Использование Microsoft Access на предприятии

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

ФГОУ СПО «ШАДРИНСКИЙ  ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

МАШИНОСТРОИТЕЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

 

по теме: «Использование Microsoft Access на предприятии»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент IV курса

группа 4-324

Ялков В.М.

 

Проверил:

Зайцев А.Н.

 

 

 

 

 

 

Шадринск, 2012

Пояснительная записка

 

Тема данной курсовой работы «Использование Microsoft Access на предприятии». Работа разделена на две главы. Первая глава «Основные теоретические понятия баз данных» разделена на четыре подпункта и содержит теоретический материал. Вторая глава «Разработка и проектирование базы данных Microsoft Access» разделена на две части и содержит практический материал: в первом подпункте отражено описание программного продукта Microsoft Access, второй подпункт содержит Инструкция для пользователя Microsoft Access.

Структура работы: содержание, введение, первая и вторая главы, заключение, список литературы.

Объем работы – 34 страницы (без  учета титульного листа и аннотации). Количество использованных источников – 23.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение  I. Основные теоретические понятия баз данных 1.1. Цель разработки и  анализ использования 1.2. Структура баз данных. Безопасность информации 1.3. Разработка базы данных  1.4. Анализ средств программирования II. Разработка и проектирование базы данных Microsoft Access 2.1. Описание программного продукта Microsoft Access 2.2. Инструкция пользователя Microsoft Access Заключение  Список литературы

3 5 5 6 11 13 15 15 17 31 33

 

 

 

 

Введение

 

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров  и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя  результат в виде наглядных документов. В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы  человеческой деятельности.

В разных областях экономики  зачастую приходится работать с данными  из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

База данных – это организованная структура, предназначенная для  хранения информации. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Это утверждение легко  пояснить, если, например, рассмотреть  базу данных торгово-производственной компании, занимающейся производством и реализацией тротуарной плитки. В ней есть все необходимые сведения об поставщиках сырья и материалов, видах изготавливаемой продукции, покупателях и т.д. Доступ к этой базе могут иметь как руководство, так и работники компании, которым необходимо найти какую-либо информацию. Но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно  связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

В мире существует множество  систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта в данной курсовой работе выбрана СУБД Microsoft Access, входящая в пакет Microsoft Office.

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных «Microsoft Access».

Мы рассмотрим возможности  Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой системы управления базами данных (СУБД).

 

 

I. Основные теоретические понятия баз данных

1.1. Цель разработки  и анализ использования 

 

Обычно с базами данных работают две категории пользователей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры  таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Кроме таблиц проектировщики разрабатывают и другие объекты  базы данных, предназначенные, с одной  стороны, для автоматизации работы с базой, а с другой стороны  – для ограничения функциональных возможностей работы с базой (если это  необходимо из соображений безопасности). Проектировщики не наполняют базу конкретными  данными, (заказчик может считать  их конфиденциальными и не предоставлять  посторонним лицам). Исключение составляет экспериментальное наполнение модельными данными на этапе отладки объектов базы.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. В рассмотренном выше примере с производственно-торговой компанией, занимающейся производством и реализацией тротуарной плитки, пользователями являются руководители и сотрудники компании. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет  два режима работы: проектировочный  и пользовательский. Первый режим  предназначен для создания или изменения  структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование  ранее подготовленных объектов для  наполнения базы или получения данных из нее.

Объекты базы данных

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют  такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью  запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать  новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы. Если запросы –  это специальные средства для  отбора и анализа данных, то формы  – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему  заполнять положено. Одновременно с  этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации  ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла  оформление бланка – это заметно  упрощает работу наборщика, снижает  его утомление и предотвращает  появление печатных ошибок.

 

 

1.2. Структура баз  данных. Безопасность информации

 

Структура простейшей базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать  таблицы, формы и другие объекты  необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Сразу поясню, что если в  базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная  база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных – деловой  ежедневник, в котором каждому  календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко  отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной  продукции.

Базы данных могут содержать  различные объекты. Основными объектами  любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура  простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Структуру двумерной таблицы  образуют столбцы и строки. Их аналогами  в простейшей базе данных являются поля и записи. Если записей в  таблице пока нет, значит, ее структура  образована только набором полей. Изменив  состав полей базовой таблицы (или  их свойства), мы изменяем структуру  базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

 

Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они  еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие  каждому из полей. Ниже перечислены  основные свойства полей таблиц баз  данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля – определяет, как  следует обращаться к данным этого  поля при автоматических операциях  с базой (по умолчанию имена полей  используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип  данных, которые могут содержаться  в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в  данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода  данных).

Подпись – определяет заголовок  столбца таблицы для данного  поля (если подпись не указана, то в  качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию  – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации  ввода, которое используется, как  правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое  сообщение, которое выдается автоматически  при попытке ввода в поле ошибочных  данных.

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых  данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к  некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле –  если поле обладает этим свойством, все  операции, связанные с поиском  или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно  ускоряются. Кроме того, для индексированных  полей можно сделать так, что  значение в записях будут проверяться  по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически  исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях  могут содержаться данные разного  типа, то и свойства у полей могут  различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

 

Типы данных

Таблицы баз данных, как  правило, допускают работу с гораздо  большим количеством разных типов  данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного  размера (до 255 символов).

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный  тип данных для хранения больших  объемов текста (до 65 535 символов). Физически  текст не хранится в поле. Он храниться  в другом месте базы данных, а  в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое  разделение заметно не всегда.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат  и текущего времени.