская средняя общеобразовательная школа-интернат – деятельность, функции, задачи……………………………………….……….11

1.3.Служба информационного обеспечения директора школы –

структура, функции, задачи……………………………………………………..14

 

2.Глава II. Теория и практика реализации системы

информационного обеспечения в работе современной  школы

2.1.Нормативная  база системы информационного  обеспечения……………..19

2.2.Документация  как результат и показатель  качества 

работы системы  информационного обеспечения руководства  школы………24

2.3.Рекомендации по совершенствованию процессов

информационно-документационного  обеспечения руководителя…………...28

 

Заключение……………………………………………………………………….32

Список литературы………………………………………………………………34

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современная эпоха  – это время развития и широкого распространения информационных технологий, время повышения общего уровня коммуникации и взаимодействия различных субъектов и объектов между собой. Вполне логично, что работа с информацией и организация информационного взаимодействия становятся обязательной функцией различного рода учреждений – информационное обеспечение становится фактором повышения качества работы учреждения, фактором обеспечения его системной связи с другими учреждениями, а также – фактором эффективной работы руководителей. Современная школа также не остается в стороне от этих объективных реалий, и выстраивает свою систему информационного обеспечения своей деятельности и работы своего руководства.

Целью данной работы станет исследование теории и практики организации информационного обеспечения деятельности руководителя Туринской средней общеобразовательной школы-интерната. В процессе работы необходимо будет проработать несколько задач, а именно:

- во-первых, нужно  будет обозначить объективное обоснование системы информационного обеспечения в управленческой деятельности – то, какими внешними и внутренними потребностями обеспечивается само возникновение и развитие системы информационного обеспечения в деле управления в целом и в управлении в школе – в частности;

- во-вторых, задачей  работы станет анализ системы  организации внутренней деятельности  конкретной школы – так, будут  рассмотрены деятельность, функции и задачи школы-интерната, а также – структура, функции и задачи той службы информационного обеспечения директора школы, которые в данной школе уже присутствуют;

- в-третьих,  в работе будет проанализирована  теория и практика реализации  системы информационного обеспечения в деятельности руководителя школы – будет рассмотрена нормативная база системы информационного обеспечения, конкретная документация как результат и показатель качества работы системы информационного обеспечения руководства школы. Кроме того, будут сформулированы конкретные рекомендации по совершенствованию процессов информационно-документационного обеспечения руководителя школы.

Объектом  исследования в данной работе является организация деятельности руководителя (директора) школы; предмет исследования – организация информационного обеспечения этой деятельности.

Актуальность работы определяется, исходя из следующих соображений – во-первых, информационное обеспечение деятельности руководителя позволяет повышать общее качество его работы, что в ситуации современной школы само по себе имеет важное значение, поскольку от качества работы руководства зависит качество деятельности прочего персонала заведения.

Во-вторых, информационное обеспечение позволяет сделать деятельность руководителя – а значит, и общую ситуацию в учебном заведении – более прозрачной и доступной для стороннего анализа и мониторинга, и, соответственно, изучение системы информационного обеспечения деятельности имеет вполне практичное значение, поскольку позволяет своевременно обнаруживать возможные проблемы и недостатки работы руководства, а значит – своевременно принимать соответствующие меры. Ввиду того, что внедрение информационных технологий именно в качестве систем, позволяющих повысить качество работы руководителя, является относительно новым процессом в практике именно государственной системы образования, анализируемая в работе проблематика не имеет ещё созданной обширной исследовательской основы. Аналитических работ, посвященных вопросам использования систем информационного обеспечения, сегодня существует немного, и данная работа становится одним из базовых исследований в рамках вышеуказанной проблематики. 

 

1.Глава I. Информационное обеспечение в современной системе школьного образования

 

1.1.Объективное  обоснование включения системы информационного обеспечения в управленческую деятельность

 

Управленческая  деятельность любого руководителя, и  руководитель школы – не исключение – должна быть организована и выстроена  таким образом, чтобы она могла  быть качественной и эффективной. Критерием определения качества работы руководителя являются фактические результаты его работы и работы всего предприятия в целом, и, следовательно, для их достижения в управленческой деятельности используются различные средства и способы, объединяемые в общую систему.

В этой системе  особое место занимает работа руководителя с информацией. Информация, в свою очередь, понимается исследователями следующим образом – это «…сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом…»¹, также информация – это «…обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом… Информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации. Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления…»².

Предназначение информации, соответственно, для руководителя можно обозначить следующим образом – информация является особого рода сведениями, перечень и получение которых должны быть связаны с целями и задачами управления в каждом конкретном случае. Информация для руководителя – это не просто набор неких данных об окружающем его мире – без связи с целями управления эти данные замыкаются в своей ценности на самих себе и, по сути, не обладают профессиональной ценностью – другими словами, такие данные в управленческой деятельности не целесообразны и из-за этого не нужны. Кроме того, информация с точки зрения руководителя заведомо предполагает возможность работы с нею нескольких субъектов деятельности – исследователи отмечают это как обменную природу информации – она поступает из одних источников к другим, перерабатывается и следует дальше. Для работы с разными потоками информации вырабатываются свои особенные алгоритмы.

Информация  и руководитель сами по себе являются системообразующими элементами в управленческой деятельности – руководитель выстраивает работу с информацией в подведомственном ему учреждении, а информация распределяется по заданным руководством направлениям, и деятельность прочих сотрудников и вообще прочих лиц организуется вокруг этих элементов. Все прочие субъекты и объекты управления взаимодействуют, во-первых, с руководством, а во-вторых – с той или иной информацией, которая возникает, анализируется и систематизируется по инициативе руководства.

Исходя из этого, можно определить важность организации  информационного обеспечения – «…информация позволяет организациям:

- осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей…»³.

Информационное обеспечение, следовательно, является фактором успеха в реализации вышеуказанных действий. Отсутствие информационного обеспечения  не позволит контролировать происходящее в организации, будет помехой для эффективного целеполагания и работы по достижению целей, не позволит объединить все ресурсы организации в общую систему, в которой каждый компонент логически связан с другими и действия каждого участника отражаются на происходящем с другими участниками и сторонами рабочего процесса.

Информационное обеспечение  само по себе нуждается в систематизации. Оно состоит из разного рода ресурсов – материально-технических, человеческих – и эти ресурсы должны быть взаимно упорядочены, объединены некими внутренними структурными связями, и люди, задействованные в системе информационного обеспечения, должны понимать характер и содержание этих связей. Система информационного обеспечения представляет собой комплекс материальных средств в сочетании с человеческими ресурсами и человеческим фактором – эта система в какой-то степени является обезличенной и надчеловеческой, поскольку отражает некие общие порядки и процессы, существующие в организации, но, с другой стороны, эффективность работы данной системы определяется, прежде всего, личностным фактором, т.е. – самими людьми, которые ее создали и теми людьми, для которых она была создана.

Система информационного  обеспечения в управленческой деятельности оперирует такими понятиями, как:

1. «…Информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.
2. Данные – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.
3. Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.
4. Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа…
5. Информационные ресурсы – весь имеющийся объем информации в информационной системе.
6. Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации…
7. Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией…»⁴.

Все эти элементы как  раз и составляют материально-техническое содержание информационного обеспечения деятельности руководителя, а работу с этими компонентами ведут сотрудники организации, и прежде всего – сам руководитель. Его деятельность должна объединять эту систему с целями и задачами управления в целом, и руководитель школы в данном случае находится в особой ситуации. Известно, что руководство школ (как и всех государственных учебных заведений в целом) обладает лишь относительной свободой в постановке целей и задач своей работы – основную функцию по части целеполагания берет на себя государство и высшие законодательные инстанции, а руководитель школы в данном случае является исполнителем. С другой стороны – руководитель школы имеет дело с общественным, социальным началом, и должен в своей работе учитывать интересы и этого начала тоже – государственный контроль отличается масштабностью и обобщенностью, в то время как каждая конкретная школа сталкивается с реальностью и должна уметь найти способы положительного взаимодействия с нею. Руководство школы в этом плане отличается уже более отчетливо выраженной свободой, и его задача – корректно и конструктивно ею распорядиться.

Информационное обеспечение, вследствие этого, должно отражать эту  двойственную природу управленческой деятельности руководства школы. Информационное обеспечение должно быть организовано так, чтобы оно сохраняло системную связь и с внешними вышестоящими инстанциями, и с теми данными, которые происходят из объективной реальности, в которой живет и работает школа, более того – информационное обеспечение деятельности руководства школы должно быть способно объединить в систему задачи и требования, диктуемые руководству школы извне, со стороны вышестоящих инстанций, с задачами и требованиями, диктуемыми самой реальной жизнью, которой живет школа и общество.

Информация, с которой  работает руководитель школы, вследствие этого приобретает повышенный уровень  сложности. Исследователь Б.А. Чуб отмечает также такие особенности именно управленческой информации, как:

1. «…большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
2. исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
3. исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время…»⁵.

Все это подразумевает привлечение к организации информационного обеспечения деятельности руководителя школы возможностей компьютерной техники. «…Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации – создание баз и банков данных... При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач…»⁶.