Использование Microsoft Access на предприятии

Денежный - тип данных для  хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для  денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами  округления), которые делают более  удобным использование специального типа данных, а не настройку числового  типа.

Счетчик – специальный  тип данных для уникальных (не повторяющихся  в поле) натуральных чисел с  автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать  только два значения, например Да или  Нет).

Гиперссылка – специальное  поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически  происходит запуск броузера и воспроизведение  объекта в его окне.

Мастер подстановок –  это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно  автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося  списка.

 

Безопасность баз данных

Базы данных – это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет  на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому  в них реализован другой подход к  сохранению данных.

Базы данных – это особые структуры. Информация, которая в  них содержится, очень часто имеет  общественную ценность. Нередко с  одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых  базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность  содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего  сохранить файлы перед выключением  компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз  данных решается тем, что в СУБД для  сохранения информации используется двойной  подход. В части операций, как  обычно, участвует операционная система  компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

 

 

1.3. Разработка  базы данных 

 

Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим.

 

Разработка технического задания

Техническое задание на проектирование базы данных должен предоставить заказчик. Однако для этого он должен владеть  соответствующей терминологией  и знать, хотя бы в общих чертах, технические возможности основных СУБД. К сожалению, на практике такое  положение встречается не всегда.

 

Разработка структуры  базы данных

Выяснив основную часть данных можно приступать к созданию структуры  базы, то есть структуры ее основных таблиц.

Работа начинается с составления  основного списка полей – он может  насчитывать десятки и даже сотни  позиций.

В соответствии с типом  данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип  для каждого поля.

Далее распределяют поля основного  списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности на одном рабочем  месте.

В каждой из таблиц задается ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться  не могут. Например, для таблицы данных о книгах таким полем может  служить инвентарный номер книги. Для таблицы, в которой содержаться  авторы, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

С помощью карандаша и  бумаги расчерчивают связи между  таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько  типов возможных связей между  таблицами. Наиболее распространенными  являются связи «один ко многим»  и «один к одному». Связь между  таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно  обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать  ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Разработкой схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением, после  чего приступать к непосредственному  созданию базы данных.

Следует помнить, что по ходу разработки проекта заказчику непременно будут приходить в голову новые  идеи. На всех этапах проектирования он стремится охватить единой системой все новые и новые подразделения  и службы предприятия. Возможность  гибкого использования его пожеланий  во многом определяется квалификацией  разработчика базы данных. Если схема  данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные  трудности и войти в противоречие с заказчиком.

Противоречия исполнителя  с заказчиком всегда свидетельствуют  о недостаточной квалификации исполнителя. Именно поэтому этап предварительного проектирования базы данных следует  считать основным. От его успеха зависит, насколько база данных станет удобной, и будут ли с ней работать пользователи. Если отмечается, что  пользователи базы «саботируют» ее эксплуатацию и предпочитают работать традиционными  методами, это говорит не о низкой квалификации пользователей, а о недостаточной квалификации разработчика базы.

На этом этапе завершается  разработка базы данных, и на следующем  этапе начинается ее основное проектирование. С этого момента следует начать работу с СУБД.

 

 

1.4. Анализ средств программирования

 

Наиболее значимые характеристики сферы применения Microsoft Access заключаются  в следующем: наличие некоторого объема информации, который необходимо систематизировать и хранить централизованно. Этот объем информации не должен превышать некоторого предела, например, крупные корпоративные системы, хранилища данных OLTP или системы OLAP - это не вариант использования Access; ограниченность материальных и трудовых ресурсов для разработки системы хранения данных. В этом плане Access предоставляет довольно богатые возможности за небольшую стоимость. Цена разработки и сопровождения данной СУБД вполне доступна даже малым компаниям или предпринимателям; использование данных преимущественно в режиме однопользовательского доступа. Возможно, конечно, увеличение числа одновременно работающих пользователей, за счет возможностей ядра Access, однако при больших количествах (100 и более клиентских подключений) использование Access нецелесообразно, ввиду пропорционального увеличения сетевого трафика, и снижения скорости обработки данных; отсутствие жестких требований по защите информации. Access позволяет защищать данные лишь на пользовательском уровне. Чего, однако, вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит; наличие потребности публиковать данные в сети Internet, или редактировать их с помощью браузера. Если стандартных средств не достаточно, для редактирования HTML-кода можно использовать встроенный редактор сценариев Microsoft; факторы скорости работы программ не являются критическими. Если программа создана в Access не стоит ожидать от нее высокой производительности. Однако, существует огромный круг задач, в которых основное время при работе с программой приходится на ожидание действий пользователя. В таком случае невысокая скорость программы абсолютно не заметна; при использовании MS Access исключается необходимость иметь такую должность, как администратор БД. Все административные операции просты и автоматизированы; распространенность OC Windows, простота и стандартизированность интерфейса, наличие большого количества удобных Мастеров делают Access очень дружественной для большинства пользователей. И с другой стороны можно полагаться на стабильность производителя, компания Microsoft является одним из мировых лидеров в производстве ПО и обеспечивает свои продукты подробной документацией, технической поддержкой и локализацией.

 

 

 

II. Разработка и проектирование базы данных Microsoft Access

 

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

 

 

2.1. Описание программного продукта

 

Access — мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта — детища компании Microsoft, они отвечают принципу совместимости и прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows XP и компонентах Microsoft Office 2003 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

При всем этом Access — не просто система управления базами данных. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 2003, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

Мощность и доступность  Access делают ее лучшей системой управления базами данных из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам — таким, как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.

 

2.2. Инструкция пользователя

 

Создание таблицы с помощью  мастера

MS Access содержит целый ряд таблиц, использование которых возможно  в качестве прототипов требуемых  таблиц. При использовании мастера  можно не только сэкономить  время на создании таблиц, но  и обеспечить стандартные имена  и типы данных полей таблиц.

Для того чтобы вызвать мастера  для создания таблицы, в окне диалога  «Новая таблица» выбирают опцию Мастер таблиц и нажимают кнопку ОК. На экране откроется окно диалога, представив необходимый материал для работы.

В левой части окна диалога находится  список «Образцы таблиц». При выборе таблицы из этого списка меняется расположенный рядом список «Образцы полей», содержащий предлагаемые образцы  полей для выбранной таблицы.

Сначала необходимо из списка «Образцы таблиц» выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу. Затем из списка «Образцы полей» выбирают поля таблицы и размещают их в  списке Поля новой таблицы.

Выбор таблиц и полей для выбранной  таблицы. Кнопки выбора полей.

Для выбора полей используются кнопки со стрелками, которые расположены  правее списка «Образцы полей».

Используя кнопку «Переименовать поле», можно в случае необходимости  изменить наименование любого из выбранных  полей в списке Поля новой таблицы. Сформировав список полей создаваемой  таблицы, нажать кнопку «Далее».

Заметьте, что при использовании  мастера таблиц нет необходимости  заботиться о типах данных. Когда  выбирается поле из списка «Образцы полей», мастер предполагает, что он знает, какой тип данных подойдет. После того как таблица создана, можно перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть, какие типы данных выбрал мастер для полей.

На следующем шаге создания таблицы  задаётся имя таблицы и определяется ключевое поле.

Мастер предлагает свой вариант  имени, который можно принять, нажав  клавишу Tab. Если мы хотим присвоить  таблице какое-либо другое имя, необходимо ввести его в текстовое поле.

Теперь можно указать мастеру, чтобы он автоматически подобрал для таблицы первичный ключ, и  нажать кнопку Далее для перехода в следующее окно диалога.